Windykacja umowy podpisanej zdalnie – o czym warto pamiętać?

Data aktualizacji: 26 czerwca 2026

Umowy podpisywane na odległość nie są wprawdzie nowością, jednak w ostatnich latach ta forma zyskała na popularności. Głównie z powodu postępującej cyfryzacji. W związku ze zwiększeniem liczby tak podpisywanych umów, uległa powiększeniu również ilość nieuregulowanych zobowiązań z tego tytułu, które muszą być windykowane. W niniejszym artykule wyjaśnimy kilka kluczowych kwestii związanych z tym tematem.

• Czy umowa musi być na piśmie?
• Forma dokumentowa
• Jak forma umowy wpływa na dochodzenie należności
• Różnice podczas windykacji
• Na co warto zwrócić uwagę
• Stała obsługa prawna a umowy zdalne – jak zawczasu ograniczyć ryzyko niespłaconych należności
• Jak rozpocząć windykację umowy podpisanej zdalnie?

Czy umowa musi być na piśmie?

To często zadawane pytanie. O ile w dalszym ciągu fizyczny dokument podpisany przez obie strony jest bardzo popularny, o tyle nie jest to jedyny sposób zawarcia umowy. Warto również zaznaczyć, iż umowa nie musi być podpisana w sposób tradycyjny – fizycznie sygnowana przez reprezentantów obu stron. Umowa może zostać również podpisana elektronicznie (np. poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny).

 

Forma dokumentowa

Popularną formą zawierania umów jest forma dokumentowa, czyli złożenie oświadczenia woli w postaci nośnika informacji, w sposób umożliwiający ustalenie osób składających oświadczenie oraz zapoznanie się z całą treścią oświadczenia. Nośnikiem danych mogą być np.:

• wiadomości e-mail,
• uzgodnienia telefoniczne utrwalone na nośniku (nagrane),
• sms’y,
• rozmowy przeprowadzane na komunikatorach,
• skany podpisanych umów.

W odniesieniu do nagrań rozmów telefonicznych warto zachować ostrożność. Utrwalenie rozmowy bez wiedzy drugiej strony może rodzić ryzyka – zarówno w sferze ochrony prywatności, jak i późniejszej oceny takiego materiału jako dowodu.

W odniesieniu do komunikatorów internetowych warto zachować szczególną ostrożność. Część z nich daje możliwość cofnięcia wysłanej wiadomości po czasie. Taka funkcjonalność może w praktyce usunąć większość wypowiedzi jednej ze stron.

Niemniej jednak na korzyść formy dokumentowej z pewnością przemawia jej elastyczność.

 

Jak forma umowy wpływa na dochodzenie należności

Znaczenie praktyczne jest wymierne. O nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym łatwiej wystąpić, dysponując dokumentem o „mocniejszej” formie. Również w elektronicznym postępowaniu upominawczym czytelna i kompletna dokumentacja zmniejsza ryzyko przedłużania się sprawy. Dobór formy na etapie zawierania umowy stanowi w pewien sposób inwestycję w skuteczność przyszłej (ewentualnej) windykacji.

 

Różnice podczas windykacji

Jeśli chodzi o windykację umowy podpisanej czy to osobiście, czy to zdalnie, sam proces windykacji nie różni się co do zasady. Dłużnicy często zakładają, iż w przypadku umowy podpisanej zdalnie mają większe szanse na uniknięcie spłaty zobowiązania. Jest to jednak błędne myślenie. O ile sama umowa nie posiada wad prawnych, a sposób jej podpisania nie budzi wątpliwości, jest ona tak samo traktowana, jak umowa w „tradycyjnej formie”.

W praktyce różnica ujawnia się przede wszystkim na płaszczyźnie dowodowej. Wykazanie faktu zawarcia oraz treści umowy zawartej w formie dokumentowej bywa trudniejsze niż w przypadku dokumentu opatrzonego podpisem własnoręcznym lub kwalifikowanym – zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik kwestionuje roszczenie, a sprawa trafia do sądu. Co istotne, staranne zgromadzenie dokumentacji znacząco tę różnicę niweluje.

 

Na co warto zwrócić uwagę

Podpisując umowę zdalnie warto wziąć jednak kilka kwestii pod uwagę:

• odpowiednio zweryfikować drugą stronę umowy,
• zadbać o odpowiednie zarchiwizowanie wszelkich ustaleń poczynionych w ramach umowy,
• zakończyć wszelkie negocjacje przed ostatecznym ustaleniem treści umowy,
• określić zasady ewentualnej zmiany umowy.

 

Stała obsługa prawna a umowy zdalne – jak zawczasu ograniczyć ryzyko niespłaconych należności

Najskuteczniejszą windykacją bywa ta, której udało się uniknąć. Wiele sporów o zapłatę ma źródło w pośpiesznie zawartych umowach zdalnych – niejasnej treści, braku weryfikacji kontrahenta czy niezabezpieczonej korespondencji. Stała obsługa prawna pozwala ograniczyć te ryzyka, zanim przekształcą się w zaległą należność. W ramach bieżącej współpracy kancelaria może w szczególności:

• przygotować i aktualizować wzory umów dostosowane do obrotu zdalnego,
• wspierać weryfikację kontrahentów przed zawarciem umowy,
• rekomendować właściwą formę zawarcia umowy i sposób podpisu,
• reagować na pierwsze opóźnienia,
• sprawnie przejść do działań windykacyjnych, gdy okażą się konieczne.

Po więcej informacji warto zajrzeć tutaj.

 

Jak rozpocząć windykację umowy podpisanej zdalnie?

Proces rozpoczęcia windykacji umowy zdalnej nie różni się niczym od windykacji umowy tradycyjnej. Co więcej, windykację również możemy przeprowadzić zdalnie. Zarówno samodzielnie (korzystając z poczty elektronicznej, telefonu, czy w dalszej kolejności Elektronicznego Postępowania Upominawczego), jak również korzystając z usług kancelarii prawnej. W naszym przypadku sprawę zgłosić można na kilka sposobów:

• formularz bezpłatnejwyceny windykacji,
• formularz kontaktowy,
• (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 162 51 10,
• dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.