Windykacja umowy najmu – protokół zdawczo odbiorczy

Data aktualizacji: 21 lutego 2025

Wynajem nieruchomości wiąże się z wieloma formalnościami i kilkoma potencjalnymi problemami. Najczęstszym problemem są nierzetelni najemcy, którzy mogą nie regulować płatności lub pozostawić nieruchomość w złym stanie. Jednym z kluczowych elementów, które mogą uchronić wynajmującego przed stratami finansowymi i przyspieszyć proces odzyskania ewentualnego zadłużenia, jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Dokument ten pełni istotną rolę zarówno przy rozpoczynaniu najmu, jak i przy jego zakończeniu.

• Windykacja umowy najmu, dlaczego warto działać szybko?
• Czym jest protokół zdawczo odbiorczy?
• Zalety posiadania protokołów
• Dwa protokoły – przed i po najmie?
• Jeśli nie podpisano drugiego protokołu
• Z czego powinien składać się protokół
• Błędy, których warto uniknąć
• Pomoc kancelarii
• Zobacz również wersję video

Windykacja umowy najmu, dlaczego warto działać szybko?

W windykacji czas reakcji odgrywa kluczową rolę. Nie inaczej jest w przypadku kwestii związanych z najmem. Im szybciej zidentyfikujemy problem oraz rozpoczniemy działania, tym większa szansa na szybkie zakończenie całej sprawy. Tak naprawdę, proces windykacyjny powinien zacząć się znacznie wcześniej niż wielu wynajmujących zdaje sobie sprawę. Prewencja i odpowiednie przygotowanie podstaw pod działania jest kluczowe. Mówimy tu o dobrze przygotowanej umowie najmu oraz protokole zdawczo odbiorczym podpisywanym na wstępie. O ile umowa precyzuje wiele mechanizmów i zasad, wg których najem ma być realizowany, o tyle protokół jasno definiuje stan faktyczny lokalu. W wielu sytuacjach może być to kluczowe.
 

Czym jest protokół zdawczo odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który szczegółowo opisuje stan techniczny oraz wyposażenie nieruchomości w momencie jej przekazania najemcy / zwrotu przez niego. Wbrew pozorom nie jest to formalność, ale przede wszystkim narzędzie ochrony interesów wynajmującego i najemcy. Stanowi kluczowy dowód w przypadku sporu między stronami.
 

Zalety posiadania protokołów

Dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy niesie ze sobą wiele korzyści:

• Dowód w razie sporu – pozwala określić, w jakim stanie była nieruchomość na początku / na końcu najmu. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której najemca twierdzi, że uszkodzenia były obecne już wcześniej.
• Zabezpieczenie interesów stron – obie strony mają jasne informacje na temat odpowiedzialności za uszkodzenia czy braki w wyposażeniu. Nie ma miejsca na niejasności i subiektywne oceny.
• Ułatwienie procesu windykacji – w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń dokument stanowi istotny dowód w postępowaniu sądowym. Może być kluczowym elementem przy dochodzeniu odszkodowania za zniszczenia lub nieuregulowane należności.
• Rozwiązuje wiele problemów bieżących dotyczących usterek, czy zniszczeń – stan poszczególnych elementów jest określony w protokole. Jeśli, zakres odpowiedzialności za naprawy znajduje się w umowie, sprawa powinna być całkowicie jasna.

 

Dwa protokoły – przed i po najmie?

Najlepszym sposobem zabezpieczenia interesów stron jest sporządzenie dwóch protokołów: jeden przy rozpoczynaniu najmu, drugi po jego zakończeniu. Dzięki temu możliwe jest dokładne porównanie stanu nieruchomości i jednoznaczne ustalenie odpowiedzialności za ewentualne zmiany. Porównanie tych dokumentów pozwala jednoznacznie określić ewentualne uszkodzenia i zmiany w stanie lokalu. Warto zadbać o to, aby protokoły były jak najbardziej szczegółowe, a ich treść jasno wskazywała na wszelkie uszkodzenia oraz ewentualne ubytki w wyposażeniu.
 

Jeśli nie podpisano drugiego protokołu

Brak protokołu zdawczo-odbiorczego przy zakończeniu najmu może prowadzić do problemów z dochodzeniem roszczeń. W takiej sytuacji wynajmujący może mieć trudności z udowodnieniem, że to najemca odpowiada za szkody. Warto, aby te kwestie zostały szczegółowo ujęte w umowie najmu. Warto również wykonać możliwie najbardziej szczegółową dokumentację zdjęciową (lub video) oraz poprosić o obecność osoby trzeciej, będącej świadkiem tego procesu. W takiej sytuacji protokół powinien być podpisany jednostronnie z adnotacją, iż najemca odmówił oględzin lokalu / podpisania protokołu. Jeśli podczas tworzenia protokołu obecna jest osoba trzecia, powinna podpisać się na protokole.
 

Z czego powinien składać się protokół

Dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:

• Datę i miejsce sporządzenia – kluczowe dla ustalenia czasu obowiązywania dokumentu.
• Dane stron umowy – dokładne informacje o wynajmującym i najemcy.
• Opis stanu technicznego nieruchomości – szczegółowe informacje na temat ścian, podłóg, instalacji i wyposażenia.
• Wyszczególnienie wyposażenia – lista mebli i sprzętów, które znajdują się w lokalu.
• Zdjęcia i materiały video dokumentujące stan lokalu – zalecane, aby uniknąć sporów.
• Podpisy stron – potwierdzenie zgodności dokumentu.

 

Błędy, których warto uniknąć

Najczęstsze błędy, które pojawiają się przy sporządzaniu protokołów, to:

• Sporządzenie protokołu jedynie na początku najmu.
• Brak szczegółowego opisu stanu technicznego.
• Niezałączenie dokumentacji fotograficznej.
• Podpisywanie dokumentu bez obecności obu stron w sytuacji, kiedy obie strony wykazały chęć jego sporządzenia.
• Brak podpisów stron.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z najmem nieruchomości, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.

 

Zobacz również wersję video