Data aktualizacji: 28 października 2022
Windykacja sama w sobie wymaga dużych zdolności negocjacyjnych, cierpliwości i często zachowania zimnej krwi. W sytuacji, w której próba odzyskania długu dotyczy stałego Klienta, z którym chcemy utrzymać dobre relacje, proces komplikuje się jeszcze bardziej. Wielu właścicieli (szczególnie mniejszych firm) ma duże wątpliwości odnośnie do prawidłowego przeprowadzenia tego procesu. W niniejszym artykule postaramy się nieco rozjaśnić sytuację.
Przede wszystkim powinniśmy odpowiedzieć na pytanie kim jest stały Klient. Czy jest to podmiot, z którym łączy nas stała współpraca na podstawie umów rozliczanych okresowo? Czy jest to podmiot, który dokonuje u nas pojedynczych zakupów, lecz robi to regularnie? Czy jest to podmiot, z którym prowadzimy jeszcze kilka innych projektów, które mają charakter jednorazowy, jednak mocno rozłożony w czasie (np., rozliczany etapami)? Każda sytuacja jest nieco inna, lecz we wszystkich przypadkach główne zasady postępowania są podobne.
Relacje z Klientem, szczególnie stałym są bardzo istotne. Odwieczna zasada „niepalenia mostów” obowiązuje również w windykacji. Szczególnie w przypadku relacji B2B. Nie inaczej ma się sytuacja w przypadku windykacji stałego Klienta. Działania powinny być stanowcze, jednak nie przekraczać żadnych granic, które uniemożliwiłyby dalszą współpracę. Zadbajmy o odpowiednią formę działania oraz wzajemny szacunek.
Powinniśmy jednak pamiętać o jednej kwestii. Głównym celem prowadzonych działań windykacyjnych jest odzyskanie należności. Często wierzyciele zastanawiają się, czy w ogóle powinni podjąć działania, pozwalają na coraz większe opóźnienia w płatnościach, idą na kolejne ustępstwa. Wszystko z powodu obawy przed utratą stałego Klienta. Nie jest to jednak poprawne rozumowanie. Kolejne ustępstwa spowodują jedynie kolejne próby jeszcze szerszych negocjacji. Co może doprowadzić do dwóch stanów:
O dobrych praktykach w windykacji pisaliśmy już kilkukrotnie. W tym wypadku mają one również jak najbardziej zastosowanie. Warto jednak przyłożyć specjalną uwagę do kilku kwestii:
Warto opracować i regularnie monitorować procedury dotyczące windykacji stałych / ważnych Klientów. Prawdopodobnie będą one bardziej skomplikowane niż standardowe odzyskiwanie zadłużenia. Prawdopodobnie będą wymagały więcej zachodu. Ważne jednak, aby się ich trzymać, a jeśli sytuacja się zmieni, po fakcie wprowadzać w nich zmiany.
Warto rozważyć również przekazanie windykacji zewnętrznemu podmiotowi (np. kancelarii prawnej). W przypadku stałych Klientów takie rozwiązanie może posiadać szereg dodatkowych zalet:
Napisz, co o tym sądzisz