Ujęcie kosztów potencjalnej windykacji w strategii cenowej

Data aktualizacji: 9 maja 2025

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od branży, musi zmierzyć się z jednym z największych wyzwań prowadzenia działalności – nierzetelnymi kontrahentami. Opóźnienia w płatnościach, częściowe rozliczenia faktur czy całkowite unikanie zapłaty to problemy, które potrafią realnie wpłynąć na finanse firmy. Pomimo rosnących kosztów odzyskania należności, nie mają one często swego odbicia w strategii cenowej. Prowadzi to do sytuacji, w której pomimo generacji zysków ze sprzedaży, koszty tzw. ‘inne’ są na tyle duże, iż opłacalność całego przedsięwzięcia staje pod znakiem zapytania. W dzisiejszym artykule omówimy szerzej ten problem.

• Co składa się na cenę produktu lub usługi?
• Koszty bezpośrednie
• Koszty pośrednie
• Koszty, o których zapominamy
• W jaki sposób wyliczyć koszty potencjalnej windykacji?
• Przykładowe strategie ujęcia kosztów
• Czy koszty zmienne da się nieco uprościć?
• Jak obniżyć koszty wynikające windykacji?
• Pomoc kancelarii

Co składa się na cenę produktu lub usługi?

Cena to nie tylko wartość rynkowa towaru lub usługi, ale dość złożony twór, który powinien uwzględniać wiele elementów. Prawidłowe skalkulowanie ceny pozwala nie tylko pokryć koszty produkcji, ale również zbudować trwały model zyskowności i stabilności finansowej firmy.

Elementy składowe ceny, które często bierzemy pod uwagę:

• Koszty bezpośrednie – np. materiały, koszty pracowników,
• Koszty pośrednie – np. logistyka, administracja, marketing, spłaty kredytów

Są jednak elementy, o których zapominamy. Elementy, które z uwagi czy to na swoją losowość, nieprzewidywalność, szanse wystąpienia, niezależność od decyzji firmy nie są ujmowane. Mówimy tu między innymi o:

• zmianach na rynkach globalnych,
• zmianie poziomu inflacji, stóp procentowych, warunków kredytowania,
• kosztach windykacji i ryzykach związanych z obsługą zadłużenia.

Pierwsze dwa punkty są trudne do mitygacji. Często zwyczajnie przedsiębiorstwo nie ma na nie wpływu. Jeśli jednak chodzi o windykację, sytuacja wygląda nieco inaczej. Zarówno jeśli chodzi o sam proces, jak i ryzyko wystąpienia problemu, w którym zadłużeniem w ogóle należy się zająć.
 

Koszty bezpośrednie

To najbardziej oczywisty i łatwy do określenia komponent ceny. Obejmują:

• koszty zakupu surowców lub towaru do odsprzedaży,
• wynagrodzenia dla pracowników bezpośrednio zaangażowanych w realizację usługi,
• zużycie materiałów i energii w procesie produkcji.

Koszty bezpośrednie są zwykle dobrze udokumentowane i łatwe do skalkulowania, co czyni je najmniej problematycznym elementem w kalkulacji ceny.
 

Koszty pośrednie

Są mniej namacalne, ale również często proste do określenia. W ich skład wchodzą między innymi:

• koszty najmu biura, magazynu, infrastruktury IT,
• pensje administracji, księgowości, działu sprzedaży,
• marketing, PR,
• amortyzacja sprzętu, oprogramowania.

Co istotne, najczęściej są to koszty w pewien sposób stałe. Rozliczane w ujęciu okresowym lub jednostkowym (np. faktura za usługi płatna każdego miesiąca, czy koszty uzależnione od poziomu sprzedaży).
 

Koszty, o których zapominamy

Często zapominamy o włączeniu do ostatecznej ceny, potencjalnych kosztów monitoringu płatności i obsługi ewentualnego zadłużenia. Dzieje się tak z kilku powodów:

• koszty te nie zawsze występują (nie każda transakcja sprzedaży stwarza problemy),
• trudno jest określić jednoznacznie ryzyko wystąpienia zadłużenia,
• szacowanie realnych kosztów uwzględniających np. zaangażowanie w proces pracowników przypisanych do innych zadań jest trudne do wykonania,
• często istnieje przekonanie, iż „jeśli pojawi się taki problem, jakoś sobie poradzimy”,
• wiele firm nie prowadzi w sposób umożliwiający przeprowadzenie analizy segmentacji sprzedaży produktów, usług, czy kontrahentów, co znacznie utrudnia oszacowanie kosztów.

 

W jaki sposób wyliczyć koszty potencjalnej windykacji?

Koszty windykacji, a także najbardziej optymalny sposób ich oszacowania, mogą różnić się znacząco w zależności od branży, profilu klienta czy rodzaju oferowanego produktu (usługi). Poniżej przykłady pomysłów, jak zmierzyć się z tym problemem.

1. Analiza historyczna
Warto przeanalizować historię sprzedaży z ostatnich 12–24 miesięcy i sprawdzić:

• jaki procent faktur był płacony z opóźnieniem,
• ile z nich wymagało interwencji windykacyjnej,
• jaki odsetek należności był całkowicie nieściągalny.

Na tej podstawie można ustalić średni koszt windykacji przypadający na jednostkę sprzedaży, jej wartość, czy segment.

2. Model procentowy
Można oszacować przeciętny koszt windykacji jako procent wartości transakcji, np.:

• 1% jako koszt opóźnienia płatności,
• 2% jako koszt windykacji polubownej,
• 3–5% jako koszt windykacji sądowej.

3. Kwestia dodatkowa: ujęcie kosztów pośrednich
Warto doliczyć czas pracy poszczególnych działów, straty płynności, konieczność kredytowania się, czy utratę zysków z powodu braku środków na inwestycje.
 

Przykładowe strategie ujęcia kosztów

W zależności od profilu działalności, firmy mogą przyjąć różne strategie uwzględniania kosztów windykacyjnych. Poniżej kilka przykładów.

Strategia 1: Uśrednienie kosztu windykacji w cenie
Koszty windykacji doliczane są jako stały procent do każdej transakcji. Przykład: firma dolicza 2% do ceny netto jako rezerwę windykacyjną.

Strategia 2: Zróżnicowanie cen względem ryzyka
Powiększanie finalnej ceny przy uwzględnieniu różnic w ryzyku wystąpienia problemu windykacyjnego.

Strategia 3: Zastosowanie rabatów za przedpłatę
Cena katalogowa zawiera rezerwę na koszty windykacji, ale klient płacący z góry otrzymuje rabat (np. 2–3%).
 

Czy koszty zmienne da się nieco uprościć?

W większości przypadku, jest to możliwe. Poniżej przykładowe działania, jakie można powziąć:

• Stworzenie segmentacji klientów i przypisanie im uśrednionych współczynników windykacyjnych,
• Automatyzacja wyliczeń – przy pomocy prostego algorytmu w arkuszu kalkulacyjnym lub systemie ERP,
• Zmiany w modelu rozliczenia zarówno z klientami, jak i dostawcami.
• Outsourcing działań windykacyjnych i współpraca w oparciu o przejrzysty model rozliczeń.

 

Jak obniżyć koszty wynikające windykacji?

Choć całkowite uniknięcie windykacji jest w praktyce niemożliwe, to odpowiednia strategia i zastosowane procesy mogą znacznie obniżyć związane z nią koszty. Poniżej kilka przykładów.

• Weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem umowy – szczególnie jeśli nasz model biznesowy jest nastawiony raczej na większe kontrakty z niewielką ilością klientów,
• Jasne warunki umowy – określenie dokładnych terminów płatności, kar umownych, odsetek za opóźnienie może działać prewencyjnie.
• Automatyzacja monitoringu należności – szczególnie przy większej ilości zamówień.
• Outsourcing działań windykacyjnych – skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanej w tym zakresie kancelarii prawnej, może znacznie obniżyć koszty całego przedsięwzięcia i zwolnić zasoby firmy, które do tego momentu wykonywały te działania niejako „dodatkowo”.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, opracowaniem strategii, czy innymi problemami prawnymi wynikającymi z nieterminową realizacją płatności, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.