Windykacja w małej działalności gospodarczej – typowe problemy

Data aktualizacji: 29 sierpnia 2025

Dla małych przedsiębiorstw, które często dysponują ograniczonymi zasobami finansowymi i kadrowymi, problem niewypłacalnych nawet pojedynczych kontrahentów może prowadzić do poważnych trudności, a w skrajnych przypadkach do konieczności zawieszenia działalności. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się typowym problemom, które mogą występować w małych działalnościach podczas prowadzenia działań windykacyjnych, oraz podpowiemy, jakie kroki mogą pomóc je zminimalizować.

• Małe działalności gospodarcze
• Brak konkretnych procedur
• Problemy z realizacją procedur
• Brak czasu i opóźnienia
• Błędy formalne
• Błędy związane z nieznajomością prawa
• Brak doświadczenia
• Problemy efektu skali
• Analiza ryzyka prowadzonych działań
• Pomoc kancelarii

Małe działalności gospodarcze

Często pojęcie małej działalności gospodarczej mylone jest z mikroprzedsiębiorstwem, czy jednoosobową działalnością gospodarczą. Wbrew pozorom firma zatrudniająca 20 osób również jest niewielka i pod kątem procesów windykacyjnych, spotyka się z podobnymi problemami co przedsiębiorstwo zatrudniające 5 osób.
Tego typu podmioty cechuje wysokie (teoretyczne) wyspecjalizowanie pracowników, którzy są odpowiedzialni nierzadko za cały dział (np. sprzedaż, czy kontrolę jakości.) Z drugiej strony w obowiązki z jednych działów często przenikają do innych. Szczególnie w sytuacji spiętrzeń zadań, czy problemów.
 

Brak konkretnych procedur

Jednym z najczęstszych problemów w małych przedsiębiorstwach jest brak jasno określonych procedur dotyczących windykacji. Często stosuje się podejście ad hoc – właściciel czy pracownik reaguje dopiero w momencie problemu.

Brak procedur oznacza również brak spójnego systemu monitorowania terminów płatności i podejmowania działań w określonym czasie. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w której część należności przestaje być realnie do odzyskania lub rozpoczęcie ich odzyskiwania rozpoczyna się znacznie za późno.
 

Problemy z realizacją procedur

Nawet jeśli przedsiębiorstwo posiada opracowane procedury, ich wdrożenie i realizacja w małych firmach bywa utrudnione. Powody są różne – od braku dyscypliny w dokumentowaniu działań, przez ograniczone zasoby ludzkie, po zwykłe przeoczenia wynikające z natłoku codziennych obowiązków.

Częstym problemem jest brak systematyczności w wysyłaniu monitów czy wezwań do zapłaty. Przedsiębiorcy często odkładają kontakt z dłużnikiem, licząc na to, że sam ureguluje zobowiązanie. Niestety, brak konsekwentnych działań zwiększa ryzyko, że należność stanie się trudna do odzyskania, a dłużnik poczuje, że może zwlekać bez konsekwencji.
 

Brak czasu i opóźnienia

Małe przedsiębiorstwa często działają w trybie „gaszenia pożarów” – właściciel lub członek zespołu zajmuje się jednocześnie sprzedażą, obsługą klienta, księgowością i administracją. W takich warunkach windykacja może nie być traktowana jako priorytet, co prowadzi do opóźnień w wysyłaniu przypomnień i wezwań do zapłaty.
W przypadku pojawienia się problemów, znaczna część zasobów przenoszona jest w celu zniwelowania jego skutków. Co przekłada się na opóźnienia i niedociągnięcia na innych polach.
 

Błędy formalne

Błędy formalne są kolejnym istotnym problemem w małych firmach. Mogą one dotyczyć zarówno dokumentacji, jak i samego procesu windykacyjnego. Przykładowo:

• błędne dane na fakturach,
• brak podpisów lub dat na dokumentach,
• niewłaściwe sformułowanie wezwań do zapłaty,
• brak potwierdzenia doręczenia dokumentów,
• brak potwierdzenia na piśmie dodatkowo poczynionych ustaleń.

Takie błędy mogą uniemożliwić skuteczne dochodzenie roszczeń, zwłaszcza jeśli sprawa trafia do sądu. Dłużnik może je kwestionować, co generuje dodatkowe koszty i opóźnienia.
 

Błędy związane z nieznajomością prawa

Małe firmy często nie posiadają własnego działu prawnego, rzadko korzystają z porad prawnych realizowanych przez kancelarie, a właściciel (lub osoby odpowiedzialne za dany proces) może nie znać wszystkich regulacji prawnych dotyczących windykacji. Brak wiedzy prawnej prowadzi do popełniania błędów.
Nieznajomość prawa może nie tylko opóźniać odzyskanie należności, ale również narazić przedsiębiorstwo na dodatkowe konsekwencje prawne. Są sytuacje, w których nie tylko nie udaje się odzyskać zadłużenia, ale przedsiębiorstwo musi ponieść koszty wielokrotnie przekraczające pierwotne zadłużenia.
 

Brak doświadczenia

Doświadczenie odgrywa kluczową rolę w skutecznej windykacji. Szczególnie jeśli mówimy o działaniach stałych, które wymagają systematyczności, odpowiedniego planowania i pozostawiają niewiele miejsca na błędy, czy opóźnienia.
 

Problemy efektu skali

Duże przedsiębiorstwa mają możliwość prowadzenia windykacji na skalę masową – posiadają dedykowane działy i systemy automatyzujące wysyłanie wezwań i monitorowanie terminów płatności. Małe firmy nie mają takiej możliwości. Muszą każdą sprawę obsługiwać indywidualnie. Alternatywą w tym przypadku jest outsourcing działań windykacyjnych na przykład do wyspecjalizowanej kancelarii prawnej.
 

Analiza ryzyka prowadzonych działań

W natłoku codziennych działań, trudno znaleźć czas na odpowiednią analizę ryzyka prowadzonych działań. Nie tylko w kwestii windykacji, ale ogólnie. Prowadzi to do wielu problemów m.in. braku prewencji windykacyjnej, czyli eliminacji potencjalnych kłopotów zanim jeszcze na dobrą sprawę się pojawią. Nie chodzi tu jedynie o ocenę rentowności działań windykacyjnych, ale np. o odpowiednią analizę umów, procedur sprzedaży, czy regulaminów. Brak czasu na tego typu działania, paradoksalnie wymaga znacznie więcej… czasu potrzebnego na zajęcie się konsekwencjami takich decyzji (np. rosnącym zadłużeniem).
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją (zarówno pod kątem prowadzenia spraw, jak i doradztwa w zakresie działań wewnętrznych), serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.