Po wakacjach: czas na uporządkowanie procesów obsługi zadłużenia

Data aktualizacji: 26 września 2025

Wakacje to zwyczajowo okres spowolnienia, urlopów, mniejszej ilości podejmowanych decyzji. Oczywiście nie w każdej branży, jednak duża część przedsiębiorstw zbiera siły przed drugą połową roku. Często również sprawy takie, jak odzyskiwanie zadłużenia przekładane są na wrzesień. Warto jednak po wakacjach od razu uzupełnić zaległości tak, aby uniknąć efektu kuli śniegowej, gdzie natłok codziennych spraw będzie znacznie utrudniał identyfikację i realizację kluczowych działań. Jak w takim razie podejść po przerwie do kwestii windykacyjnych? Zapraszamy do lektury.

• Aktualnie toczące się sprawy
• Przegląd płatności
• Przegląd aktualnie wykorzystywanych procesów
• Analiza skuteczności w ostatnim roku
• Stabilizacja, modyfikacja, delegacja
• Wprowadzenie zmian
• Ustalenie dalszych działań
• Lista spraw do wykonania przed końcem roku
• Ustalenie momentu kolejnego przeglądu
• Pomoc kancelarii

Aktualnie toczące się sprawy

W pierwszej kolejności warto prześledzić sprawy, które zostały zapoczątkowane już wcześniej. Nie chodzi jedynie o sprawdzenie, czy zidentyfikowane zaległości zostały już uregulowane, ale również m.in. o:

• prześledzenie monitów wstępnych (jeśli takie wysyłamy),
• sprawdzenie wcześniej ustalonych harmonogramów spłat zadłużenia w ratach,
• przegląd notatek dotyczących klientów oznaczonych, jako wymagających szczególnej uwagi,
• postępów w działaniach współpracujących podmiotów zewnętrznych (kancelarii prawnej, komorników, etc.),
• spraw oznaczonych jako „do wykonania” we wrześniu,
• spraw oznaczonych jako „do wykonania” w 2025 roku,
• kwestii, które pojawiły się podczas wakacyjnego spowolnienia.

Dzięki takim działaniom uzyskamy dobry, wstępny przegląd sytuacji.
 

Przegląd płatności

Kolejnym etapem powakacyjnych porządków jest dokładne sprawdzenie płatności, które przed wakacjami nie były jeszcze zaległe lub faktury ich dotyczące zostały wystawione w wakacje. Jeśli występują choćby drobne opóźnienia, warto niezwłocznie poinformować o tym fakcie kontrahentów. Okres urlopowy to też czas zwiększonej ilości drobnych pomyłek i niedopatrzeń. Warto takie sprawy rozwiązać od razu, aby uniknąć ich nawarstwienia.
 

Przegląd aktualnie wykorzystywanych procesów

Po sprawdzeniu bieżących kwestii, warto przejść do bardziej długofalowych spraw. W pierwszej kolejności należałoby zebrać, a następnie dokładnie przeanalizować procedury związane ze sprawami windykacyjnymi:

• procesy monitoringu płatności,
• sposoby komunikacji z dłużnikami,
• cykliczność i niezawodność komunikacji,
• procedury związane z podmiotami zewnętrznymi (np. z kancelarią adwokacką, która obsługuje część spraw windykacyjnych).

Jeśli taki przegląd nigdy nie był wykonywany, warto możliwie jak najdokładniej wyodrębnić jak najwięcej konkretnych procesów. Będą one bowiem punktem odniesienia dla kolejnych etapów. Tam, gdzie możemy, stosujmy parametry policzalne. Ułatwi to w przyszłości pomiar skuteczności oraz postępów, jakie czynimy.
 

Analiza skuteczności w ostatnim roku

Na podstawie zebranych w poprzednim punkcie procesów, przyszedł czas na przeanalizowanie, jak skuteczne były działania windykacyjne w poprzednim roku. W przypadku pozytywnie zakończonych działań, warto zaznaczyć elementy, które najbardziej się do tego przyczyniły. Podobnie, warto znaleźć luki w naszych działaniach i zidentyfikować słabsze elementy procesów, przez które część działań się nie powiodła. Warto realnie spojrzeć na sprawy. Jeśli pewne kwestie zostały niedopilnowane, zaniedbane, czy zwyczajnie popełniono w nich błędy, warto to odnotować. Tylko poprzez identyfikację tego typu elementów, mamy możliwość wyciągnąć wnioski i dokonać korekt.
 

Stabilizacja, modyfikacja, delegacja

Przyszedł czas na wnioski. Warto podzielić działania na 3 kategorie:

• elementy procedury, które są wysoce skuteczne – przy których wystarczą drobne działania stabilizacyjne poprawiające szczegóły,
• elementy, które wymagają dużej modyfikacji, ponieważ aktualnie zwyczajnie nie działają,
• elementy, które albo wymagają dużych zmian z uwagi na niską skuteczność, albo są zbyt kosztowne (pod kontem finansów, zasobów ludzkich, poświęconego czasu) i które można delegować na zewnątrz (np. do kancelarii prawnej, innych podmiotów zajmujących nie odzyskiwaniem zadłużeń, systemów automatycznego monitoringu płatności, etc.).

 

Wprowadzenie zmian

Planowanie jest bardzo istotnym elementem, jednak jeśli nie wdrożymy planów w życie, nawet najlepsze projekty nie mają szans powodzenia. Warto plany przekuć w działania:

• określić konkretne czynności,
• określić konkretny czas ich wykonania,
• przydzielić osoby odpowiedzialne za każdą czynność,
• określić zasady monitoringu postępów.

 

Ustalenie dalszych działań

Warto również określić dalsze kroki. Windykacja w przedsiębiorstwie to proces ciągły. Wymaga nie tylko stałych działań, ale również okresowej analizy dostosowania procesów do aktualnej sytuacji oraz określenia konkretnych kryteriów skuteczności. Kryteriów, które posłużą nam następnym razem do oceny wprowadzonych zmian: ich zasadności, rentowności i co najważniejsze skuteczności.
 

Lista spraw do wykonania przed końcem roku

Warto również określić konkretną listę spraw, które powinny zostać wykonane w ostatnim kwartale 2025 roku. Kwestie pozostawione na „zajęcie się w nieokreślonej przyszłości” mają tendencję do przesuwania się w czasie w nieskończoność. Z drugiej strony, tego typu lista pozwoli nam łatwiej oszacować, czy dysponujemy odpowiednimi zasobami, aby wszystkie zaplanowane działania zrealizować. Jeśli nie dysponujemy, dokonajmy korekt od razu na tym etapie.
 

Ustalenie momentu kolejnego przeglądu

Kluczowe jest również ustalenie konkretnej daty kolejnego przeglądu. Tak, aby z planu na np. styczeń 2026, nie zrobił się luty, maj, a w rezultacie… grudzień. Szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie wiele zadań pojawia się z dnia na dzień, kwestie, które teoretycznie można nieco przesunąć, są przesuwane. O dzień, dwa, tydzień. W rezultacie nie są realizowane w ogóle lub sensowność ich realizacji po tak długim czasie stoi pod dużym znakiem zapytania.
 

Pomoc kancelarii

W wielu wypadkach może okazać się, iż znacznie bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing części zadań. W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją (zarówno pod kątem prowadzenia spraw, jak i doradztwa w zakresie działań wewnętrznych, czy opracowania strategii windykacyjnej), serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.