Stała obsługa prawna branży IT

Data aktualizacji: 6 października 2023

Branża IT to jedna z gałęzi gospodarki, która od wielu lat rozwija się bardzo dynamicznie. Duży wzrost przedsiębiorstw, ich usług, zakresu odpowiedzialności wymusza również dostosowanie takich podmiotów do aktualnych norm prawnych. Te z kolei często pozostają nieco w tyle za innowacyjnością związaną z prowadzeniem takich działalności. W konsekwencji niezbędne jest zachowania bardzo dużej uwagi w rozwiązywaniu wszelkiego rodzaju problemów prawnych.

Czy w związku z tym powierzenie stałej obsługi prawnej doświadczonej kancelarii to dobry pomysł? Każda firma musi przeprowadzić analizę i odpowiedzieć na to pytanie we własnym zakresie. Poniżej przedstawimy jednak kilka kluczowych kwestii, które warto wziąć pod uwagę oceniając zakres pomocy prawnej jaka może być przydatna.

• Przygotowywanie i analiza prawna umów
• Umowy dotyczące SaaS
• Szablony ofert
• Regulaminy
• Polityka ochrony danych osobowych
• Bieżące kwestie prawne
• Spory z Klientami
• Windykacja należności
• Reprezentacja w sądzie
• Dyrektywa cyfrowa
• Dyrektywa towarowa
• Dyrektywa Omnibus
• Koszty stałej obsługi prawnej
• Kontakt z kancelarią

Przygotowywanie i analiza prawna umów

Przedsiębiorstwa z branży IT często oferują swoim Klientom bardzo skomplikowane rozwiązania, które wymagają oczywiście również precyzyjnych umów. Szczególnie w przypadku stałych umów rozliczanych comiesięcznie. Nowo powstałe, dynamicznie rozwijające się zespoły, często zapominają lub bagatelizują ten aspekt prowadzenia działalności. Niestety powoduje to problemy, które wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa będą narastały. Niezależnie czy naszą ofertę kierujemy do sektora B2B czy B2C. Choć warto zauważyć, iż w przypadku oferty przeznaczonej dla konsumentów, ilość obowiązków wynikających z z przepisów w ostatnich latach sukcesywnie rośnie. Na początku 2023 roku weszły w życie m.in. trzy nowe dyrektywy:

• cyfrowa,
• towarowa,
• Omnibus.

Dyrektywy te zostały szerzej opisane na końcu niniejszego artykułu.
 

Umowy dotyczące SaaS

Szczególnym rodzajem umów wymagającym dodatkowej uwagi są wszelkiego rodzaju umowy typu SaaS (Software as a Service). Poza kwestiami omówionymi przy okazji tradycyjnych umów, mamy tu bardzo często do czynienia również z rozwojem samego oferowanego w ramach usługi oprogramowania oraz całego otoczenia w jakim funkcjonuje. Kwestie, które warto wziąć pod uwagę to m.in.:

• określenie zakresu funkcjonalności,
• ustalenie progów cenowych i warunków ich zmian, a także sposobu rozliczenia,
• ochrona danych osobowych, które są przetwarzane przez oprogramowanie,
• wsparcie techniczne i warunki konserwacji,
• określenie dostępności kodu źródłowego i warunków jego licencjonowania,
• kwestie własności intelektualnej,
• zgodność z regulacjami prawnymi,
• odpowiedzialność za następstwa niepożądanych działań,
• kwestie związane z migracją danych.

 

Szablony ofert

Dobrze sporządzone oferty to w branży IT podstawa działania. Realizowane funkcjonalności czy cena usługi są równie istotne, co wymogi prawne oraz warunki, wg których usługa ma zostać zrealizowana. Popełnienie podstawowych błędów prawnych na tym etapie, może skutkować utratą cennego zlecenia. Tym bardziej, iż standardem (szczególnie w przypadku nisko i średnio budżetowych rozwiązań) jest stosowanie ustandaryzowanych umów świadczenia usług.
 

Regulaminy

Regulaminy usług kojarzą się szczególnie z branżą e-commerce. Słusznie, ponieważ zakupy internetowe to oddzielna (i dosyć obszerna) tematyka zawierająca szczegółowe wytyczne prawne. Nie zapominajmy jednak, iż tradycyjnie rozumiany e-commerce to nie jedyny obszar, w którym wymagane jest posiadanie dobrze przygotowanego regulaminu. Przytoczmy więc kilka przykładów, w których dobrze przygotowany regulamin jest istotny:

• usługi SaaS,
• oprogramowanie B2B i B2C,
• systemy rezerwacji,
• portale internetowe,
• fora i blogi,
• platformy handlowe,
• serwisy oferujące kursy on-line,
• platformy crowdsourcingowe.

 

Polityka ochrony danych osobowych

Osobnymi kwestiami, które należy omówić są sprawy związane z polityką ochrony danych osobowych. Wbrew pozorom nie dotyczy to jedynie przechowywania danych osobowych Klientów e-commerce. Ochrona danych osobowych wychodzi znacznie dalej i może spowodować niemałe komplikacje. Poniżej kilka mniej popularnych źródeł danych osobowych:

• korespondencja mailowa,
• listy mailingowe,
• księgowe bazy danych,
• konta użytkowników w oferowanym oprogramowaniu / usłudze,
• korespondencja w oprogramowaniu do obsługi ticketów,
• systemy CRM.

 

Bieżące kwestie prawne

Nie należy również zapominać o tradycyjnej pomocy prawnej w kwestiach bieżących. Branża IT w tym aspekcie wymaga szczególnej uwagi z powodu swej charakterystyki. W wielu wypadkach stosowane rozwiązania nie były dotąd powszechnie (lub w ogóle) znane. Są innowacyjne, zupełnie inne niż cokolwiek dostępnego na rynku. Wiąże się z tym jednak zagrożenie: prawo również nie zostało jeszcze dostosowane do tego typu produktu czy usługi. W takim przypadku wymagane jest duże doświadczenie prawne pozwalające na interpretację przepisów z wielu źródeł i dostosowanie ich do tej konkretnej sytuacji. Dynamicznie zmieniają się również potrzeby klientów obsługiwanych przez takie podmioty. Ich potrzeby, ale również wymagania oraz świadomość swoich praw.
 

Spory z klientami

Szczególnie w przypadku zautomatyzowanych działań, spory z klientami mogą pojawiać się dosyć często. O ile dobrze działająca Obsługa klienta, powinna większość z nich rozwiązać dosyć szybko, część z nich będzie wymagała odwołania się do elementów spoza ustalonych warunków, regulaminów i innych ustaleń. Odwołania się bezpośrednio do źródeł prawnych. Szybka reakcja prawnika może w tym wypadku zażegnać niejeden problem. Zanim urośnie do rangi dużego problemu. Analiza sporów z klientami pozwala również na:

• identyfikację luk w naszych procedurach,
• analizę zasadności wprowadzenia zmian zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i prawnym,
• wdrożenie rozwiązań mitygujących wystąpienie kolejnych sporów.

 

Windykacja należności

Branża IT w dużej mierze rozlicza się w trybie płatności „z góry”. Jest jednak wiele modeli, w których płatność realizowana jest dopiero po zrealizowaniu usługi. Zatory finansowe mogą pokrzyżować plany nawet najlepiej funkcjonującemu biznesowi. Dobrze opracowane procedury windykacyjne oraz przekazanie bardziej skomplikowanych kwestii do kancelarii mogą skutecznie zniechęcić dłużników od dalszej zwłoki.
 

Reprezentacja w sądzie

W ramach stałej obsługi prawnej istnieje również możliwość reprezentacji Klienta w sporach sądowych. Jest to czynność, która w wielu przypadkach może zabrać naprawdę dużo czasu kluczowym członkom zespołu. Warto takie sprawy powierzyć wyspecjalizowanej kancelarii. Koszty zarówno czasowe jak i finansowe prawdopodobnie będą znacznie niższe niż samodzielna reprezentacja.
 

Dyrektywa cyfrowa

Początek 2023 roku przyniósł wiele zmian w przepisach. Na szczególną uwagę zasługuje szereg zmian dotyczących kwestii szeroko pojętego prowadzenia działalności w Internecie. Od 01.01.2023 obowiązują trzy nowe dyrektywy: cyfrowa, Omnibus i towarowa.

Pierwszą z nich jest dyrektywa cyfrowa, która dotyczy szeroko pojętych usług cyfrowych takich jak:

• e-booki,
• aplikacje mobile,
• pliki video i streaming,
• pliki audio i podcasty,
• programy komputerowe,
• kursy i szkolenia w formie cyfrowej,
• newslettery.

 

Dyrektywa towarowa

Drugą wprowadzoną z początkiem 2023 roku dyrektywą jest dyrektywa towarowa. Ma ona na celu ujednolicenie przepisów dotyczących zgodności towarów z umową na terenie całej Unii Europejskiej oraz ustalenie przejrzystych zasad ochrony konsumentów w sytuacji, w której zakupiony towar jest niezgodny z umową. Główny nacisk został położony na kwestię reklamacji.
 

Dyrektywa Omnibus

Ostatnią dyrektywą jest Omnibus. Jest to zestaw regulacji prawnych, które wdrażane są przez kraje członkowskie Unii Europejskiej. Zmiany mają na celu w głównej mierze zwiększenie ochrony konsumentów na terenie całej UE oraz uregulowanie oraz poprawę wiarygodności informacji przekazywanych konsumentom przez przedsiębiorców. Ze szczególnym naciskiem ich działalności w Internecie.
 

Koszty stałej obsługi prawnej

Analizując zakres spraw, którymi warto się zająć nie sposób nie przeliczyć go na realne koszty czasowe i finansowe potrzebne na odpowiednią realizację wewnątrz firmy. Alternatywą jest powierzenie stałej obsługi prawnej zewnętrznej kancelarii prawnej. Koszty stałej obsługi prawnej w branży IT uzależnione są od zakresu oraz wielkości przedsiębiorstwa. Poniżej prezentujemy szacunkowy cennik miesięczny:

• mikro przedsiębiorcy – od 1200PLN + VAT,
• sektor MŚP – od 1500PLN + VAT,
• duże firmy – od 3000PLN + VAT.

 

Kontakt z kancelarią

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• korzystając z formularza kontaktowego,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji zadłużenia dostępnego tutaj,
• osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.