Windykacja oparta na danych

Data aktualizacji: 19 września 2025

Przedsiębiorcy często polegają na intuicji, emocjach czy doświadczeniu w relacjach z kontrahentami. W wielu wypadkach jest to dobre rozwiązanie. Są jednak sfery funkcjonowania firmy, w których fakty, jasne kalkulacje i inne twarde dane okazują się być bardziej skuteczne. Szczególnie długofalowo. Takim elementem jest proces windykacji i ogólna obsługa płatności.

• Przypuszczenia kontra twarde dane
• Moment powstania zaległości
• Czas na reakcję
• Słowa dłużnika kontra realia
• Nasze odczucia i ich wpływ na ocenę sytuacji
• Realna ocena skuteczności działań
• Realna ocena ogółu kosztów działań
• Realna ocena opłacalności całego przedsięwzięcia
• Outsourcing windykacji jako realna alternatywa
• Pomoc kancelarii

Przypuszczenia kontra twarde dane

Wielu przedsiębiorców ocenia sytuację dłużnika na podstawie subiektywnej oceny, aktualnego samopoczucia, sytuacji firmy. „Na pewno zapłaci.”, „To chwilowe problemy, lepiej poczekajmy”, „Nie chcę psuć relacji, więc dam czas” – to typowy tok rozumowania. Niestety realia są inne. Nie jesteśmy w 100% w stanie ocenić powodów opóźnienia. Pytanie czy powinniśmy? Jeśli dostarczyliśmy towar lub zrealizowaliśmy usługę zgodnie z ustaleniami, czy nie mamy prawa oczekiwać tego samego z drugiej strony? Czy klient zachowałby się z podobną pobłażliwością, gdyby towar nie został dostarczony, posiadał wady lub był czymś zupełnie innym niż ustalono? Raczej nie. Czy nie domagałby się zwrotu / naprawy / odszkodowania w takiej sytuacji z wcześniej przytoczonych powodów?
 

Moment powstania zaległości

Częstym problemem jest już etap monitoringu płatności. Szczególnie w niewielkich firmach. Proces nie jest prowadzony regularnie, a raczej na zasadzie „kiedyś sprawdzę”. Ustalony termin płatności, jest wiążący. Jeśli nie ma regularnej kontroli, nie ma procedur, bazujemy na przypuszczeniach, a nie nadanych. W skrajnych przypadkach okazuje się, iż monitoring nie jest wykonywany przez wiele miesięcy, a drobne opóźnianie przeradzają się w poważne problemy. Co ważne, jest również sygnał dla dłużników, iż sytuacja jest akceptowana.
 

Czas na reakcję

W windykacji liczy się nie tylko moment powstania zaległości, ale również czas reakcji wierzyciela. W wielu wypadkach, nawet zidentyfikowane zadłużenie nie jest od razu wyjaśniane. Za informacją nie podążają kolejne działania zgodne z szerszą procedurą windykacyjną. Jest to zwyczajnie kolejne zadanie, które trzeba będzie wykonać, kiedy znajdziemy akurat chwilę czasu.
W tym wypadku również subiektywna ocena przykrywa dane. Często reakcja następuje po dłuższym czasie, ponieważ nie jest to zadanie priorytetowe.
 

Słowa dłużnika kontra realia

Dłużnicy często składają różne obietnice: „zapłacę jutro”, „czekam na przelew od kontrahenta”, „wystąpiły chwilowe problemy”. Wierzyciele, kierując się emocjami, często dają wiarę tym tłumaczeniom. Oczywiście są sytuacje, w których pojedyncza faktura nie została opłacona na czas z powodu błędu, niedopatrzenia lub wypadku losowego. Są to jednak sytuacje sporadyczne. W większości wypadków są to jedynie tłumaczenia nakierowane na opóźnienie działań wierzyciela.
 

Nasze odczucia i ich wpływ na ocenę sytuacji

Każdy przedsiębiorca ma swoje odczucia – niechęć do konfliktów, obawę o utratę klienta, nadzieję na poprawę sytuacji. Jednak emocje mogą być złym doradcą.
Twarde dane często pełnią rolę „zimnego prysznica”. To one wskazują, że dłużnik od miesięcy nie reguluje płatności, że jego zadłużenie rośnie, że opłacalność całego przedsięwzięcia drastycznie spada.
 

Realna ocena skuteczności działań

Każde działanie windykacyjne powinno być analizowane pod kątem skuteczności. Nawet podstawowe dane pomogą nam zmierzyć:

• jaki procent należności udało się odzyskać,
• w jakim czasie,
• jaką metodą (wezwania, negocjacje, postępowanie sądowe, egzekucja komornicza),
• ile kosztowało odzyskanie długu.

Bez danych łatwo przecenić skuteczność własnych działań – np. uważając, że przypomnienia mailowe wystarczą, podczas gdy realnie większość długów udaje się odzyskać dopiero po podjęciu działań prawnych.
 

Realna ocena ogółu kosztów działań

Windykacja to nie tylko odzyskane pieniądze, ale też koszty:

• czas pracowników,
• koszty utraconych szans,
• koszty korespondencji,
• opłaty sądowe i komornicze,
• wynagrodzenie kancelarii prawnej, jeśli z niej korzystamy.

Dane pozwalają ocenić, ile faktycznie kosztuje odzyskanie długu i czy dana strategia jest opłacalna.
 

Realna ocena opłacalności całego przedsięwzięcia

Po analizie skuteczności oraz oszacowaniu ogółu kosztów działań, warto dokonać jeszcze jednej oceny. Realnej oceny opłacalności całego przedsięwzięcia. Nie tylko w ujęciu procesu windykacji, ale opłacalności realizacji całej usługi lub dostawy towaru, która nie została na czas opłacona. Takie działanie pozwoli nam nie tylko wyciągnąć wnioski odnośnie pojedynczego zdarzenia, ale być może pokaże problemy i możliwości w szerszym spektrum.
 

Outsourcing windykacji jako realne alternatywa

Dane mogą jasno wskazać, iż windykacja wewnętrzna może być zwyczajnie nieopłacalna. Być może w takiej sytuacji warto rozważyć outsourcing działań. Na przykład na rzecz specjalizującej się w windykacji kancelarii prawnej, która nie tylko zajmie się samą obsługą windykacyjną, ale również:

• pomoże dobrać odpowiednie strategie na przyszłość,
• przeprowadzi negocjacje z dłużnikiem,
• będzie reprezentowała wierzyciela w sądzie,
• wspomoże przedsiębiorcę w postępowaniu komorniczym.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją (zarówno pod kątem prowadzenia spraw, jak i doradztwa w zakresie działań wewnętrznych, czy opracowania strategii windykacyjnej), serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• za pomocą formularza bezpłatnej wyceny windykacji.