Pojęcie pecha w windykacji – zrządzenie losu, czy wypadkowa działań

Data aktualizacji: 13 czerwca 2025

Dziś piątek 13. Doskonała okazja, aby poruszyć kwestie często pomijaną pod względem windykacji. Pojęcie zdarzeń losowych, pecha, ciągu zdarzeń, które doprowadziły do powstania zadłużenia. W wielu wypadkach, analizując sytuacje związane z powstałym zadłużeniem, zakładamy, iż zwyczajnie „mieliśmy pecha, trafiliśmy na nieuczciwego kontrahenta”. Czy na pewno jest to jedyny powód powstania zadłużenia i problemów z odzyskaniem środków? W dzisiejszym artykule szerzej przyjrzymy się tej kwestii.

• Kiedy konieczne jest przeprowadzenie działań windykacyjnych?
• Prawdziwy moment rozpoczęcia windykacji
• Zdarzenia losowe
• Sytuacje, których można uniknąć
• Realna ocena prowadzonych działań
• Wprowadzenie programu naprawczego
• Pomoc kancelarii

Kiedy konieczne jest przeprowadzenie działań windykacyjnych?

Na wstępie warto odpowiedzieć sobie na pytanie: kiedy konieczne są działania windykacyjne? Prosta odpowiedź byłaby: w momencie kiedy powstaje zadłużenie. Z pozoru jest to poprawne rozumowanie. Jednak, jeśli szerzej spojrzymy na kwestię windykacji, przeanalizujemy, co doprowadziło do obecnej sytuacji, może okazać się, iż w wielu wypadkach konieczność przeprowadzenia działań „w ramach windykacji” powinna nastąpić znacznie wcześniej.
 

Prawdziwy moment rozpoczęcia windykacji

Jak już kilkukrotnie na łamach niniejszego bloga wskazywaliśmy, skuteczna windykacja powinna rozpocząć się od… prewencji. Mitygacji wszelkich ryzyk, które mogą doprowadzić do wystąpienia zadłużenia. Mówimy tutaj o działaniach już na etapie konstrukcji oferty, projektowania umowy, czy weryfikacji kontrahenta. A to dopiero początek.
 

Zdarzenia losowe

Warto również określić pojęcie zdarzeń losowych. W tym wypadku mogą to być zdarzenia, na które nie mieliśmy wpływu, ale również takie, na które nie miał wpływu nasz kontrahent. Poniżej przykłady:

• nagła zmiana na rynku spowodowana innym zdarzeniem losowym (np. klęska żywiołowa, wprowadzeniem dodatkowych ograniczeń prawnych, epidemia),
• sytuacje losowe po stronie dłużnika, na które wierzyciel nie ma wpływu – np. kradzież, czy zniszczenie mienia powodujące konieczność natychmiastowego przeniesienia środków na inne cele,
• sytuacje losowe wynikające z błędów zarządzania po stronie dłużnika (często np. problemy z przepływami finansowymi),
• sytuacje losowe wynikające z niekompetencji dłużnika, które trudno z góry założyć (błędy pracowników, urlopy, podczas których nie przekazano odpowiedzialności za realizację płatności innym osobom, etc.)

 

Sytuacje, których można uniknąć

Warto zwrócić uwagę, iż powyżej opisane sytuacje w dużej mierze dotyczą kwestii po stronie kontrahenta. Kwestii, które trudno przewidzieć. Spraw, które można wziąć pod uwagę oceniając ryzyko transakcji w skali globalnej – oceniając szanse jego wystąpienia. Ciężko jednak wystąpień takich sytuacji uniknąć.
Niestety, doświadczenie pokazuje, iż w wielu wypadkach tego typu sytuacje są sporadyczne. Znacznie częściej mamy do czynienia z sytuacjami, które jedynie z pozoru są losowe. Najczęściej wynikają z popełnionych błędów czy przeoczeń na różnych etapach działalności przedsiębiorstwa. Poniżej przykłady:

• brak odpowiedniej weryfikacji kontrahenta,
• błędy lub nieścisłości w umowie współpracy umożliwiające opóźnienia w płatnościach,
• brak reakcji na wcześniejsze opóźnienia,
• zbytnia uległość i niekonsekwencja podczas negocjacji dotyczących powstałych zaległości,
• błędne lub nieprecyzyjne procedury windykacyjne powodujące problemy po stronie zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie działań,
• brak rezerwacji odpowiedniej ilości czasu przeznaczonej na monitoring płatności, czy wstępne działania windykacyjne,
• brak rezerwacji odpowiednich zasobów przeznaczonych na skuteczną ocenę ryzyk związanych z prowadzoną działalnością,
• błędy formalne,
• brak przejrzystej dokumentacji opóźniającej działania,
• brak doświadczenia i odpowiedniej pomocy w zakresie windykacji,
• błędy na wcześniejszych etapach windykacji.

Czy w powyższych przykładach można mówić o „pechu”? Raczej jest to wynik popełnionych wcześniej błędów lub przeoczeń.
 

Realna ocena prowadzonych działań

Okres wakacyjny do dobry moment, aby dokonać analizy prowadzonych działań windykacyjnych. Zarówno tych aktualnych, jak i przeszłych (czy to zakończonych sukcesem, czy porażką). Warto prześledzić poszczególne sprawy i uczciwie odpowiedzieć na pytanie, czy powstanie problemu windykacyjnego bądź wydłużenie trwającego procesu, były efektem działań losowych. Może okazać się bowiem, iż w wielu przypadkach sytuacji można było uniknąć lub zminimalizować jej skutki, gdyby wcześniej wprowadzono odpowiednie procedury oraz upewniono się, iż są poprawnie realizowane.
 

Wprowadzenie programu naprawczego

Nie warto poprzestawać na samej analizie. Istotne jest opracowanie planu naprawczego – metod, które w przyszłości pomogą przeciwdziałać wystąpienia problematycznych zdarzeń lub przynajmniej ograniczą ich skutki. Poniżej kilka pytań i kwestii, które warto wziąć pod uwagę:

• Czy weryfikacja kontrahentów jest prowadzona w sposób wystarczający?
• Czy umowy, regulaminy, procedury nie zawierają istotnych błędów zwiększających ryzyko wystąpienia zadłużenia?
• Czy firma dysponuje odpowiednimi zasobami, aby samodzielnie prowadzić wstępne działania windykacyjne?
• Czy część działań windykacyjnych jest na tyle zasobochłonna, iż lepszym rozwiązaniem byłby outsourcing?
• Czy monitoring płatności prowadzony jest regularnie i rzetelnie?
• Czy przedsiębiorstwo dysponuje analizami wspomagającymi zarządzanie ryzykiem?
• Czy założone ryzyka nie są określone nazbyt optymistycznie?
• Czy aktualnie ustalone poziomy cenowe biorą pod uwagę koszty ponoszone na ewentualne działania windykacyjne?

To oczywiście jedynie przykładowe pytania. W zależności od branży oraz stopnia skomplikowania oferty, prawdopodobnie należy zadać znacznie więcej innych. Warto jednak od czegoś zacząć.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy w tym zakresie, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.