Delegacja windykacji pracownikom pełniącym inne obowiązki

Data aktualizacji: 3 października 2025

Windykacja należności to jedno z największych wyzwań stojących przed małymi firmami. Szczególnie w przypadku nowych działalności, które wciąż są na etapie rozwoju. Działania windykacyjne z pewnością będą konieczne. Pytanie brzmi: kto powinien je prowadzić? W praktyce małych i średnich firm bardzo często spotyka się sytuację, w której obowiązki windykacyjne zostają przekazane pracownikom, którzy na co dzień zajmują się czymś zupełnie innym – np. księgowością, obsługą klienta, czy sprzedażą. Taka delegacja ma swoje zalety, ale też wiele wad – zarówno pośrednich, jak i bezpośrednich.

• Windykacja w małej firmie
• Rozwój działalności – więcej windykacji
• Delegacja działań windykacyjnych
• Pracownicy wykonujący inne obowiązki
• Pozytywne skutki delegacji wewnętrznej
• Negatywne skutki delegacji wewnętrznej – pośrednie i bezpośrednie
• Możliwe kierunki działań
• Pomoc kancelarii

 

Windykacja w małej firmie

W małych firmach, problem windykacji bardzo często spoczywa na barkach samego właściciela. To on zna najlepiej swoich klientów, prowadzi rozmowy handlowe i – niestety – musi również przypominać o kwestiach płatności. Na początku działalności taka praktyka bywa w pewien sposób naturalna. Liczba kontrahentów jest stosunkowo niewielka. Jednak już wtedy pojawiają się problemy: przedsiębiorca zamiast rozwoju biznesu poświęca czas na „przypominanie o fakturach”.
 

Rozwój działalności – więcej windykacji

Rozwój biznesu oznacza nie tylko większe przychody, ale również większą liczbę kontrahentów i – niestety w wielu wypadkach – rosnące ryzyko nieterminowych płatności. Z czasem okazuje się, że kilka spóźnionych faktur miesięcznie przeradza się w kilkanaście czy kilkadziesiąt spraw, które trzeba monitorować, rozwiązywać, a czasem także kierować na drogę sądową.

Im szybszy rozwój, tym większe znaczenie ma efektywna organizacja procesu windykacyjnego. Właściciel firmy nie jest już w stanie samodzielnie zajmować się wszystkimi sprawami, dlatego zaczyna szukać wsparcia.
 

Delegacja działań windykacyjnych

Delegowanie windykacji pracownikom wykonującym inne obowiązki to częsta praktyka w sektorze MŚP. Teoretycznie rozwiązanie wydaje się korzystne: firma nie ponosi dodatkowych kosztów, a problem „znika” z głowy właściciela. Jednak rzeczywistość bywa znacznie bardziej skomplikowana.
 

Pracownicy wykonujący inne obowiązki

Delegacja windykacji pracownikom pełniącym inne zadania prowadzi do naturalnego konfliktu priorytetów. Każdy z pracowników ma swoje główne obowiązki – sprzedaż, obsługę klienta, prowadzenie ksiąg, czy zarządzanie biurem. Na wykonanie tych zadań wymagany jest czas. Dodając kolejne obowiązki, w tym samym czasie trudno będzie pogodzić wszystkie czynności i wykonać je z należytą dokładnością.
 

Pozytywne skutki delegacji wewnętrznej

Mimo wielu zagrożeń delegacja windykacji pracownikom może przynieść pewne pozytywne efekty, zwłaszcza w krótkiej perspektywie:

• oszczędność kosztów – przynajmniej teoretyczna,
• większa elastyczność – w porównaniu z outsourcingiem windykacji na zewnątrz,
• teoretycznie szybsza reakcja na powstałe problemy.

W wielu jednak wypadkach pozytywy te, szczególnie w dłuższej perspektywie czasowej i przy dynamicznym rozwoju przedsiębiorstwa, pozostaną jedynie w sferze teorii. Realia są zgoła inne.
 

Negatywne skutki delegacji wewnętrznej – pośrednie i bezpośrednie

Znacznie mniej teoretyczne są jednak skutki negatywne. Warto w tym miejscu podzielić je na bezpośrednie (i często bardziej oczywiste) oraz pośrednie.
Skutki bezpośrednie:

• Brak specjalistycznej wiedzy prawnej i problemy z tym związane.
• Utrata efektywności – brak systematyczności w działaniach windykacyjnych (związany m. in. z koniecznością realizacji innych zadań).
• Ryzyko błędów – pojawienie się np. nieprawidłowych wezwań do zapłaty, przekroczenie terminów przedawnień, błędy formalne podczas składania wniosków do sądów, etc.
• Obciążenie pracowników – spadek motywacji i efektywności w realizacji ich głównych obowiązków.

Skutki pośrednie:

• Zaburzenie relacji z klientem – np. pracownik działu handlowego przypominający o zadłużeniu może być znacznie mniej skuteczny jeśli chodzi o przekonanie klienta do realizacji nowych wdrożeń.
• Ryzyko pojawienia się konfliktu interesów – pracownik odpowiedzialny za obsługę klienta, czy sprzedaż w obawia zepsucia relacji z klientem (od czego zależy np. jego prowizja), może „przymykać oko” na pewne nieprawidłowości.
• Negatywny wpływ na kulturę organizacyjną – pracownicy mogą czuć, że powierzono im zadania wykraczające poza ich kompetencje.
• Problemy z priorytetyzacją zadań.

 

Możliwe kierunki działań

Przedsiębiorca, który dostrzega problem związany z windykacją, ma kilka możliwych ścieżek działania:

• Utworzenie wewnętrznego działu windykacji – choć jest to rozwiązanie dedykowane do większych podmiotów, z uwagi na wysokie koszty utrzymania,
• przeprowadzenie szkoleń pracowników i redukcja ich aktualnych obowiązków,
• wdrożenie narzędzi automatyzujących część procesów – poprawi to działania, jednak nie rozwiąże wszystkich problemów,
• outsourcing windykacji – współpraca z kancelarią prawną, która profesjonalnie zajmie się całością procesu.

 

Pomoc kancelarii

W wielu wypadkach może okazać się, iż najbardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing części zadań. W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.