Opieka prawna w formie abonamentu dla agencji eventowej – case study

Data aktualizacji: 10 października 2025

Rynek eventowy w Polsce rozwija się w niezwykle dynamicznym tempie. Każdego roku powstają dziesiątki nowych agencji zajmujących się organizacją wydarzeń – od konferencji biznesowych i eventów korporacyjnych, po festiwale muzyczne, wydarzenia sportowe czy imprezy integracyjne. Wbrew pozorom to jednak branża, w której kreatywność, szybkość działania i elastyczność są równie ważne jak znajomość prawa.

Organizacja eventów to bowiem nie tylko logistyka, scenografia i emocje uczestników. To także szereg złożonych zagadnień prawnych – od umów z podwykonawcami, przez prawo pracy i ochronę danych osobowych, aż po kwestie związane z odpowiedzialnością cywilną, reklamą, prawem autorskim czy KRS.

Jak abonamenty prawne mogą pomóc w tej sytuacji? Zapraszamy do lektury.

• Charakterystyka firmy
• Czym są abonamenty prawne
• Główne problemy prawne
• Pomoc w bieżącej działalności
• Obsługa windykacji
• Projekty umów i ugód
• Prawo pracy
• Komunikacja z sądami i organami administracji publicznej
• Sprawy związane z KRS
• Pomoc w negocjacjach
• Wsparcie kancelarii prawnej

 

Charakterystyka firmy

Na potrzeby tego case study przyjmiemy kilka założeń. Przykładowa agencja to średniej wielkości firma eventowa. Zatrudnia kilkanaście osób na umowach o pracę i cywilnoprawnych oraz współpracuje z siecią kilkudziesięciu podwykonawców – dostawców sceny, oświetlenia, cateringu, a także freelancerów (graficy, DJ-e, animatorzy, konferansjerzy).

W ciągu roku agencja realizuje kilkadziesiąt wydarzeń, z czego część o dużym zasięgu medialnym. Klientami są głównie korporacje, instytucje publiczne i agencje PR. Wraz ze wzrostem liczby projektów zaczynają pojawiać się problemy natury prawnej, które z czasem wymagają coraz więcej czasu i środków. Jednorazowe porady prawne przestają się sprawdzać z uwagi na koszty oraz brak spójności w planowaniu poszczególnych działań.
 

Czym są abonamenty prawne

Na wstępie warto również wyjaśnić w skrócie, czym są abonamenty prawne. Takie pakiety to forma stałej współpracy przedsiębiorcy z kancelarią prawną. W odróżnieniu od rozliczenia jednorazowego (np. za konkretną poradę czy stworzoną umowę), klient w ramach miesięcznej opłaty otrzymuje stały dostęp do usług prawnych, które może wykorzystywać w sposób elastyczny – w zależności od bieżących potrzeb.

Więcej informacji na temat abonamentów, ich zakresów oraz zasad współpracy można znaleźć tutaj.
 

Główne problemy prawne

Agencja zmaga się z kilkoma powtarzającymi się problemami:

• Nieprecyzyjne umowy z klientami i podwykonawcami – brak klauzul dotyczących odpowiedzialności, kar umownych czy ochrony praw autorskich.
• Niezapłacone faktury i trudności w windykacji należności – częsty problem w branży eventowej, gdzie zleceniodawcy opóźniają płatności lub kwestionują ich zasadność.
• Nieuregulowane kwestie praw autorskich do materiałów promocyjnych, zdjęć i filmów z wydarzeń.
• Niejasne zasady zatrudnienia współpracowników.
• Brak procedur wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych uczestników eventów.
• Trudności z interpretacją przepisów dotyczących imprez masowych, koncesji i zezwoleń.

Wszystkie te problemy nie tylko spowalniają rozwój firmy, ale również narażają ją na poważne ryzyko finansowe i reputacyjne.
 

Pomoc w bieżącej działalności

Pierwszym krokiem będzie przeprowadzenie swego rodzaju audytu prawnego działalności agencji. Pozwoli to na zidentyfikowanie słabych punktów i stworzenie planu działań naprawczych.
Następnie:

• przygotowanie nowych wzorów umów dla klientów, podwykonawców i freelancerów,
• opracowanie regulaminów współpracy oraz procedury zatwierdzania projektów,
• wdrożenie checklisty dla menedżerów projektów, dzięki którym przed każdym eventem weryfikowane są kluczowe kwestie prawne (np. zgody na wykorzystanie wizerunku, prawa do muzyki, bezpieczeństwo imprezy).

Regularne konsultacje pozwolą również uniknąć wielu błędów.
 

Obsługa windykacji

Jednym z kluczowych elementów abonamentu jest obsługa windykacyjna. Wcześniej agencja próbowała samodzielnie odzyskiwać należności, co często kończyło się brakiem efektów lub utratą relacji z klientem. Outsourcing działań pozwoli nie tylko na zwiększenie skuteczności, ale również zdejmie z agencji część problemów związanych z utrzymaniem relacji.
 

Projekty umów i ugód

Jedną z największych zalet abonamentu jest możliwość bieżącego konsultowania umów – zarówno tych przygotowywanych przez agencję, jak i przesyłanych przez klientów.

Opracowano również zestaw uniwersalnych wzorów:

• umowy o organizację wydarzenia,
• umowy zlecenia i o dzieło,
• umowy z podwykonawcami technicznymi,
• umowy o współpracy z artystami,
• klauzule dotyczące praw autorskich, poufności i wizerunku.

W wielu przypadkach kancelaria pomaga również w zawieraniu ugód, porozumień, renegocjacji wcześniejszych umów – np. z klientami, którzy opóźniali płatność. Dzięki temu firma odzyskiwała środki szybciej.
 

Prawo pracy

Branża eventowa charakteryzuje się dużą rotacją i sezonowością zatrudnienia stąd kwestie prawa pracy są niezwykle istotne. Nie chodzi tu jedynie o kwestie samych umów o pracę, ale również rozwiązywania sporów, czy opracowywania najlepszych ścieżek i form zatrudnienia.
 

Komunikacja z sądami i organami administracji publicznej

Wbrew pozorom agencje eventowe mają znacznie więcej do czynienia z organami administracji publicznej niż większość branż. Mówimy tutaj m.in. o:

• kwestiach związanych z imprezami masowymi,
• kontaktach z lokalnymi organami,
• umowach sponsorskich,
• naprawą szkód wynikłych w trakcie organizowanych eventów.

 

Sprawy związane z KRS

Znaczna część agencji eventowych to podmioty zarejestrowane w KRS. Dzięki wsparciu kancelarii wszelkie formalności są przeprowadzone bez opóźnień i błędów, a firma może bez przeszkód prowadzić (i rozwijać) działalność. Bez odpowiedniego doświadczenia i zaplecza prawnego, kwestie związane z KRS mogą nie tylko okazać się bardzo zawiłe (co generuje koszty czasowe), ale popełnione błędy mogą być kosztowne.
 

Pomoc w negocjacjach

Jednym z istotnych elementów abonamentu była także pomoc w negocjacjach handlowych.
Kancelaria może uczestniczyć w spotkaniach z kluczowymi kontrahentami, doradzając w zakresie:

• warunków płatności i kar umownych,
• odpowiedzialności za niewykonanie usług,
• praw do materiałów marketingowych,
• zasad współpracy z partnerami zagranicznymi.

W wielu przypadkach obecność prawnika podczas negocjacji pozwala uniknąć podpisania niekorzystnych umów, które mogłyby skutkować poważnymi stratami.
 

Wsparcie kancelarii prawnej

W przypadku chęci uzyskania dodatkowych informacji związanych z opieką prawną w formie abonamentu, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.