Windykacja polubowna krok po kroku

Data aktualizacji: 21 marca 2025

Windykacja polubowna to pierwszy krok na ścieżce prowadzącej do odzyskania długu. Pierwszy i jeśli dobrze i szybko przeprowadzony, często ostatni. W niniejszym artykule omówimy podstawowe etapy tego typu postępowania.

• Przypomnienie o spłacie
• Kolejny kontakt z dłużnikiem
• Wezwanie do zapłaty
• Konsekwencja działań
• Czy warto zwlekać z rozpoczęciem działań?
• Dobrze przygotowany monitoring płatności
• Bezpłatna wycena windykacji
• Pomoc kancelarii

Przypomnienie o spłacie

Pierwszym krokiem zwykle jest przypomnienie dłużnikowi o konieczności spłaty zadłużenia. Bywają sytuacje, w których opłata nie została uiszczona z powodów błahych i szybkie przypomnienie rozwiązuje problem. Jest to szczególnie częste w relacjach B2B w przypadku małych przedsiębiorców i niskich kwot. Urlop, roztargnienie, zwykły błąd, to często właśnie takie sytuacje.

Pierwsze przypomnienie (jeśli reagujemy od razu po terminie płatności) powinno być delikatne, aby niepotrzebnie nie zaogniać sytuacji. Jeśli to zwykły błąd, zostanie szybko naprawiony. Jeśli nie, to delikatny sygnał dla dłużnika, iż jesteśmy świadomi sytuacji, tej płatności nie powinien odkładać.
 

Kolejny kontakt z dłużnikiem

Kolejne kontakty z dłużnikiem powinny mieć już bardziej stanowczy charakter. Powinniśmy nastawić się na to, iż dłużnik musi mieć świadomość, że dług musi być spłacony jak najszybciej. Warto tego typu korespondencję prowadzić już w formie, która pozwoli na udowodnienie naszych działań – np. w formie mailowej.

Niestety wielu dłużników celowo próbuje przedłużyć w nieskończoność konieczność dokonania spłaty zadłużenia. W skrajnych przypadkach próbując wręcz negocjować dodatkowe benefity w zamian za szybszą spłatę. Między innymi z tego powodu, wszelka korespondencja powinna być archiwizowana.

Jest to również etap, na którym warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy kancelarii prawnej. Często pojedyncze pismo od prawnika działa mobilizująco na dłużnika i rozwiązuje problem zanim konieczna będzie windykacja sądowa.
 

Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to dokument kierowany do dłużnika zawierający m.in.:

• dane wierzyciela,
• dane dłużnika,
• kwotę (lub kwoty) zadłużenia,
• dokumenty, z których owo zadłużenie wynika,
• termin płatności,
• odsetki,
• konsekwencje związane z niespłaceniem zadłużenia.

Wezwanie do zapłaty warto wysłać pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru na adres dłużnika. Istotne, aby to był adres prowadzenia działalności figurujący w oficjalnych rejestrach (np. CEIDG).
 

Konsekwencja działań

Bardzo istotna kwestia. Konsekwencja działań to klucz do sukcesu. Dłużnik musi mieć świadomość, iż nie zaprzestaniemy działań do momentu, kiedy nie odzyskamy należności. Jeśli umówiliśmy się na konkretny termin spłaty, nie powinniśmy go przesuwać, czy w inny sposób renegocjować. Takim działaniem niestety pokazujemy dłużnikowi, iż ma możliwość zwłoki.

Nie powinniśmy również ulegać różnego rodzaju szantażom emocjonalnym sugerującym np., iż w przypadku braku zgody na kolejne przesunięcie spłaty, przyszłe zamówienia mogą być zagrożone lub współpraca w ogóle może przestać być opłacalna dla kontrahenta i będzie z niej musiał zrezygnować. Niestety zgoda na takie działania może jedynie pogłębić problem.
 

Czy warto zwlekać z rozpoczęciem działań?

Zdecydowanie nie warto zwlekać z rozpoczęciem działań. Każdy kolejny miesiąc zwłoki może mocno utrudnić windykację. Nie tylko z uwagi na fakt, iż pokazujemy dłużnikowi, iż akceptujemy jego działania, ale również m.in. z powodu:

• wzrostu szans na niewypłacalność dłużnika,
• pojawienie się innych roszczeń wobec dłużnika,
• zakończenie działalności gospodarczej,
• „zniknięcie” dłużnika (np. wyjazd za granicę),
• szansa na pogorszenie własnej sytuacji w związku z zatorami płatniczymi,
• wystąpienia innych okoliczności utrudniających odzyskanie zadłużenia.

 

Dobrze przygotowany monitoring płatności

Istotną kwestią, o której często zapominamy jest regularny monitoring płatności. Czynność, która pozwala nam szybko zidentyfikować wystąpienie zadłużenia i ocenić, jak dużym jest zagrożeniem w skali przedsiębiorstwa. Często skupiamy się na innych aspektach działalności, rzetelnym wykonaniu swoich obowiązków jako dostawcy (nie ma w tym oczywiście nic dziwnego), doprowadzeniu zamówienia, czy realizacji projektu do końca. Pomijamy jednak etap sprawdzenia, czy płatność za nasze działania została zrealizowana w wyznaczonym czasie.
 

Bezpłatna wycena windykacji

Jeśli rozważamy windykację z pomocą kancelarii prawnej, warto posiadać komplet danych. Szczególnie od strony kosztów przedsięwzięcia. Z tego powodu przygotowaliśmy specjalny formularz bezpłatnej wyceny windykacji, który pozwoli określić koszty w konkretnej sytuacji. Formularz dostępny jest pod adresem: bezpłatna wycena windykacji

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.