Co zrobić, kiedy dłużnik nie odbiera telefonu?

Data aktualizacji: 10 czerwca 2022

Dosyć często spotykanym problemem w relacjach z kontrahentami jest chwilowa (bądź dłuższa) utrata możliwości kontaktu z drugą stroną. O ile w przypadku większości relacji handlowych takie sporadyczne niedogodności mogą nie stanowić problemu, o tyle w przypadku kontrahenta, który jest naszym dłużnikiem, może to być powód do zdenerwowania. Nie jest to niczym dziwnym. Celowe uniknie kontaktu przez dłużników jest niestety zjawiskiem powszechnym. W niniejszym artykule zajmiemy się tą kwestią oraz podpowiemy, jak zaradzić takim sytuacjom.

• Czy telefon to dobra forma kontaktu?
• Jakie mamy alternatywy?
• Dlaczego pisemne ustalenia to bezpieczniejsze rozwiązanie?
• Czy brak kontaktu to zawsze zły znak?
• Dobre praktyki, o których warto pamiętać
• Czy kancelaria może pomóc w kontakcie z dłużnikiem?

Czy telefon to dobra forma kontaktu?

W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy telefon jako forma kontaktu to dobre rozwiązanie. Odpowiedź nie jest oczywista. Z jednej strony telefon znakomicie sprawdza się w przypadku:

• konieczności ustalenia drobnych kwestii,
• omówienia spraw, których opisanie mogłoby być trudne lub wymagałoby wielokrotnej korespondencji,
• utrzymania dobrych relacji z kontrahentem.

Telefon ma jednak kilka istotnych wad:

• o ile rozmowa nie jest nagrywana, trudno udowodnić jej przebieg i jednoznacznie ustalić poczynione w jej trakcie uzgodnienia,
• w przypadku szczegółowych ustaleń realizacji zadań wybiegających daleko w przyszłość, istnieje duża szansa, iż niektóre elementy mogą zostać pominięte / zapomniane,
• forma rozmowy bezpośredniej wymusza na stronach podjęcie jednoznacznych decyzji w przeciągu chwili – w wielu wypadkach może nie być to dobrym rozwiązaniem,
• w przypadku zadłużenia i realizacji procesu windykacji trudno jest udowodnić czynności, które były wykonywane.

 

Jakie mamy alternatywy?

Szczególnie w przypadku windykacji znacznie lepiej sprawdzi się forma pisemna. Wbrew pozorom w tym zakresie istnieje co najmniej kilka rozwiązań:

• notatka po spotkaniu podpisana przez obie strony,
• korespondencja mailowa wraz z potwierdzeniami wysłania / otrzymania wiadomości,
• korespondencja tradycyjna wraz z dowodami jej nadania,
• kopie wiadomości SMS lub komunikatorów internetowych,
• podpisane porozumienia, harmonogramy spłat i inne dokumenty świadczące o podejmowanych czynnościach.

 

Dlaczego pisemne ustalenia to bezpieczniejsze rozwiązanie?

Przede wszystkim pisemne ustalenia znacznie łatwiej udowodnić. Mogą stanowić cenny dowód w przypadku, kiedy windykacja polubowna zawiedzie i konieczne będzie skierowanie sprawy na drogę sądową.

Pisemne ustalenia ułatwiają również komunikacje wewnątrz zespołu. Zwykle podczas ustaleń obecni są przedstawiciele obu stron, nie wszystkie osoby zaangażowane w przedsięwzięcie. Ustalenia w takiej formie skracają czas potrzebny na przekazanie informacji wszystkim zainteresowanym oraz ograniczają do minimum ryzyko nieporozumień.

Forma pisemna pozwala również po czasie wrócić bez przeszkód do dokumentu i sprawdzić raz jeszcze poczynione ustalenia. Szczególnie w przypadku wielu projektów / spraw, szczegóły po czasie mogą umknąć.
 

Czy brak kontaktu to zawsze zły znak?

Brak kontaktu nie zawsze oznacza problemy. Jednak w przypadku wystąpienia zadłużenia, niestety w dużej części przypadków może oznaczać próbę gry na zwłokę dłużnika. Przedłużający się brak kontaktu powinien być dla wierzyciela przynajmniej sygnałem ostrzegawczym i czynnikiem inicjującym inne działania (które można udokumentować).
 

Dobre praktyki, o których warto pamiętać

Warto pamiętać o kilku dobrych praktykach w przypadku kontaktu z dłużnikiem. Oczywiście nie uchroni nas to przed wszystkimi problemami, ale pozwoli na redukcję ryzyka wystąpienia niechcianych sytuacji. Zalecamy:

• w miarę możliwości ustalenia czynić w formie pisemnej,
• w przypadku ustaleń telefonicznych, spisać najważniejsze punkty i przesłać mailowo do potwierdzenia dłużnikowi,
• w przypadku przedłużającego się braku kontaktu, rozpocząć działania innej formie (mailowej lub korespondencji tradycyjnej),
• gromadzić wszelkie dowody powziętych ustaleń.

 

Czy kancelaria może pomóc w kontakcie z dłużnikiem?

Tak, oczywiście. Kancelaria prawna w zakresie windykacji zajmuje się między innymi kontaktem z dłużnikiem oraz próbą polubownego rozwiązania sporu / odzyskania zadłużenia. Doradza również w sytuacjach kryzysowych. W zakresie windykacji oferujemy:

• przygotowanie profesjonalnego wezwania do zapłaty,
• kontakt z dłużnikiem i konsekwentne negocjacje,
• opracowanie i egzekwowanie realnego programu dobrowolnych spłat,
• pełną obsługę prawną na wszystkich etapach windykacji,
• reprezentowanie przed sądem przez adwokatów i radców prawnych,
• uzyskanie na drodze sądowej tytułu wykonawczego,
• zabezpieczenie wierzytelności,
• przygotowanie wniosku egzekucyjnego,
• wspomagający komornika udział w czynnościach egzekucyjnych.