Wstęp do windykacji – często popełniane błędy

Data aktualizacji: 10 maja 2024

W dzisiejszych czasach świetny produkt, czy usługa oraz nawet najlepsze kanały sprzedaży to połowa drogi. Abyśmy mówili o pełnym sukcesie, konieczne jest jeszcze fizyczne posiadanie wypracowanych zysków. Z tego powodu windykacja należności jest jednym z kluczowych elementów zarządzania finansami każdej firmy. Mimo, że wydaje się być procesem prostym i bezpośrednim, wiele firm – szczególnie w początkowym okresie działania – napotyka na wiele trudności, które nie tylko opóźniają odzyskiwanie należności, ale mogą także prowadzić do trwałych strat finansowych, czy poważnych konsekwencji prawnych. W niniejszym artykule przyjrzymy się najczęściej popełnianym błędom.

• Wyobrażenie kontra realia
• Odkładanie w czasie
• Zakładanie najlepszego scenariusza
• Niedopełnienie formalności
• Przecenienie własnych zasobów
• Podejmowanie decyzji w emocjach
• Czasem skorzystanie z pomocy zewnętrznej jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem

 

Wyobrażenie kontra realia

Wiele firm rozpoczyna proces windykacji z błędnym przekonaniem, że proces zawsze przebiega dosyć szybko, linearnie i bez większych problemów. W rzeczywistości windykacja może być skomplikowana, czasochłonna i wymagać specjalistycznej wiedzy. Realistyczne podejście do możliwości i czasu potrzebnego na odzyskanie długów jest kluczowe dla efektywności tego procesu. Firmy powinny być przygotowane na różne scenariusze, włączając negocjacje, sprawy sądowe, przesunięcia harmonogramów, czy wpływ prowadzonych działań na inne aspekty prowadzonej działalności.
 

Odkładanie w czasie

Jednym z największych błędów jest zwlekanie z rozpoczęciem procesu windykacji. Im dłużej odkładamy start, tym mniejsza szansa na odzyskanie pełnej kwoty długu. Warto więc działać jak najszybciej. Czas istotny jest nie tylko w przypadku działań. Równie ważny jest regularny monitoring i identyfikacja anomalii. Nawet jeśli rozpoczęliśmy działania natychmiast po wykonaniu przeglądu płatności. Nasze szanse na bezproblemowe odzyskanie zadłużenia są mniejsze, jeśli dług de facto powstał kilka miesięcy wcześniej, a dopiero teraz został zauważony.
 

Zakładanie najlepszego scenariusza

Przyjęcie z góry, że dłużnik sam ureguluje swoje zobowiązania, często prowadzi do niepotrzebnego opóźniania działań windykacyjnych. Optymistyczne założenia mogą skutkować pominięciem potrzeby wprowadzenia odpowiednich procedur windykacyjnych na wczesnym etapie. Zakładajmy dobre intencje, ale bądźmy przygotowani również na te złe.
 

Niedopełnienie formalności

Procedury odzyskania zadłużenia mają swoje regulacje prawne. Niedopełnienie odpowiednich formalności, takich jak wysyłka wezwania do zapłaty, niezachowanie odpowiednich terminów, niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów, może skutecznie uniemożliwić odzyskanie należności lub nawet prowadzić do konsekwencji prawnych dla samego wierzyciela. Każdy krok w procesie windykacji powinien być dokładnie zaplanowany i odpowiednio udokumentowany.
 

Przecenienie własnych zasobów

Firmy często przeceniają swoje możliwości w zakresie samodzielnej windykacji. Skomplikowana sytuacja prawna, brak odpowiednich narzędzi do monitorowania płatności czy ograniczone zasoby ludzkie mogą znacznie utrudniać skuteczną windykację. Warto zatem dokładnie analizować własne zasoby i rozważać outsourcing niektórych aspektów procesu, aby zwiększyć jego efektywność.
 

Podejmowanie decyzji w emocjach

Windykacja to proces, który może wywoływać silne emocje. Podejmowanie decyzji pod ich wpływem rzadko kiedy przynosi dobre rezultaty. Ważne jest, aby zachować profesjonalizm i obiektywizm, co pozwala na podejmowanie racjonalnych i skutecznych działań. Odpowiedni dystans emocjonalny jest niezbędny do utrzymania profesjonalnej komunikacji z dłużnikiem.
 

Czasem skorzystanie z pomocy zewnętrznej jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem

Kiedy wewnętrzne procedury windykacyjne nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, warto rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznej. Specjaliści od windykacji (np. kancelaria prawna) dysponują odpowiednimi narzędziami, wiedzą i doświadczeniem, które mogą znacząco zwiększyć szanse na odzyskanie należności. Taka współpraca może również odciążyć przedsiębiorstwo od zadań administracyjnych i prawnych związanych z całym procesem odzyskiwania długów, co pozwali jeszcze bardziej skupić się na podstawowej działalności.