Realistyczne cele w windykacji – praktyczne podejście

Data aktualizacji: 16 stycznia 2026

Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że skoro wierzytelność jest zasadna, udokumentowana i bezsporna, to jej odzyskanie jest wyłącznie kwestią czasu. Rzeczywistość pokazuje jednak, że pomiędzy „należy się” a „zostało zapłacone” istnieje często długa droga. Z tego powodu, niezwykle istotnym elementem strategii windykacji jest określenie jej celów. Wbrew pozorom nie jest to tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.

• Cel windykacji
• Koszty windykacji
• Określenie realistycznych celów
• Zakładanie wyłącznie najlepszego scenariusza
• Samodzielne działania są często niedoszacowane
• Praktyczne korzyści outsourcingu windykacji
• Analiza uzyskanych wyników i wnioski
• Pomoc kancelarii
• Zobacz również wersję video

 

Cel windykacji

Na pierwszy rzut oka cel windykacji wydaje się oczywisty: odzyskanie pieniędzy. W praktyce jednak proces windykacyjny może – i powinien – realizować kilka równoległych celów, które nie zawsze są ze sobą w 100% zbieżne. Celem głównym jest oczywiście odzyskanie należności, jednak powinniśmy wziąć po uwagę również szereg celów pośrednich takich jak:

• ograniczenie kosztów finansowych przedsięwzięcia,
• ograniczenie kosztów czasowych prowadzonych działań,
• zachowanie dobrych relacji z kontrahentem,
• dbałość o wizerunek przedsiębiorstwa,
• możliwość wyciągnięcia wniosków zarówno z sukcesów, jak i porażek.

 

Koszty windykacji

Jednym z kluczowych elementów realistycznego podejścia do windykacji jest uwzględnienie kosztów. Co istotne – nie chodzi wyłącznie o koszty bezpośrednie, takie jak opłaty sądowe czy wynagrodzenia, ale również (a często przede wszystkim) koszty czasowe oraz koszty utraconych szans.

Praktyczny przykład:
Zadłużenie wynosi 10 000PLN. Koszty bezpośrednie odzyskania zadłużenia wyniosły 200PLN (koszty pism, wezwań do zapłaty, etc.). Czy główny cel został zrealizowany? Tak. Zadłużenie zostało odzyskane. Czy koszty są na relatywnie niskim poziomie? Tak, ale… Jeśli w przedsięwzięcie było zaangażowanych 3 pracowników firmy, którzy poświecili na działania 5h / miesiąc każdy, czy (przy założeniu, iż działania trwały 3 miesiące) w dalszym ciągu możemy mówić o niskich kosztach? Zakładając koszt godziny pracownika na poziomie 100PLN, łączne koszty po 3 miesiącach wyniosły realnie 3*3*5*100+200 = 4700PLN. Czy w takiej sytuacji możemy mówić, iż działania były skuteczne? Niestety to nie koniec. Jeśli założymy, iż pracownicy w tym czasie powinni realizować inne zadania, które generują realne zyski dla firmy, straty spowodowane koniecznością poświęcenia czasu na działania windykacyjne będą jeszcze wyższe.
 

Określenie realistycznych celów

Analizując powyższy przykład, przy określaniu celów windykacji powinniśmy brać pod uwagę szerszą perspektywę niż jedynie samo odzyskanie zadłużenia. Proces dojścia do celu jest również ważny. Ma to szczególne znaczenie w przypadku mniejszych firm, gdzie nawet kilkugodzinna absencja pracownika może rodzić duże problemy dla wielu istotnych procesów przedsiębiorstwa.

Praktyczny przykład:
Wysyłka korespondencji do dłużników realizowana przez jednego z pracowników nie zabiera wiele czasu, zwykle kilkanaście minut w tygodniu. Jednak jeśli spojrzymy na cały proces, okazuje się, iż czynność tą poprzedza znacznie dłuższy czas przeznaczony na sprawdzenie płatności, zebranie dokumentów, przypomnienie sobie całej historii związanej z tym konkretnym przypadkiem.
 

Zakładanie wyłącznie najlepszego scenariusza

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych w windykacji jest planowanie działań w oparciu wyłącznie o najlepszy możliwy scenariusz. Przedsiębiorcy nierzadko zakładają, że dłużnik ureguluje zobowiązanie po pierwszym wezwaniu do zapłaty, że wszystkie działania będą pozbawione błędów, że windykacja sądowa zwyczajnie nie będzie potrzebna.

Praktyczny przykład:
Założenie, iż nieopłacona faktura w kwocie 10 000PLN zostanie opłacona niezwłocznie po przesłaniu wezwania do zapłaty. Jeśli pojawi się problem, mimo wszystko dłużnik nie chcąc ponosić kosztów sądowych, ureguluje zadłużenie w dość krótkim czasie. W praktyce jednak okazuje się, iż dłużnik kwestionuje powstanie zadłużenia, powołując się na zapisy w dość nieprecyzyjnie stworzonej umowie. Sprawa trafia do sądu. Finalnie po kilku latach, z pomocą komornika udaje się odzyskać zadłużenie. Czy jednak koszty odzyskania zadłużenia pozostały na wcześniej założonym poziomie?
 

Samodzielne działania są często niedoszacowane

Wielu przedsiębiorców podejmuje próbę samodzielnej windykacji, zakładając, że pozwoli to zaoszczędzić na kosztach. W praktyce takie podejście często prowadzi do odwrotnych rezultatów. Nie tylko z uwagi na niedoszacowanie własnych kosztów czasowych, ale również kosztów powstałych z powodu błędów wynikających z braku doświadczenia w praktycznym stosowaniu prawa, czy kosztów wizerunkowych spowodowanych np. impulsywną reakcją na żądania dłużnika (dotyczące spełnienia dodatkowych warunków).
 

Praktyczne korzyści outsourcingu windykacji

Precyzyjne cele windykacyjne znacznie łatwiej określić mając mniejszą ilość zmiennych. Np. korzystając z outsourcingu takich działań. Przy założeniu określonych kosztów, możemy spodziewać się konkretnych wyników.

Z drugiej strony, kancelaria prawna posiadająca doświadczenie w prowadzeniu tego typu spraw z dużą dozą pewności powinna uzyskać lepsze wyniki dotyczące skuteczności.

Co w takim razie z realizacją innych, wcześniej opisanych celów? Przeanalizujmy je po kolei:

• ograniczenie kosztów finansowych przedsięwzięcia – koszty zostały omówione powyżej,
• ograniczenie kosztów czasowych prowadzonych działań – działania prowadzi kancelaria, a nie pracownicy przedsiębiorstwa,
• zachowanie dobrych relacji z kontrahentem – negocjacje, pisma, czy wezwania prowadzone są przez zewnętrzny podmiot – kancelarię, a nie przedsiębiorcę,
• dbałość o wizerunek przedsiębiorstwa – doświadczenie kancelarii pozwoli na uniknięcie wielu problemów wizerunkowych,
• możliwość wyciągnięcia wniosków zarówno z sukcesów, jak i porażek – doświadczona kancelaria prawna w tym zakresie również jest w stanie pomóc.

 

Analiza uzyskanych wyników i wnioski

Realistyczne podejście do windykacji nie kończy się na odzyskaniu należności. Kluczowym elementem jest analiza wyników i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

W pierwszej kolejności warto dokonać oceny prowadzonych działań:

• procent odzyskanych należności,
• czas trwania postępowań,
• koszty w relacji do uzyskanych kwot,
• skuteczność poszczególnych metod.

Nie powinniśmy jednak na tym poprzestać. Równie istotne jest wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Nie tylko w odniesieniu do procesu windykacji, ale do elementów powstałych znacznie wcześniej:

• lepszej weryfikacji kontrahentów,
• zabezpieczeń w umowach,
• poprawy procedur płatności,
• szybszej reakcji na opóźnienia.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.

Zobacz również wersję video