Obsługa prawna hoteli i pensjonatów. Możliwość czy konieczność?

Data aktualizacji: 7 lipca 2023

Planując działalność hotelu, hostelu, czy pensjonatu bierzemy pod uwagę wiele istotnych elementów takich jak zaopatrzenie gastronomiczne, odpowiedni personel, reklama, środki czystości, księgowość, etc. Często niestety (szczególnie w przypadku mniejszych obiektów) zapominamy o kwestiach prawnych. O ile z pozoru opieka prawna nie jest nam potrzebna, możemy we własnym zakresie stworzyć umowy, oferty, regulaminy, o tyle często problem pojawia się dopiero po czasie. Kiedy zaczynamy odczuwać skutki prawne tychże umów, ustaleń, czy interpretacji prawnych. Wówczas często niestety musimy się liczyć z poniesieniem znacznie większych nakładów na doprowadzenie sprawy do szczęśliwego końca.

Warto zatem zastanowić się, czy (szczególnie) w dobie tak szybko zmieniającego się prawa, możemy pozwolić sobie na lekkie podejście do tego typu kwestii. W niniejszym artykule postaramy się omówić najważniejsze kwestie, które warto wziąć pod uwagę.

• Sporządzanie umów cywilnoprawnych
• Regulaminy, procedury, pisma
• Porady prawne w bieżących sprawach
• Sporządzanie opinii prawnych
• Prowadzenie sporów sądowych
• Windykacja wierzytelności
• Jak rozpocząć współpracę?

Sporządzanie umów cywilnoprawnych

W dzisiejszych czasach umowa to podstawa. Dobrze napisany dokument może wyjaśnić wiele kwestii już na samym początku. Dzięki niemu unikniemy również niedomówień w kwestiach podstawowych, jak:

• cena usługi,
• zakres obowiązków,
• terminy,
• warunki płatności,
• odpowiedzialność za szkody.

Umowa stanowi również pierwszy dokument, do którego zajrzymy w przypadku jakiekolwiek sporu prawnego. Istnieje wiele kwestii, które mogą stanowić problem na linii obiekt – klient. Najczęstsze problemy w umowach, o których zapominamy:

• stosowanie klauzul niedozwolonych,
• błędne określenie stron umowy,
• nieokreślenie zasad rezygnacji z usługi,
• niestosowanie zapisów dotyczących ochrony związanej z RODO (GDPR),
• niestosowanie zapisów dotyczących ochrony konsumentów.

Poza w/w błędami często w nieprawidłowo przygotowanych umowach pojawiają się błędy wynikające ze zwykłych pomyłek:

• pomylenie usługodawcy z usługobiorcą,
• błędne kwoty,
• błędne terminy,
• wzajemnie wykluczające się zapisy,
• warunki, których w rzeczywistości żadna ze stron nie byłaby w stanie spełnić (np. uregulowanie opłaty w ramach realizacji umowy w terminie wcześniejszym niż samo jej podpisanie).

Są to z pozoru mniej istotne błędy, które jednak przy ewentualnym sporze sądowym mogą mieć olbrzymie znaczenie i doprowadzić do sytuacji, w której z punktu widzenia prawa umowa w ogóle nie jest ważna.

Sporządzanie, a także negocjacje umów nie dotyczą oczywiście jedynie gości obiektu. Szczególnie zaawansowane umowy współpracy i towarzyszące im negocjacje będą przydatne obiektom, które współpracują z:

• biurami turystycznymi,
• organizatorami imprez,
• podmiotami organizującymi konferencje i szkolenia,
• zewnętrznymi usługodawcami.

 

Regulaminy, procedury, pisma

Doświadczenie i wiedza kancelarii prawnej mogą być również bardzo pomocna w przypadku formułowania wszelkiego rodzaju regulaminów (np. regulaminu pobytu), procedur (wewnętrznych oraz zewnętrznych), czy pism (zarówno kierowanych do kontrahentów, jak i sądów czy instytucji publicznych).
 

Porady prawne w bieżących sprawach

W dzisiejszych czasach warto być na bieżąco. Szczególnie w kwestiach prawnych. Dostęp do możliwości szybkiej konsultacji i wyjaśnienia wątpliwości może okazać się kluczowy. Nie tylko w kwestiach spornych związanych z obsługą gości, ale w bieżących sprawach, jak interpretowanie nowych rozporządzeń czy wymogów. Często jeden telefon czy mail, którego napisanie zajmie 5 minut może zastąpić wielogodzinne poszukiwania odpowiedniego rozwiązania na własną rękę.
 

Sporządzanie opinii prawnych

Działania tego typu przydają się nie tylko w przypadku chęci wprowadzenia różnego rodzaju zmian po stronie obiektu takich jak:

• nowe regulaminy,
• modyfikacje procedur,
• zmiany w umowach z gośćmi,
• możliwości zastosowania innych rozwiązań prawnych dotyczących obiektu lub jego organizacji.

Opinie prawne dotyczące branży hotelarskiej i gastronomicznej to również gwarancja bycia na bieżąco ze wszystkimi aspektami zmieniającego się prawa, którego zapisy mogą wpłynąć na bieżącą lub przyszłą działalność obiektu.
 

Prowadzenie sporów sądowych

Hotele, czy pensjonaty to obiekty, które z racji formy działalności obsługują wielu gości w ciągu roku. Aby zapewnić najwyższy poziom usług najczęściej wymagana jest również współpraca z wieloma dostawcami. To w rezultacie generuje wiele umów, transakcji i niestety możliwych sporów. Jeśli istnieje możliwość rozwiązania tychże sporów na drodze polubownej, oczywiście powinien być to pierwszy wybór (w tym wypadku kancelaria prawna również jest bardzo przydatna). Sytuacja komplikuje się, kiedy spór przechodzi do sądu. W takiej sytuacji pomoc prawnika jest w zasadzie niezbędna. Posiadanie kancelarii, która od dłuższego czasu obsługuje obiekt znacznie ułatwia sprawę (znajomość obiektu, specyfiki otoczenia, dokumentacji) i daje znacznie zwiększa szanse na finalny sukces.
 

Windykacja wierzytelności

Każdy właściciel hotelu, czy pensjonatu zna problem przepływów pieniężnych. Szczególnie zaległości finansowych wynikających ze współpracy z zewnętrznymi firmami (np. opóźnienia w opłatach za wynajem obiektów na imprezy), ale również należności wynikających z obsługi gości (np. nieopłacenie pobytu, pokrycie kosztów zniszczeń, etc.). Tego typu sytuacje zdarzają się niestety często i wymagają szybkich działań. Windykacja należności w ciągu pierwszego miesiąca daje kilkukrotnie większe szanse na szybkie pozasądowe odzyskanie należności. Kluczowe w tym wypadku jest szybkie podjęcie konkretnych działań. Realizacja na własną rękę jest oczywiście możliwa, jednak szczególnie w trakcie sezonu, najczęściej jest jedynie teorią. Wszelkie sprawy są najczęściej odkładane na bardziej spokojny moment. Niestety w kwestii zadłużeń jest to o wiele zbyt późno.
  

Jak rozpocząć współpracę?

Rozpoczęcie współpracy z kancelarią jest bardzo proste. Wystarczy skontaktować się z nami na jeden z poniższych sposobów:

• telefonicznie (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40
• mailowo dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• korzystając z formularza kontaktowego.

Warto od razu przygotować podstawowe informacje na temat obiektu, jak np.:

• rodzaj obiektu,
• lokalizacja (adres),
• wielkość obiektu,
• forma prowadzenia działalności,
• przykładowe kwestie, którymi miałaby się zająć kancelaria.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu