Wizerunkowe koszty błędnie prowadzonych działań windykacyjnych

Data aktualizacji: 1 sierpnia 2025

Działania windykacyjne towarzyszą w zasadzie każdemu biznesowi. Czy to w postaci prewencji, monitoringu, czy czynności kiedy zadłużenie się już pojawi. Omawialiśmy już koszty pieniężne i niepieniężne (m.in. czas). Tym razem warto poruszyć kwestię kosztów wizerunkowych. Szczególnie w przypadku błędnie prowadzonych działań.

• Co rozumiemy przez błędnie prowadzone działania?
• Utrata zaufania
• Pogorszenie relacji z kontrahentami
• Spadek sprzedaży
• Koszty poprawienia wizerunku
• Koszty wizerunkowe w przypadku poprawnie prowadzonych działań
• Pomoc kancelarii

Co rozumiemy przez błędnie prowadzone działania?

Zacznijmy od zdefiniowania, co przyjmiemy (na potrzeby niniejszego artykułu) za błędnie prowadzone działania. W tym przypadku chodzi o czynności, które:

• są nieproporcjonalnie mocne do zaistniałej sytuacji (powtarzająca się korespondencja czy telefony dotyczące np. jednodniowego opóźnienia),
• są niezgodne z obowiązującym prawem,
• są niezgodne z zapisami umowy lub innymi ustaleniami (np. chęć uzyskania zapłaty przed terminem płatności lub finalnym rozliczeniem),
• są nieprofesjonalne (nieodpowiedni język prowadzonych działań, nietrzymanie się wcześniejszych ustaleń, liczne błędy w przesyłanych dokumentach),
• są niedostatecznie nieudokumentowane (brak dowodów kontaktów),
• prowadzone są nieetycznie.

Windykacja nie jest okazją do wyładowania frustracji. To proces, który ma jasno określony cel: odzyskanie należności przy jednoczesnym zachowaniu dobrych relacji. Jeśli narzędzia są źle dobrane, cel może zostać osiągnięty tylko częściowo lub wcale. Możemy odzyskać zadłużenie, kosztem utraty potencjalnych zamówień w przyszłości (nie tylko od tego kontrahenta).
 

Utrata zaufania

Jednym z największych kosztów wizerunkowych błędnej windykacji jest utrata zaufania – zarówno ze strony konkretnego kontrahenta, jak i otoczenia biznesowego. Często przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, że jeden niepotrzebnie agresywny e-mail, nieprzemyślany telefon windykacyjny może zaprzepaścić lata budowania pozytywnego wizerunku. Jeśli nasze działania są bez zarzutu, nie powinniśmy oczywiście się obawiać. Jeśli działania były jednak prowadzone nieumiejętnie, z naruszeniem standardów, taka kwestia prędzej czy później może ujrzeć szersze światło.
 

Pogorszenie relacji z kontrahentami

W biznesie relacje są równie ważne jak finanse. Niewłaściwie prowadzona windykacja może zrujnować wieloletnią współpracę, nawet jeśli obie strony miały dotąd dobre doświadczenia. Oczywiście, jest wiele sytuacji w których dłużnik może chcieć wykorzystać ryzyko utraty kolejnych zamówień do negocjacji aktualnych zaległości. W takiej sytuacji należy zastanowić się, czy z kolei nam, jako wierzycielom, zależy na takiej współpracy. Jeśli jednak relacje ulegają pogorszeniu poprzez błędnie prowadzone działania po stronie wierzyciela, problem wymaga szybkiej reakcji i korekty. Być może dotyczącej szerzej pojętej strategii windykacyjnej.
 

Spadek sprzedaży

Nieprofesjonalnie prowadzone działania windykacyjne mogą być odbierane przez klientów jak każda inna czynność (sprzedaż, obsługa klienta, etc.) działalności. W praktyce oznacza to, iż błędy w tej części mogą mieć wpływ na ogólny wizerunek i opinię na temat firmy. W konsekwencji może to doprowadzić do ogólnego spadku sprzedaży.
 

Koszty poprawienia wizerunku

Podobnie jak w przypadku tradycyjnej obsługi klienta, obsługi sprzedaży, opieki sprzedażowej, niezwykle trudno jest pozbyć się opinii nieprofesjonalnie działającej firmy. W wielu przypadkach koszt odbudowy wizerunku jest większy niż wartość pierwotnego długu, który był przyczyną błędnych działań windykacyjnych. Na dobrą opinię pracuje się długo, a traci często bardzo szybko.
 

Koszty wizerunkowe w przypadku poprawnie prowadzonych działań

Poprawnie prowadzona windykacja może generować pewne koszty wizerunkowe – choć są one nieporównywalnie niższe niż w przypadku działań błędnych. Te koszty musimy jednak ponieść jak każde inne (finansowe, czasowe, etc.). Prowadząc działalność gospodarczą nie możemy obawiać się odzyskiwania środków, które są nam należne. Jeśli wykonaliśmy naszą pracę, mamy pełne prawo oczekiwać, iż druga strona również wywiąże się ze swojego zobowiązania (ureguluje płatność na naszą rzecz).

Jeśli działania windykacyjne są prowadzone zgodnie z literą prawa, profesjonalnie, kulturalnie (choć stanowczo), w długiej perspektywie czasowej może to wręcz przynieść dodatkowe korzyści. Na przykład poprzez uzyskanie opinii stanowczego, jednak niezwykle solidnego i wartego polecenia kontrahenta.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją (zarówno pod kątem prowadzenia spraw, jak i doradztwa w zakresie działań wewnętrznych), serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.