Najważniejsze kwestie podczas uszczelniania procesów windykacyjnych – część 2
Data aktualizacji: 13 października 2023
Stworzenie działającego procesu windykacyjnego w firmie powinno być jednym z priorytetów. Szczególnie w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo rozwija się, posiada coraz więcej Klientów, a tym samym ryzyko wystąpienia problemów rośnie. Samo powstanie takiego systemu niestety nie załatwia sprawy. Aby proces był skuteczny, konieczny jest stały monitoring oraz wprowadzanie zmian, jeśli zajdzie taka potrzeba. W jaki sposób zatem uszczelniać taki proces, aby uczynić go jeszcze bardziej efektywnym? Zapraszamy do lektury.
- Pierwsza część
- 6. Procesy przekazania towarów / usług
- 7. Szybkość reakcji
- 8. Częstotliwość monitoringu
- 9. Odpowiednia dokumentacja
- 10. Działalność w zgodzie z prawem
- Pomoc kancelarii
Pierwsza część
Niniejszy artykuł stanowi drugą część zagadnienia. Przedstawia kolejne pięć istotnych kwestii. W pierwszej części (dostępnej tutaj) poruszyliśmy następujące aspekty:
- poświęcany czas,
- inne zasoby,
- outsourcing czy działania wewnętrzne,
- aktualna skuteczności,
- umowy.
6. Procesy przekazania towarów / usług
Procesy sprzedażowe, a także zasady finalnego przekazania towaru czy usługi odgrywają niebagatelną rolę w kwestiach windykacji. Coraz więcej firm decyduje się uzależnić dostawę od wcześniejszej płatności całości lub części ich wartości. Oczywiście istnieją branże, w których odroczony termin płatności jest standardem od którego odchodzi się bardzo niechętnie.
Szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw procesy przekazania towarów / usług powinny być bardzo dobrze opracowane. Odroczona płatność, której brak wpłynięcia w terminie może zachwiać stabilnością finansową całego przedsiębiorstwa jest ryzykiem, które z pewnością należy przeanalizować i wprowadzić odpowiednie środki zaradcze.
Kilka wskazówek:
- wprowadzenie pełnej lub częściowej opłaty przed dostawą,
- dokładne określenie w umowie sytuacji związanej z opóźnieniem w płatności,
- stosowanie depozytów,
- przekazanie praw do dostarczanych towarów dopiero po finalnym rozliczeniu,
- podzielenie dostaw i opłat na etapy.
7. Szybkość reakcji
Szybkość reakcji w windykacji ma kluczowe znaczenie. Doświadczenie pokazuje, iż odwlekanie rozpoczęcia działań z każdym miesiącem drastycznie obniża szanse na szybkie i bezproblemowe odzyskanie należności. W przypadku opóźnień warto przynajmniej skontaktować się z dłużnikiem dając mu jasny sygnał, iż mamy świadomość opóźnienia i oczekujemy spłaty zadłużenia najszybciej jak to możliwe.
8. Częstotliwość monitoringu
Monitoring płatności również jest bardzo ważny. Najlepiej jeśli odbywa się automatycznie lub przynajmniej półautomatycznie. Jest to istotne zarówno w przypadku mniejszych, jak i większych podmiotów:
- w przypadku mniejszych podmiotów – im wyższy poziom automatyzacji, tym mniej zasobów (których małe firmy zazwyczaj posiadają niewiele) należy oddelegować do tego procesu,
- w przypadku większych podmiotów – im wyższy poziom automatyzacji, tym koszty jednostkowe przeznaczone (często liczone w 1000) na monitorowanie zadłużeń będą niższe.
9. Odpowiednia dokumentacja
Warto zawczasu zadbać o odpowiednią dokumentację całego procesu. Od ustalenia warunków, po finalne rozliczenie płatności. Pomoże to w przypadku wystąpienia opóźnień na etapie tego, czy kolejnych zamówień. Warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak:
- zarchiwizowane notatki ze spotkań,
- kopia korespondencji mailowej,
- odpowiednie zapisy ochronne w umowie,
- protokoły przyjęcia towaru / usługi,
- faktury i inne dokumenty rozliczeniowe,
- harmonogramy spłat zadłużenia (jeśli takie zostały zastosowane).
10. Działalność w zgodzie z prawem
Często pomijanym aspektem uszczelnienie procesów windykacji są… kwestie prawne. Nieprecyzyjna lub niekiedy wręcz błędnie napisana umowa może stanowić podstawę do jej podważenia. Nieprzestrzeganie procedur obowiązujących dla danej grupy towarowej / usługi może stanowić dodatkowe argument dla dłużnika. Zapisy regulaminów świadczenia usługi, regulaminów sprzedaży, polityk prywatności etc. powinny być przynajmniej cyklicznie sprawdzane przez wykwalifikowaną kancelarię prawną. W przeciwnym razie, finalnie może okazać się, iż poniesione straty z tytułu zadłużenia mogą być jedynie wierzchołkiem góry lodowej.
Pomoc kancelarii
Jeśli działania windykacyjne okazują się niewystarczające lub zachodzi potrzeba zwiększenia ich efektywności, warto zastanowić się nad przekazaniem przynajmniej elementów tego procesu firmie zewnętrznej. Np. kancelarii prawnej. W wielu sytuacjach okazuje się, iż takie działanie nie tylko zwiększa skuteczność windykacji, ale również odciąża przedsiębiorstwo i pozwala mu na skupieniu się na własnym rozwoju. W przypadku pytań lub chęci uzyskania pomocy prawnej z zakresu windykacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu:
- telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
- mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
- korzystając z formularza kontaktowego,
- osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.
Sprawdź powiązane z artykułem usługi naszej kancelarii:
adwokat Dariusz Staniszewski
Założyciel kancelarii z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów gospodarczych. Wpisany na listę adwokatów prowadzoną przez Okręgową Radę Adwokacką w Warszawie. W ramach swojej praktyki zawodowej specjalizuje się m.in. w obsłudze prawnej spółek prawa handlowego oraz windykacji. Reprezentuje klientów kancelarii w sporach sądowych z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Ponadto zajmuje się sprawami z zakresu prawa cywilnego (w tym windykacją długów), rodzinnego (sprawy o rozwód i podział majątku wspólnego), ustawy o usługach turystycznych (spory sądowe z biurami podróży) oraz występuje jako obrońca w sprawach karnych.
Napisz, co o tym sądzisz