Korespondencja z dłużnikami – na co zwrócić szczególną uwagę?

Data aktualizacji: 18 lipca 2025

Korespondencja z dłużnikami to naturalny element prowadzenia działalności gospodarczej. Wbrew pozorom korespondencja jest jednym z kluczowych narzędzi do egzekwowania należności – zanim jeszcze wejdziemy na ścieżkę sądową. Niestety, wiele osób popełnia podstawowe błędy już na tym etapie, przez co dalsze dochodzenie roszczeń bywa utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe. W tym artykule omówimy, jak powinna wyglądać skuteczna, profesjonalna korespondencja z dłużnikiem – zarówno pod względem formy, treści, jak i zgodności z przepisami prawa.

• Korespondencja, czyli…
• Styl formalny i zadbanie o poprawność językową
• Konkrety i nastawienie na cel
• Jasno opisane konsekwencje
• Wybór kanałów komunikacji
• Błędy w korespondencji mogą stanowić duży problem
• Pomoc kancelarii

Korespondencja, czyli…

Na wstępie warto doprecyzować, czym właściwie jest „korespondencja z dłużnikiem”. W szerokim ujęciu to każdy pisemny lub elektroniczny kontakt z osobą, która nie wywiązuje się ze zobowiązań finansowych. Może to być:

• wezwanie do zapłaty,
• przypomnienie o upływie terminu płatności,
• propozycja ugody lub harmonogramu spłaty,
• informacja o zamiarze skierowania sprawy na drogę sądową,
• ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty,
• wiadomości e-mail, SMS, listy polecone, a nawet rozmowy przez komunikatory – jeśli spełniają wymagania formy dokumentowej.

Wszystkie te formy mają wspólny cel: zmobilizować dłużnika do uregulowania należności, najlepiej polubownie, bez konieczności eskalacji sporu.
 

Styl formalny i zadbanie o poprawność językową

Choć kontakt z dłużnikiem bywa emocjonalnie obciążający – zwłaszcza, gdy zaległości rosną miesiącami – kluczem do skutecznej komunikacji jest formalny, rzeczowy styl. Emocje są złym doradcą. Należy unikać oskarżeń, pretensji czy ironii. Każda wiadomość powinna:

• być napisana językiem neutralnym i profesjonalnym,
• jasno identyfikować nadawcę i odbiorcę,
• zawierać datę,
• odnosić się do konkretnych dokumentów wg ich numeru referencyjnego (faktury, umowy itp.),
• być poprawna gramatycznie i ortograficznie,
• nie należy stosować kolokwializmów.

Dobry styl korespondencji to nie tylko kwestia wizerunku. W razie postępowania sądowego lub egzekucyjnego, pisma mogą stać się dowodami – a źle napisane, nieczytelne lub emocjonalne wiadomości mogą bardziej zaszkodzić niż pomóc.
 

Konkrety i nastawienie na cel

W korespondencji z dłużnikiem liczą się dane. Ogólnikowe sformułowania, takie jak „prosimy o pilną zapłatę” lub „proszę uregulować zaległości”, są zbyt rozmyte i często nie przynoszą efektu. Znacznie lepiej działa precyzyjna, rzeczowa informacja:

• jaka jest wysokość zaległości,
• z czego dokładnie się składa (np. numer faktury, data wystawienia, termin płatności),
• numer konta bankowego do spłaty,
• do kiedy oczekujesz zapłaty,
• co się stanie, jeśli należność nie zostanie uregulowana.

 

Jasno opisane konsekwencje

Jednym z najważniejszych elementów korespondencji z dłużnikiem jest wskazanie konsekwencji braku zapłaty. Nie wystarczy powiedzieć „prosimy o zapłatę” – trzeba jasno zaznaczyć, co się stanie, jeśli płatność nie nastąpi:

• przekazanie sprawy do kancelarii prawnej,
• skierowanie sprawy do sądu,
• wpis do rejestru dłużników,
• naliczanie odsetek ustawowych za opóźnienie,
• skorzystanie z konkretnych narzędzi określonych w umowie,
• wypowiedzenie umowy.

Konsekwencje powinny być realne i możliwe do wykonania. Oczywiście muszą również pozostawać w zgodzie z obowiązującym prawem.

Co niezwykle istotne, jeśli minęły terminy określone w korespondencji, konsekwencje powinny nastąpić natychmiast. Bez kolejnych próśb, czy negocjacji.
 

Wybór kanałów komunikacji

Sposób przekazania informacji dłużnikowi ma duże znaczenie. W zależności od wartości zadłużenia, relacji z dłużnikiem i wcześniejszej historii kontaktów, można zastosować różne kanały:

• E-mail – szybki, praktyczny i często wystarczający w pierwszym etapie. Ważne, aby e-mail był wysyłany z firmowego adresu i zawierał pełne dane kontaktowe.
• SMS / komunikatory – skuteczne jako przypomnienie, ale raczej nie powinny być jedyną formą kontaktu w sprawach windykacyjnych. Szczególnie, że w część komunikatorów pozwala na usuwanie wysłanej korespondencji przez nadawcę, co może utrudnić w przyszłości odtworzenie całego przebiegu rozmowy.
• List polecony (za potwierdzeniem odbioru) – szczególnie ważny przy wezwaniach do zapłaty.
• List zwykły – odradzamy z uwagi na brak możliwości potwierdzenia zarówno nadania, jak i jego odbioru.

Dla celów dowodowych najlepiej stosować korespondencję, która może zostać zarchiwizowana i przedstawiona w ewentualnym postępowaniu sądowym.
 

Błędy w korespondencji mogą stanowić duży problem

Choć może się wydawać, że kontakt z dłużnikiem to prosta czynność, praktyka pokazuje, że niewłaściwa korespondencja może spowodować więcej szkody niż pożytku. Oto najczęstsze błędy:

• Nieudokumentowana korespondencja – brak kopii wysłanych i otrzymanych wiadomości.
• Błędna identyfikacja długu – niepodanie numeru faktury, daty płatności, niejasne wyliczenia.
• Sprzeczność z wcześniejszymi ustaleniami – np. pismo żądające zapłaty, mimo że wcześniej uzgodniono odroczenie terminu.
• Błędy formalne – nieczytelne pismo, błędy w nazwisku czy nazwie, brak daty lub podpisu.
• Nieodpowiedni ton – wiadomości nacechowane emocjonalnie, groźby, szantaż.
• Brak jasnych terminów i innych istotnych warunków spłaty.

Każdy z tych błędów może być potem wykorzystany przez dłużnika jako argument przed sądem, np. do obrony przed pozwem, wydłużenia postępowania lub zakwestionowania roszczenia.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.