Przedłużenie umowy najmu a windykacja

Data aktualizacji: 27 czerwca 2025

Umowy najmu, zarówno te dotyczące lokali mieszkalnych, jak i użytkowych, są codziennością w relacjach pomiędzy właścicielami nieruchomości a najemcami. Często jednak ich przedłużenie nie przebiega tak płynnie, jak by się tego oczekiwało. Czy właściciel może / powinien przedłużyć umowę, mimo że najemca nie reguluje opłat na czas? Jak najlepiej uregulować formalności? Czy warto zawrzeć aneks, czy raczej spisać nową umowę? W niniejszym artykule omówimy krok po kroku procedury przedłużania umowy najmu oraz powiązane z nimi kwestie, zwłaszcza pod kątem działań windykacyjnych.

• Forma przedłużenia
• Aneks umowy
• Nowa umowa
• Aktualizacja danych stron
• Aktualizacja warunków
• Kwestia aktualnego zadłużenia
• Typowe problemy
• Pomoc kancelarii

Forma przedłużenia

Forma przedłużenia umowy jest wbrew pozorom istotnym aspektem mogącym mieć w przyszłości wpływ m. in. na prowadzone działania windykacyjne. Najczęściej mamy do czynienia z jednym z trzech przypadków:

• aneks do obowiązującej umowy – zmieniający czas obowiązywania umowy oraz ewentualnie inne, drobne kwestie,
• zawarcie nowej umowy – wygodniejsze w przypadku dużych zmian w warunkach najmu,
• tzw. przedłużenie milczące – dalsze korzystanie z lokalu bez formalnego porozumienia.

Na potrzeby niniejszego artykułu omówimy pierwsze dwa przypadki. Przedłużenie milczące może prowadzić do wielu nieprzewidzianych sytuacji, które mogą mieć wpływ na sytuację prawną. Dalsze korzystanie z lokalu bez formalnego porozumienia nie daje również możliwości wprowadzenia zmian, które są przedmiotem dzisiejszego tekstu.
 

Aneks umowy

Najczęstszą formą przedłużenia najmu jest podpisanie aneksu do istniejącej umowy. Aneks powinien:

• zawierać oznaczenie stron i numer dotychczasowej umowy,
• wskazywać nowy okres obowiązywania najmu,
• zawierać ewentualne zmiany warunków, np. czynszu, terminów płatności, sposobu rozliczeń,
• mieć formę pisemną,
• posiadać zapis o możliwości wprowadzania zmian wyłącznie w formie pisemnej podpisanej przez obie strony – pod rygorem nieważności.

Zaletą aneksu jest jego prostota i ciągłość obowiązywania pozostałych postanowień umowy. W przypadku braku sporu między stronami i dobrej historii płatności aneks jest wygodnym rozwiązaniem.
 

Nowa umowa

Zawarcie nowej umowy jest wskazane w sytuacjach, gdy:

• Zmienione zostają istotne postanowienia umowy (np. przeznaczenie lokalu, zasady rozliczeń mediów, dodatkowe osoby).
• Dotychczasowa umowa została wypowiedziana, ale strony ustalają nowe warunki najmu.
• Umowa wymaga znacznie większej ilości zmian (np. poprzednia nie określała wielu warunków).

Zawarcie nowej umowy daje większą swobodę w kształtowaniu relacji najmu od nowa.
 

Aktualizacja danych stron

Przy okazji przedłużenia umowy warto zadbać o aktualizację podstawowych danych stron. Jeśli zachodzi taka potrzeba, warto również sprawdzić ponownie zgodność tych danych z dokumentami źródłowymi (np. dowodem osobistym). W pierwszej kolejności należałoby zaktualizować:

• Adresu zamieszkania lub siedziby (w przypadku przedsiębiorców),
• Nazwy firmy (w przypadku przedsiębiorców),
• Reprezentantów prawnych (np. w spółkach),
• Numery kontaktowe i adresy e-mail,
• Numer konta bankowego do przelewów opłat z tytułu najmu.

Wbrew pozorom zmiany podstawowych danych zdarzają się dosyć często. Szczególnie w przypadku najmu przedsiębiorcom. Warto zadbać, aby wszystkie dane były aktualne. W przypadku konieczności prowadzenia działań windykacyjnych, ułatwi to zarówno procedurę polubowną (np. z uwagi na posiadanie aktualnych danych kontaktowych), ale również windykację sądową (spójność dokumentacji, uniknięcie błędów formalnych, etc.).
 

Aktualizacja warunków

Przedłużenie umowy to okazja do zmiany jej warunków. Często właściciele nieruchomości wykorzystują ten moment, aby:

• podnieść czynsz lub opłaty za media,
• wprowadzić nowe opłaty lub zmienić zasady rozliczania istniejących,
• zmienić postanowienia dotyczące odpowiedzialności za szkody,
• dostosować zapisy do aktualnych przepisów prawa.

W przypadku, kiedy mamy do czynienia z najemcą, który w przeszłości nie zawsze regulował terminowo swoje zobowiązania, warto wprowadzić bardziej precyzyjne zapisy regulujące kwestie zadłużenia.
 

Kwestia aktualnego zadłużenia

Jeśli na ten moment występuje zadłużenie, w pierwszej kolejności warto określić, jakiego jest ono rodzaju. Jeśli to drobne, kilkudniowe zadłużenie związane np. z przesunięciem wypłaty itp., nie powinno być to problemem. Jeśli jednak mamy do czynienia z narastającym zadłużeniem, a nieterminowa płatność często się powtarza, w pierwszej kolejności warto zastanowić się, czy czasem nie jest to moment do zakończenia najmu i nie przedłużania umowy. Jeśli jednak, umowa ma zostać przedłożona, warto wykorzystać ten fakt do dokładnego ustalenia wysokości zadłużenia, potwierdzenia powstania zadłużenia w tej wysokości przez dłużnika oraz ustalenia harmonogramu spłat. Są to dokumenty, które w przypadku późniejszej windykacji sądowej mogą okazać się bardzo pomocne.
 

Typowe problemy

Przedłużenie umowy najmu – choć pozornie proste – wiąże się z kilkoma kwestiami, na które warto zwrócić szczególną uwagę:

• wcześniej już wspomniane kwestie związane z zaległościami w płatnościach,
• zadbanie o formę dokumentową,
• błędy w konstrukcji aneksu / umowy,
• dodatkowe ustalenia w formie niepisemnej,
• brak podpisów obu stron,
• nieaktualne dane stron.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej ze sporządzeniem umowy najmu, jej przedłużeniem bądź windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.