Opracowanie strategii windykacji – 5 wskazówek

Data aktualizacji: 17 października 2025

W dłuższej perspektywie, opracowanie spójnej strategii dotyczącej zarządzania zadłużeniem Klientów to jedna z ważniejszych kwestii, którymi warto się zająć. Szczególnie w czasach, w których zadłużenie w niektórych branża dynamicznie wzrasta. Strategia taka powinna być przede wszystkim przemyślana i nastawiać się na długofalowy efekt w postaci zmniejszenia zatorów finansowych. W niniejszym artykule opiszemy kilka istotnych kwestii, które warto wziąć pod uwagę.

• Czym jest strategia windykacji?
• 1. Spójny system monitorujący płatności
• 2. Wcześniej ustalone i przestrzegane procedury
• 3. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za działania
• 4. Cykliczny przegląd działań
• 5. Kalkulacja opłacalności działań
• Działania długofalowe to podstawa
• Początek roku sprzyja zmianom
• Trwałe zmiany, nie szybkie modyfikacje
• Pomoc kancelarii

Czym jest strategia windykacji?

Przede wszystkim, warto określić, co rozumiemy przez strategię windykacji. Często mylona jest ona bowiem z konkretnymi działaniami windykacyjnymi lub zestawem czynności w odniesieniu do jednej sprawy. Strategia windykacji jest czymś znacznie szerszym. To zbiór powiązanych procedur (sposobów działania) i narzędzi (wzory dokumentów, systemy monitorowania, outsourcing) w celu mitygacji ryzyk związanych z powstaniem zadłużenia oraz maksymalne zwiększenie skuteczności i szybkości odzyskiwania już powstałych zaległości – jeśli to możliwe, przy zachowaniu dobrych relacji z kontrahentem.
 

1. Spójny system monitorujący płatności

Podstawą skutecznych działań windykacyjnych jest łatwo dostępna i precyzyjna informacja odnośnie aktualnego stanu zadłużeń. Z tego powodu warto zaopatrzyć się w wysokiej jakości system monitorujący płatności. Najlepiej automatyczny lub półautomatyczny, który na bieżąco będzie dawał dostęp do danych, których potrzebujemy. Niezależnie od tego czy będzie to wyspecjalizowane oprogramowanie, czy dokument w arkuszu kalkulacyjnym (typu Excel), istotne jest, aby spełniał kilka wymagań:

• dawał precyzyjne informacje dotyczące poziomów zadłużenia i terminów płatności,
• był łatwo dostępny,
• nie wymagał wielu działań „poza systemem”, aby uzyskać konkretne informacje,
• był dostępny dla wszystkich osób zaangażowanych w proces windykacyjny wewnątrz firmy,
• jeśli to możliwe pozwalał na łatwy eksport danych lub automatyczną komunikację z zewnętrznymi podmiotami współpracującymi (np. z kancelarią prawną prowadzącą windykację).

 

2. Wcześniej ustalone i przestrzegane procedury

Kiedy mamy już dostęp do danych, drugą co do ważności kwestią jest opracowanie spójnych i przejrzystych procedur działań. Kilka istotnych cech takiego systemu procedur:

• procedury powinny być zrozumiałe dla wszystkich uczestników procesu (po stronie wierzyciela),
• system nie powinien być zbyt skomplikowany – przypadki powinny być podzielone na kilka grup,
• system powinien zawierać konkretne działania wraz z konkretnymi wyzwalaczami,
• nie powinien pozostawiać żadnych nieustalonych czynności.

Najważniejsza cecha: procedury powinny być przestrzegane. W innym wypadku, nawet najlepszy system nie spełni swego zadania.
 

3. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za działania

Kolejną kwestią, którą należy ująć w strategii, jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne działania. W zasadzie każde działanie w procedurze powinno mieć z góry określone osoby odpowiedzialne. W innym przypadku, rozpatrując długofalowo, wprowadzi to dużo zamętu, będzie źródłem błędów i niedomówień. Zarówno wewnętrznie, jak i w stosunku do działań wobec dłużnika. Brak odpowiedzialności prowadzi do braku realizacji.
 

4. Cykliczny przegląd działań

Każda, nawet najlepsza procedura nie sprawdzi się, jeśli cały proces oraz wszystkie aktualne działania nie będą cyklicznie sprawdzane i monitorowane. W przypadku tej kwestii mamy do czynienia z dwoma przypadkami:

• cyklicznym przeglądem aktualnych spraw „w toku”,
• okresowym przeglądem procedur pod kątem wprowadzania w nich zmian i udoskonalania całego procesu windykacji.

 

5. Kalkulacja opłacalności działań

Często pomijaną kwestią jest kalkulacja opłacalności przeprowadzanych działań – czy windykacja prowadzona wewnętrznie (jeśli w ten sposób odbywają się działania) nie pochłania zbyt wielu zasobów firmy? Zasobów, które mogłyby być przeznaczone na rozwój przedsiębiorstwa i pozyskiwanie nowych Klientów. Czy w przypadku, kiedy część działań windykacyjnych prowadzonych jest na zewnątrz, ogół czynności nie generuje mimo wszystko zbyt wielu kosztów po stronie firmy. Przeprowadzając taką kalkulację, warto wziąć pod uwagę kilka elementów:

• koszty pojedynczych działań w procedurze,
• koszty czasowe zaangażowanych pracowników i ich przełożenie na finanse,
• koszty poniesione w poprzednich okresach w odniesieniu do zysków z wyegzekwowanych wpłat,
• całkowite koszty poszczególnych procedur biorąc pod uwagę różne przypadki,
• całkowite koszty poszczególnych procedur w odniesieniu do wysokości zadłużenia,
• całkowite koszty poszczególnych procedur w odniesieniu do powierzenia działań podmiotowi zewnętrznemu,
• przynajmniej szacunkowe koszty alternatywnej sytuacji, w której ogół działań jest przekazanych na zewnątrz.

 

Działania długofalowe to podstawa

Na koniec jeszcze jedna istotna zasada, o której warto pamiętać. W przypadku windykacji w ujęciu całego przedsiębiorstwa spójność i długofalowe działania to podstawa. Efekty wprowadzonych zmian będą widoczne w dłuższym horyzoncie czasowym i właśnie pod tym kątem powinny być oceniane i modyfikowane.
 

Początek roku sprzyja zmianom

Nowy rok to idealna okazja do wprowadzenia zmian w procedurach (lub ich stworzenia od podstaw). Tym bardziej, iż podczas tego procesu prawdopodobnie okaże się, iż zmian wymagają również niektóre elementy związane z komunikacją z kontrahentami. Tego typu zmiany również są łatwiejsze do przeprowadzenia właśnie w tym okresie.
 

Trwałe zmiany, nie szybkie modyfikacje

Na koniec jeszcze jedna istotna zasada, o której warto pamiętać. W przypadku windykacji w ujęciu całego przedsiębiorstwa spójność i długofalowe działania to podstawa. Efekty wprowadzonych zmian będą widoczne w dłuższym horyzoncie czasowym i właśnie pod tym kątem powinny być oceniane i modyfikowane.
 

Pomoc kancelarii

W wielu wypadkach może okazać się, iż najbardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing części zadań. W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub opracowaniem strategii zarządzania zadłużeniem kontrahentów, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.