Kwestie utrudniające windykację i jak sobie z nimi radzić

Data aktualizacji: 31 października 2025

W teorii proces odzyskiwania należności wydaje się nieskomplikowany. Dopiero w trakcie jego realizacji dostrzegamy, jak wiele sytuacji i problemów może być znacznie bardziej złożonych niż pierwotnie zakładano. Jedną kwestią jest realizacja procesu windykacji, drugą uzyskanie z tego procesu oczekiwanych efektów. Skuteczność całego procesu zależy bowiem od wielu czynników. W dzisiejszym artykule omówimy najczęstsze bariery utrudniające (czasem wręcz uniemożliwiające) końcowy sukces.

• Brak czasu
• Brak narzędzi
• Brak doświadczenia
• Brak zaangażowania
• Brak wykwalifikowanej kadry
• Brak sprawdzonego systemu
• Brak realnej kalkulacji wszystkich kosztów
• Czasem windykacja wewnętrzna to za mało
• Pomoc kancelarii

Brak czasu

Wielu przedsiębiorców odkłada działania windykacyjne na później. Brak szybkiej reakcji powoduje, że dłużnik nabiera przekonania, iż wierzyciel nie zamierza aktywnie dochodzić zapłaty. Z czasem szanse na odzyskanie pieniędzy maleją – dłużnik może utracić płynność finansową, ‘zniknąć’ z rynku lub zwyczajnie grać na zwłokę licząc, iż wierzyciel po chwilowej wzmożonej aktywności, ponownie zmierzy się z brakiem czasu na tego rodzaju działania.
W takim przypadku mamy trzy rozwiązania:

• zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na cykliczne działania – nie jako pojedynczy przypadek, ale jako stały element prowadzonych działań,
• delegacja wewnętrzna – przekazanie działań członkom zespołu, którzy posiadają czas oraz odpowiednie kwalifikacje,
• przekazanie działań windykacyjnych na zewnątrz, np. do współpracującej kancelarii prawnej.

 

Brak narzędzi

Prowadzenie działań windykacyjnych bez odpowiednich narzędzi to trochę praca po omacku. Nie mając sprawnie działającego systemu monitoringu płatności, archiwizacji dokumentów, systemu zarządzania korespondencją z dłużnikami trudno o skuteczne działania. Prowadzi to nie tylko do opóźnień i zniechęcenia całym procesem, ale również do błędów, które mogą w konsekwencji doprowadzić nawet do niemożności ściągnięcia długu.
W takim przypadku mamy trzy rozwiązania:

• zakup narzędzi,
• stworzenie własnych narzędzi,
• współpraca z podmiotem, który już takie narzędzia posiada.

 

Brak doświadczenia

Windykacja wymaga znajomości przepisów prawa, ale również jego zastosowania w praktyce i często z góry ułożonego planu, który przy niewielkich zasobach, pozwoli na uzyskanie pozytywnego wyniku. Pamiętajmy o tym, iż miarą skuteczności jest nie tylko końcowy wynik (odzyskanie zadłużenia), ale również środki, jakie wykorzystamy na cały proces. Dla przykładu: jeśli kwota zadłużenia wynosi 10 000PLN, a zespół poświęcił na komplet działań powyżej 100 godzin, zużywając przy tym dodatkowe 2 000PLN, czy możemy mówić o skutecznym odzyskaniu zadłużenia? Odpowiedź jest raczej jednoznaczna…

Brak doświadczenia trudno jest zmitygować. Szczególnie jeśli windykacja nie jest głównym elementem działalności przedsiębiorstwa (a zakładamy, że nie jest).
 

Brak zaangażowania

Ta kwestia może skutecznie sparaliżować każdy proces windykacyjny. Nawet najlepszy system, procedury i narzędzia nie zadziałają, jeśli osoby odpowiedzialne za windykację nie są w pełni zaangażowane. Brak determinacji, odkładanie kontaktu z dłużnikiem na później, brak konsekwencji w egzekwowaniu płatności – to wszystko sprawia, że dłużnik przestaje traktować wierzyciela poważnie. W wielu firmach problemem jest także psychologiczna bariera – pracownicy niechętnie dzwonią do dłużników, bo boją się reakcji lub nie czują się komfortowo w roli „windykatora”.
W takim przypadku mamy trzy rozwiązania:

• motywacja istniejącego zespołu,
• delegacja zadań innym pracownikom,
• delegacja działań na zewnątrz.

 

Brak wykwalifikowanej kadry

Osoby nieposiadające odpowiedniego przygotowania mogą nie tylko działać nieskutecznie, ale także narazić firmę na dodatkowe problemy prawne wynikające z błędnego stosowania przepisów. W praktyce często zdarza się, że windykacją zajmują się przypadkowe osoby – księgowa, asystent biura czy handlowiec. Choć mają dobre chęci, to bez wiedzy prawnej i umiejętności negocjacyjnych trudno im osiągnąć pożądany efekt.
W takim przypadku mamy trzy rozwiązania:

• szkolenia wewnętrzne,
• dodatkowe zatrudnienie,
• współpraca z kancelarią zewnętrzną.

 

Brak sprawdzonego systemu

Chaos zabija skuteczność. Brak wewnętrznej procedury windykacyjnej powoduje, że każda sprawa jest prowadzona inaczej. Jedne należności są monitorowane, inne giną w gąszczu dokumentów. W efekcie firma nie wie, ile realnie ma zaległości i na jakim etapie są poszczególne działania. Wiele spraw zwyczajnie umyka i wracają dopiero w momencie, kiedy całość urasta do rangi dużego problemu.
W takim przypadku mamy trzy rozwiązania:

• opracowanie skutecznego procesu,
• wprowadzenie zmian do już istniejącego procesu,
• outsourcing działań.

 

Brak realnej kalkulacji wszystkich kosztów

Wierzyciele często koncentrują się wyłącznie na kwocie długu, pomijając koszty jego odzyskania – opłaty sądowe, czas poświęcony przez pracowników, koszty komornicze, utratę płynności finansowej czy pogorszenie relacji biznesowych. Bez właściwej kalkulacji łatwo podjąć decyzję o działaniach, które okażą się zwyczajnie nieopłacalne.
W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie systemu oceny takich kosztów uwzględniając specyficzne uwarunkowania przedsiębiorstwa.
 

Czasem windykacja wewnętrzna to za mało

Windykacja wewnętrzna jest dobrym pierwszym krokiem, ale nie zawsze wystarczającym. W części przypadków windykacja traci na skuteczności, gdy dłużnik widzi, że działania ograniczają się do e-maili i telefonów, za którymi nie idą kolejne decyzje. Często oficjalne pismo z kancelarii prawnej lub w dalszej kolejności skierowanie sprawy do sądu stanowi dla dłużnika realny impuls do spłaty.
Z drugiej strony, skuteczna windykacja wymaga dużego zaangażowania, środków i doświadczenia. Szczególnie małe i średnie firmy mogą mieć problem z oddelegowaniem tak dużych zasobów na jeden proces, który (co warto wspomnieć) nie generuje dochodów, a odzyskuje wcześniej wypracowane środki. W wielu wypadkach outsourcing jest czymś, co warto przemyśleć.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub opracowaniem strategii zarządzania zadłużeniem kontrahentów, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.