Forma dokumentowa umów – definicja, korzyści, na co warto zwrócić uwagę

Data aktualizacji: 20 czerwca 2025

Pomimo faktu, iż tradycyjna forma pisemna umowy w dalszym ciągu jest najpopularniejszą formą zawierania zobowiązań, istnieje również kilka innych sposobów, które w zależności od zaistniałej sytuacji mogą okazać się pomocne. Jedną z nich jest forma dokumentowa, którą omówimy w niniejszym artykule.

• Definicja formy dokumentowej
• Co może stanowić formę dokumentową
• Czego nie możemy zakwalifikować jako formy dokumentowej
• Forma dokumentowa czy umowa pisemna
• Zalety formy dokumentowej
• Wady formy dokumentowej
• Problemy współczesnych komunikatorów
• Zalecamy z doświadczenia
• Pomoc kancelarii

Definicja formy dokumentowej

Czym jest forma dokumentowa umowy? Jest to złożenie oświadczenia woli w postaci nośnika informacji, w sposób umożliwiający ustalenie osób składających oświadczenie oraz zapoznanie się z całą treścią oświadczenia. Co istotne odtworzenie oświadczenia oraz identyfikacja osób składających oświadczenie musi być możliwa po czasie.
 

Co może stanowić formę dokumentową

Kluczową kwestią jest tu element „nośnika danych”. Uwzględniając dzisiejsze standardy i różnorodność form przekazu informacji mogą to być m.in.:

• wiadomości e-mail,
• uzgodnienia telefoniczne utrwalone na nośniku (nagrane),
• sms’y,
• rozmowy przeprowadzane na komunikatorach(tutaj istotna uwaga opisana w akapicie „Problemy współczesnych komunikatorów”),
• skany podpisanych umów,
• dokumenty PDF podpisane cyfrowo.

 



Czego nie możemy zakwalifikować jako formy dokumentowej

Forma dokumentowa jest zdecydowanie szersza niż tradycyjna umowa pisemna. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji możemy jasno zdefiniować formę dokumentową. Przykładowe elementy, co do których mogą powstać wątpliwości:

• rozmowy telefoniczne, które nie zostały nagrane,
• smsy wysłane za pomocą bramek sms,
• ustalenia ustne, które nie zostały utrwalone w inny sposób,
• niepełne rozmowy za pomocą komunikatorów.

 



Forma dokumentowa czy umowa pisemna

To dosyć powszechne pytanie, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Odpowiednio wcześniej przygotowana i wynegocjowana umowa pisemna z pewnością będzie bardziej użyteczna w wielu sytuacjach. Szczególnie w sytuacjach spornych. Natomiast forma dokumentowa ma zasadniczą przewagę pod kątem łatwości i elastyczności co do form złożenia oświadczenia woli. Wszystko zależy od sytuacji.
 



Zalety formy dokumentowej

Forma dokumentowa posiada dużą ilość mniej lub bardziej oczywistych korzyści. M.in.:

• brak konieczności fizycznego spotkania w celu jej podpisania,
• możliwość zabezpieczenia jej podpisem kwalifikowanym,
• szeroka gama form możliwych do wyboru,
• najczęściej jest formą o mniejszym stopniu skomplikowania.

 



Wady formy dokumentowej

Forma dokumentowa nie jest jednak pozbawiona wad:

• konieczność dodatkowego zadbania o weryfikację stron składających oświadczenie woli,
• w dużej części przypadków (np. sms) warunki oświadczenia są bardzo uproszczone, nie uwzględniają sytuacji nadzwyczajnych i sposobu postępowania w takich sytuacjach,
• w przypadku zapisu na nośnikach typu telefon, istnieje szansa utraty danych przy okazji utraty lub awarii urządzenia,
• w przypadku sytuacji spornych, niektóre sposoby złożenia tego typu oświadczenie mogą być bardziej skomplikowane pod kątem ustalenia ich wiarygodności.

 



Problemy współczesnych komunikatorów

Warto również zwrócić uwagę na dwie istotne kwestie dotyczące popularnych komunikatorów internetowych, o których nie wszyscy wiedzą.
Pierwszą kwestią jest możliwość usunięcia wiadomości już po jej wysłaniu, która od pewnego czasu funkcjonuje w niektórych programach. Użytkownik ma możliwość usunięcia wiadomości nie tylko na swoim koncie. Wiadomość ta zniknie również z konta jej odbiorcy. W takim przypadku powstaje pytanie o trwałość tego typu nośnika i możliwość zakwalifikowania go jako spełniającego wymogi formy dokumentowej.
Drugą kwestią jest możliwość wykonania automatycznej lub pół automatycznej kopii zapasowej rozmów prowadzonych przez niektóre popularne komunikatory. Część z nich przy okazji szyfrowania danych wyłącza te wiadomości z wykonywanych kopii.
 



Zalecamy z doświadczenia

Na zakończenie, kilka praktycznych porad dotyczących stosowania tej formy:

• zawsze wykonujmy kopię zapasową na oddzielnym nośniku danych, czy to w przypadku telefonu, komputera, czy innego urządzenia,
• dokonujmy okresowej archiwizacji danych, pamiętajmy o wykonaniu również kopii niezależnej od oprogramowania, na którym powstało oświadczenie – np. w przypadku rozmów korzystając z komunikatorów, warto wykonać kopię w postaci print screenów, aby zabezpieczyć się przed usunięciem części informacji przez drugą stronę,
• zadbajmy, aby wszystkie przesłanki do uznania oświadczenia woli za formę dokumentową zostały spełnione,
• w przypadku zawarcia umowy na odległość zwiększmy czujność i poświęćmy czas na dodatkową weryfikację drugiej strony umowy,
• unikajmy oświadczeń otwarty pozostawiających wiele miejsca na interpretację warunków.




Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej ze sporządzeniem oświadczenia w formie dokumentowej, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.

Sprawdź powiązane z artykułem usługi naszej kancelarii:



E-porada prawna



Porady prawne



Abonamenty prawne

Jak bardzo podobał Ci się artykuł?

Kliknij na gwiazdkę, aby ocenić

Oceń

Średnia ocena 4.3 / 5. Liczba głosów: 3

Nikt jeszcze nie ocenił artykułu. Bądź pierwszy!