Najważniejsze kwestie podczas uszczelniania procesów windykacyjnych – część 1

Data aktualizacji: 18 sierpnia 2023

Kwestia odzyskania należności z pozoru wydaje się dosyć prostym przedsięwzięciem. Pojawia się opóźnienie w płatnościach. Należy rozpocząć działania, odzyskać zadłużenie i wrócić do innych zadań. Niestety jest to jedynie teoria. W praktyce to znacznie bardziej złożone przedsięwzięcie, które wbrew pozorom rozpoczyna się dużo wcześniej, niż identyfikacja, czy choćby wystąpienie samego zadłużenia. Etap przygotowania umów, opracowywania oferty, procedur rozliczeń z kontrahentami również po części powinny być kwalifikowane do procesu windykacyjnego. Ustalenia poczynione na tych etapach mogą mieć bowiem ogromny wpływ dalsze działania związane z odzyskaniem należności. W dzisiejszym artykule nie zajmiemy się samym procesem tworzenia takiego systemu procedur, ale sposobami na uszczelnienie już istniejącego.

Od czego zatem należy zacząć?

• 1. Poświęcany czas
• 2. Inne zasoby
• 3. Outsourcing czy działania wewnętrzne
• 4. Aktualna skuteczności
• 5. Umowy
• Pomoc Kancelarii

1. Poświęcany czas

Czas jest jednym z najważniejszych parametrów. Nawet najbardziej skuteczny proces będzie mało efektywny, jeśli czas poświęcony na jego obsługę będzie zbyt duży. Taki stan rzeczy doprowadzić może do:

• obniżenia skuteczności działań windykacyjnych z powodu zaniedbań i opóźnień w realizacji poszczególnych etapów spowodowanych brakiem odpowiednich zasobów czasowych osób zaangażowanych w proces,
• znacznego obniżenia rentowności działań – odzyskamy środki wynikające z długu poświęcając ich znacznie więcej w postaci czasu pracowników (który również nie jest darmowy).

Pytania jakie warto sobie zadać:

• Jak zwiększenie nakładów czasowych wpływa na skuteczność procesów windykacyjnych?
• Czy w ostatnim czasie skuteczność działań spadła, czy wzrosła?
• Czy istnieje możliwość automatyzacji części działań przy zachowaniu aktualnego poziomu skuteczności lub jego zwiększeniu?

 

2. Inne zasoby

Warto przeanalizować również inne zasoby, jakie alokujemy w proces. W szczególności dodatkowe nakłady finansowe przeznaczone np. na:

• wewnętrzny dział windykacji,
• obsługę prawną w przypadku sporów dotyczących zadłużenia,
• koszty wynikające z konieczności uregulowania zobowiązań podatkowych od nieopłaconych faktur,
• dodatkowe koszty związane z koniecznością opłacenia towarów / usług od zewnętrznych dostawców, które stanowią część lub całość zamówienia, które nie zostało opłacone.

Pytania jakie warto sobie zadać:

• Czy nakłady finansowe przeznaczone na aktualny proces windykacyjny zwracają się w postaci odzyskanego zadłużenia / prognozowanych zysków związanych z działaniami prewencyjnymi?
• Jakie elementy stanowią największy koszt procesu?
• Czy największe koszty można obniżyć bez pogorszenia jakości (np. poprzez automatyzację lub outsourcing)?

 

3. Outsourcing czy działania wewnętrzne

Koszty wewnętrznych i/lub zewnętrznych działań windykacyjnych powinny zostać dokładnie przestudiowane. Szczególnie, jeśli dotychczasowe działania prowadzone były wyłącznie wewnętrznie. Warto dokładnie przyjrzeć się działaniom oraz ich możliwym odpowiednikom zewnętrznym (np. w postaci przekazania części procesu kancelarii prawnej). W skrajnych przypadkach okazuje się bowiem, iż znaczna część zasobów (szczególnie ludzkich) firmy nie jest skupiona na rozwoju przedsiębiorstwa, poszukiwaniu nowych zamówień, czy podnoszeniu jakości świadczonych usług, ale jest uwikłana w szereg procesów posprzedażnych mających niewiele wspólnego ze standardową obsługą klienta.

Pytania jakie warto sobie zadać:

• Czy outsourcing działań nie byłby bardziej efektywny? Zarówno pod kątem kosztów, jak i skuteczności.
• Czy aktualne zaangażowanie pracowników w procesy posprzedażowe (nie związane z podniesieniem jakości usług / zwiększeniem satysfakcji klienta) nie hamuje rozwoju firmy?
• W przypadku outsourcingu części działań – czy działania dotychczas prowadzone przynoszą zamierzony efekt?

 

4. Aktualna skuteczności

Aby móc ulepszać proces należy posiadać dane bazowe. W przypadku procesów windykacyjnych, najważniejsze „policzalne” wskaźniki to:

• skuteczność (np. procent odzyskanego zadłużenia, ilościowa wartość rozwiązanych spraw),
• ogólne koszty (np. koszty oprogramowania, koszty usług zewnętrznych),
• poświęcone zasoby (np. wielkość zespołu odpowiedzialnego za działania, rezerwy finansowe konieczne do obsługi nieopłaconych zamówień).

Warto zebrać dane z kilku okresów celem ich porównania. Warto spróbować dokonać analizy, czy istnieje korelacja pomiędzy wskaźnikami oraz ustalić, które wskaźniki są najbardziej wrażliwe na zmiany. Na tej podstawie można opracować model, który przez lata posłuży do weryfikacji procesów windykacyjnych.
 

5. Umowy

Nawiązując do wstępu niniejszego artykułu. Nie powinniśmy traktować momentu wystąpienia zadłużenia, jako pierwszego etapu procesu windykacji. Bardzo istotną kwestią, mającą wpływ na dalszy rozwój sytuacji są m.in. umowy handlowe. Zawarte bowiem w nich zapisy mogą zabezpieczać firmę przed wieloma problemami związanymi z opóźnieniami w płatnościach. Przykłady:

• uzależnienie kolejnych dostaw od płatności za poprzednie etapy realizacji umowy,
• dokładne określenie sankcji grożących za opóźnienia w płatnościach,
• określenie procedury postępowania w przypadku opóźnień.

Na tej samej zasadzie nieprzemyślane zapisy mogą powodować szereg problemów. Przykłady:

• określenie harmonogramu dostaw bez powiązania ich z płatnościami,
• nieprecyzyjne określenie warunków zakończenia umowy,
• nieprecyzyjne określenie zakresów odpowiedzialności.

 

Pomoc Kancelarii

Procesy windykacyjne w przedsiębiorstwie to złożony proces. Szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach może powodować dwa istotne problemy:

• z jednej strony: konieczność skierowania znacznej ilości zasobów firmy, kosztem rozwoju,
• z drugiej: opóźnienia i błędy w realizacji procesów spowodowane zbyt małą ilością zasobów.

Jeśli mamy do czynienia z taką sytuacją, warto zastanowić się nad przekazaniem przynajmniej elementów tego procesu firmie zewnętrznej. Np. kancelarii prawnej. W wielu sytuacjach okazuje się, iż takie działanie nie tylko zwiększa skuteczność windykacji, ale również odciąża przedsiębiorstwo i pozwala mu na skupieniu się na własnym rozwoju. W przypadku pytań lub chęci uzyskania pomocy prawnej z zakresu windykacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• korzystając z formularza kontaktowego,
• osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.