Co zrobić, kiedy dłużnik nie odbiera telefonu?

Data aktualizacji: 5 lipca 2024

Dosyć często spotykanym problemem w relacjach z kontrahentami jest chwilowa (bądź dłuższa) utrata możliwości kontaktu z drugą stroną. O ile w przypadku większości relacji handlowych takie sporadyczne niedogodności mogą nie stanowić problemu, o tyle w przypadku kontrahenta, który jest naszym dłużnikiem, może to być powód do zdenerwowania. Nie jest to niczym dziwnym. Celowe uniknie kontaktu przez dłużników jest niestety zjawiskiem powszechnym. W niniejszym artykule zajmiemy się tą kwestią oraz podpowiemy, jak zaradzić takim sytuacjom.

• Czy telefon to dobra forma kontaktu?
• Jakie mamy alternatywy?
• Dlaczego pisemne ustalenia to bezpieczniejsze rozwiązanie?
• Czy brak kontaktu to zawsze zły znak?
• Dobre praktyki, o których warto pamiętać
• Czy kancelaria może pomóc w kontakcie z dłużnikiem?
• Kontakt z kancelarią
• Zobacz również wersję video

Czy telefon to dobra forma kontaktu?

W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy telefon jako forma kontaktu to dobre rozwiązanie. Odpowiedź nie jest oczywista. Z jednej strony telefon znakomicie sprawdza się w przypadku:

• konieczności ustalenia drobnych kwestii,
• omówienia spraw, których opisanie mogłoby być trudne lub wymagałoby wielokrotnej korespondencji,
• utrzymania dobrych relacji z kontrahentem,
• wyczucia nastrojów,
• doprecyzowania pewnych kwestii,
• ustalenia kwestii, które wymagają natychmiastowej reakcji.

Telefon ma jednak kilka istotnych wad:

• o ile rozmowa nie jest nagrywana, trudno udowodnić jej przebieg i jednoznacznie ustalić poczynione w jej trakcie uzgodnienia,
• w przypadku szczegółowych ustaleń realizacji zadań wybiegających daleko w przyszłość, istnieje duża szansa, iż niektóre elementy mogą zostać pominięte / zapomniane,
• forma rozmowy bezpośredniej wymusza na stronach podjęcie jednoznacznych decyzji w przeciągu chwili – w wielu wypadkach może nie być to dobrym rozwiązaniem,
• w przypadku zadłużenia i realizacji procesu windykacji trudno jest udowodnić czynności, które były wykonywane,
• poczynione ustalenia mają tendencje do szerszej nadinterpretacji.

 

Jakie mamy alternatywy?

Szczególnie w przypadku windykacji znacznie lepiej sprawdzi się forma pisemna. Wbrew pozorom w tym zakresie istnieje co najmniej kilka rozwiązań:

• notatka po spotkaniu podpisana przez obie strony(lub potwierdzona elektronicznie),
• korespondencja mailowa wraz z potwierdzeniami wysłania / otrzymania wiadomości,
• korespondencja tradycyjna wraz z dowodami jej nadania,
• kopie wiadomości SMS lub komunikatorów internetowych,
• podpisane porozumienia, harmonogramy spłat i inne dokumenty świadczące o podejmowanych czynnościach.

 

Dlaczego pisemne ustalenia to bezpieczniejsze rozwiązanie?

Przede wszystkim pisemne ustalenia znacznie łatwiej udowodnić. Mogą stanowić cenny dowód w przypadku, kiedy windykacja polubowna zawiedzie i konieczne będzie skierowanie sprawy na drogę sądową.

Pisemne ustalenia ułatwiają również komunikacje wewnątrz zespołu. Zwykle podczas ustaleń obecni są przedstawiciele obu stron, nie wszystkie osoby zaangażowane w przedsięwzięcie. Ustalenia w takiej formie skracają czas potrzebny na przekazanie informacji wszystkim zainteresowanym oraz ograniczają do minimum ryzyko nieporozumień. Pamiętajmy, iż przekazywanie relacji z rozmów, czy spotkań jest zupełnie czymś innym niż przekazanie konkretnych ustaleń. Pewne kwestie, szczególnie przekazywane przez kolejne osoby pośredniczące mogą mocno wypaczać sens powziętych ustaleń.

Forma pisemna pozwala również po czasie wrócić bez przeszkód do dokumentu i sprawdzić raz jeszcze poczynione ustalenia. Szczególnie w przypadku wielu projektów / spraw, szczegóły po czasie mogą umknąć.

Warto również pamiętać, iż skład personalny firmy może ulegać zmianie. Osoby rozpoczynające rozmowy, czy obsługę danego klienta, mogą nie być obecne na kolejnych etapach realizacji działań. Zarówno po stronie dostawcy, jak i klienta.
 

Czy brak kontaktu to zawsze zły znak?

Brak kontaktu nie zawsze oznacza problemy. Jednak w przypadku wystąpienia zadłużenia, niestety w dużej części przypadków może oznaczać próbę gry na zwłokę dłużnika. Przedłużający się brak kontaktu powinien być dla wierzyciela przynajmniej sygnałem ostrzegawczym i czynnikiem inicjującym inne działania (które można udokumentować). Odpowiednie przygotowanie jest w tym wypadku kluczowe.
 

Dobre praktyki, o których warto pamiętać

Warto pamiętać o kilku dobrych praktykach w przypadku kontaktu z dłużnikiem. Oczywiście nie uchroni nas to przed wszystkimi problemami, ale pozwoli na redukcję ryzyka wystąpienia niechcianych sytuacji. Zalecamy:

• w miarę możliwości ustalenia czynić w formie pisemnej,
• w przypadku ustaleń telefonicznych, spisać najważniejsze punkty i przesłać mailowo do potwierdzenia dłużnikowi,
• w przypadku przedłużającego się braku kontaktu, rozpocząć działania innej formie (mailowej lub korespondencji tradycyjnej),
• gromadzić wszelkie dowody powziętych ustaleń,
• reagować zgodnie z wcześniej opracowanymi procedurami.

 

Czy kancelaria może pomóc w kontakcie z dłużnikiem?

Tak, oczywiście. Kancelaria prawna w zakresie windykacji zajmuje się między innymi kontaktem z dłużnikiem oraz próbą polubownego rozwiązania sporu / odzyskania zadłużenia. Doradza również w sytuacjach kryzysowych. W zakresie windykacji oferujemy:

• przygotowanie profesjonalnego wezwania do zapłaty,
• kontakt z dłużnikiem i konsekwentne negocjacje,
• opracowanie i egzekwowanie realnego programu dobrowolnych spłat,
• pełną obsługę prawną na wszystkich etapach windykacji,
• reprezentowanie przed sądem przez adwokatów i radców prawnych,
• uzyskanie na drodze sądowej tytułu wykonawczego,
• zabezpieczenie wierzytelności,
• przygotowanie wniosku egzekucyjnego,
• wspomagający komornika udział w czynnościach egzekucyjnych.

 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci nawiązania współpracy windykacyjnej lub innej kwestii prawnej, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.

 

Zobacz również wersję video