Odpowiednia dokumentacja procesu windykacji – kluczowe aspekty

Data aktualizacji: 15 marca 2024

Windykacja należności to proces, który wymaga nie tylko odpowiednich umiejętności negocjacyjnych, ale również starannej dokumentacji na każdym etapie postępowania. Dokumentacja ta stanowi nie tylko zabezpieczenie prawne dla wierzyciela, ale również ścieżkę ewentualnych działań windykacyjnych, które mogą być przedmiotem analizy w przyszłości. Na przykład postępowania sądowego. Jest to zatem nie tylko podstawa dla efektywnej windykacji, ale również praktyczne zabezpieczenie interesów wierzyciela. Szczególnie początkujący przedsiębiorcy często przykładają mniejszą wagę do tego aspektu. To duży błąd. Odpowiednia dokumentacja to podstawa.

• Co rozumiemy przez dokumentację procesu?
• Dlaczego dokumentacja jest istotna?
• Dokumentacja źródła zadłużenia
• Dokumentacja korespondencji z dłużnikiem
• Dokumentacja zmian i ustaleń
• Dokumentacja sądowa
• Dokumentacja postępowania komorniczego
• Sposoby przechowywania dokumentacji
• Windykacja z pomocą kancelarii prawnej

 

Co rozumiemy przez dokumentację procesu?

Dokumentacja procesu windykacji obejmuje wszystkie dokumenty i zapisy, które są tworzone lub gromadzone w trakcie poszczególnych etapów dochodzenia roszczeń. Obejmuje m.in.:

• dokumentację wewnętrzną,
• korespondencję z dłużnikiem,
• dokumentację wzajemnych zobowiązań (umowy, doprecyzowania warunków etc.),
• dokumenty urzędowe,
• dokumenty pozyskane ze źródeł zewnętrznych (audyty, raporty, opinie, etc.).

Jest to zbiór dowodów, które mogą okazać się kluczowe w dochodzeniu roszczeń. W tym wypadku zasada „więcej oznacza lepiej” ma zdecydowanie zastosowanie. Szczególnie, iż w dobie nowoczesnych technologii, większość tego typu dokumentacji może być przechowywana elektronicznie, nie zabierając dodatkowego miejsca w biurze.
 

Dlaczego dokumentacja jest istotna?

Dokładna dokumentacja jest kluczowa z kilku powodów. Po pierwsze, stanowi dowód w przypadku sporów prawnych. Po drugie, umożliwia monitoring postępów w procesie windykacji i ewaluację efektywności podjętych działań. Po trzecie, zapewnia przejrzystość całego procesu. To szczególnie istotne w przypadku wielomiesięcznych, czy wręcz wieloletnich postępowań, w których po czasie wiele istotnych informacji może ulec zatarciu.
 

Dokumentacja źródła zadłużenia

Podstawą każdego procesu windykacyjnego jest dokumentacja potwierdzająca istnienie zadłużenia. Umowy, faktury czy potwierdzenie dokonanych transakcji, które wyraźnie określają wysokość i terminy płatności. Bez tych dokumentów trudno jest rozpocząć skuteczny proces windykacji, gdyż są one podstawą do dochodzenia należności. Warto przechowywać wszelkie dokumenty dotyczące tych elementów. Nawet jeśli na pierwszy rzut oka część z nich się dubluje (informacje na fakturze dostępne są również np. w umowie czy dokumencie wydania z magazynu).
 

Dokumentacja korespondencji z dłużnikiem

Ważnym elementem jest zapis wszelkiej korespondencji z dłużnikiem, w tym e-maili, wiadomości SMS/MMS, listów, notatek z rozmów telefonicznych czy spotkań. Dokumentacja ta powinna odzwierciedlać próby negocjacji i wszelkie ustalenia między stronami. Taka dokumentacja może służyć jako dowód w przypadku, gdy dłużnik zaprzecza faktom lub warunkom ustaleń. Stanowi również ważny dowód w kwestii podejmowania aktywnych prób odzyskania zadłużenia.
 

Dokumentacja zmian i ustaleń

Każda zmiana warunków spłaty czy ustalenia dotyczące harmonogramu płatności powinna być odpowiednio udokumentowana i zaakceptowana przez obie strony. Umożliwia to uniknięcie nieporozumień i stanowi zabezpieczenie prawne w przypadku ewentualnych sporów. To również dowód na elastyczność wierzyciela i próby polubownego rozwiązania sytuacji.
 


W przypadku, gdy sprawę trzeba rozstrzygnąć na drodze sądowej, niezbędne jest zgromadzenie pełnej dokumentacji procesowej. Dokumentacji, o której m. in. wspomniano w powyższych akapitach. Warto jednak odpowiednio zarchiwizować również wszelkie dokumenty dotyczące samego postępowania sądowego. Dostęp do nich w późniejszym okresie (np. bezpośrednio z sądu może być utrudniony). Warto zachować poświadczenia złożenia wszelkiego rodzaju pism czy wniosków. W przypadku korzystania z E-Sądu warto zadbać o pobranie wszystkich udostępnionych dokumentów.

Dokumentacja sądowa

 

Dokumentacja postępowania komorniczego

Jeżeli sprawa trafi do etapu egzekucji komorniczej, istotne jest posiadanie pełnej dokumentacji dotyczącej postępowania, w tym wniosków egzekucyjnych, protokołów z czynności komorniczych oraz korespondencji z komornikiem. To umożliwia wierzycielowi kontrolę nad przebiegiem postępowania, a także szereg innych działań, jak np. przerwanie biegu przedawnienia.
 

Sposoby przechowywania dokumentacji

Przechowywanie dokumentacji w sposób bezpieczny i zorganizowany jest równie ważne, jak jej tworzenie. W dobie cyfryzacji warto rozważyć elektroniczne systemy archiwizacji, które ułatwiają dostęp, zarządzanie i ochronę danych. Zapewnia to również szybszy dostęp do dokumentów w przypadku potrzeby ich przedstawienia. Warto również zadbać o odpowiednią ilość kopii zapasowych. Najlepiej przechowywanych w różnych fizycznych lokalizacjach.
 

Windykacja z pomocą kancelarii prawnej

W wielu przypadkach współpraca z profesjonalną kancelarią prawną może znacznie usprawnić proces windykacji. Prawnicy nie tylko doradzą w kwestiach przedmiotowych, ale również mogą przejąć na siebie kwestie związane z dokumentacją, negocjacjami czy reprezentacją przed sądem. Takie wsparcie może być kluczowe, zwłaszcza w bardziej skomplikowanych przypadkach lub w przypadku kiedy zachodzi podejrzenie, iż przedsiębiorca zwyczajnie nie będzie w stanie poświęcić na cały proces tyle czasu, ile jest wymagane.