Procedury windykacyjne w małej firmie

Data aktualizacji: 10 grudnia 2021

Średnie i duże podmioty z reguły mają opracowane i wdrożone rozbudowane rozwiązania dotyczące zarządzania płatnościami. Dotyczy to również kwestii obsługi zadłużeń. W mikro oraz małych przedsiębiorstwach z szeregu różnych powodów często te kwestie są pomijane. Próby określenia jednej spójnej strategii podejmowane są najczęściej dopiero po pojawieniu się większych problemów i zatorów płatniczych. Wielu przedsiębiorców zakłada, iż opracowanie takiej procedury nie jest konieczne. Jest za to czasochłonne i generuje duże koszty. W niniejszym artykule postaramy się przedstawić, jak sytuacja wygląda w rzeczywistości.

• Czym jest procedura windykacyjna?
• Zalety określenia procedur windykacyjnych?
• Potrzebne narzędzia
• O czym warto pamiętać?
• Zewnętrzna pomoc
• Warto rozpocząć działania już teraz
• Zobacz również wersję video

Czym jest procedura windykacyjna?

W dużym uproszczeniu jest to zestaw procesów, które definiują sposób postępowania w przypadku wystąpienia różnych sytuacji związanych z zaległościami płatniczymi. Co istotne, powinny być to procesy szczegółowo (krok po kroku) opisujące działania, osoby odpowiedzialne oraz zasoby (narzędzia), których powinno się użyć.

W większych przedsiębiorstwach najczęściej jest to obszerny dokument opisujący całą politykę firmy w tym zakresie z podziałem na kilkadziesiąt przypadków oraz skorelowany z systemami firmy (przepływu informacji, finansami, raportami, zarządzaniem ryzykiem z poziomu portfela projektów etc.).

W przypadku małych przedsiębiorstw, taki stopień skomplikowania nie jest potrzebny. Oparcie procedury windykacyjnej na jednym, spójnym dokumencie w większości sytuacji rozwiązuje problem. W rzeczywistości najczęściej wystarczające okazują się podstawowe narzędzia biurowe dostępne praktycznie w każdej firmie.
 

Zalety określenia procedur windykacyjnych?

Z punktu widzenia mikro i małych przedsiębiorstw korzyści płynących z opracowanej procedury windykacyjnej jest wiele. Poniżej najważniejsze:

• przejrzyste procedury postępowania już od początku wystąpienia problemu, kiedy jest on stosunkowo prosty do rozwiązania,
• traktowanie podobnych przypadków w ten sam sposób,
• oparcie działań na danych, nie emocjach lub innych zewnętrznych czynnikach,
• większa szansa na uniknięcie błędów,
• sygnał dla dłużników, iż problem jest zidentyfikowany i rozwiązywany, a zadłużenie nie jest akceptowane jako tradycyjny sposób prowadzenia działalności (tzw. „przecież wszyscy mają zadłużenia”).

 

Potrzebne narzędzia

W przypadku mikro i małych firm zakres potrzebnych narzędzi nie jest duży. W zasadzie na początek wystarczyć może przysłowiowa biała kartka papieru. Natomiast podstawowe narzędzia dostępnych pakietów biurowych z pewnością ułatwią nam pracę. Najczęściej w takim przypadku wystarczy:

• program tekstowy do napisania dokumentu i powielenia go pracownikom biorącym udział w procesie,
• arkusz kalkulacyjny do zarządzania płatnościami i wywoływania momentów, w których konieczne są działania,
• program do opisania procesów w formie diagramu, jeśli są one bardziej skomplikowane – wystarczy podstawy program graficzny – jest to opcja dodatkowa.

 

O czym warto pamiętać?

Opracowując procedurę windykacyjną warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

• procedura powinna zawierać komplet przypadków – nie powinniśmy od niej odchodzić, za każdym razem, kiedy pojawi się problem z zadłużeniem,
• procedura nie powinna być zbyt skomplikowana, aby zarządzanie nią nie zajmowało wiele czasu (ukryte koszty czasowe windykacji),
• cały proces powinien być w pełni zrozumiały dla wszystkich członków zespołu, których dotyczy,
• każdy etap procedury powinien mieć przypisaną konkretną osobę za niego odpowiedzialną,
• okresowo warto wprowadzać zmiany do procedury – na początku po 3 – 6 miesiącach – po wypracowaniu odpowiednich reguł, raz do roku.

 

Zewnętrzna pomoc

Procedura windykacyjna nie musi obejmować wyłącznie pracowników firmy. Jeśli z różnych powodów do współpracy w zakresie odzyskiwania długów zaproszone są zewnętrzne podmioty (np. kancelaria adwokacka), również powinna zostać ujęta w procedurze. Dzięki temu cała strategia firmy w zakresie zarządzania płatnościami będzie spójna.
 

Warto rozpocząć działania już teraz

Koniec roku to bardzo dobry moment na opracowanie tego typu procedury, która będzie obowiązywała w nadchodzącym roku. Jeśli jej wdrożenie będzie miało również znaczący wpływ na część firm, z którymi już współpracujemy, nowy rok również jest dobrym argumentem, aby takie zmiany wprowadzić z mniejszym oporem.

Dodatkowo, jeśli planujemy nawiązanie współpracy z zewnętrznym podmiotem, opracowanie procedury już teraz pozwoli nam na określenie realnych potrzeb, wymagań, a także na odpowiednie budżetowanie kosztów na nadchodzący rok.
 

Zobacz również wersję video