Strategia windykacyjna – przydatna checklista

Data aktualizacji: 14 marca 2025

Jednym z kluczowych narzędzi wspierających proces windykacyjny, a zarazem dosyć prostym do stworzenia jest checklista, czyli zestaw kroków / zadań, które pozwalają uporządkować działania windykacyjne. W artykule omówimy, jak stworzyć skuteczną checklistę, jakie elementy powinny się w niej znaleźć oraz jak dostosować ją do indywidualnych potrzeb firmy.

• Czym jest strategia windykacyjna?
• Dlaczego checklista może być pomocna
• Istotne założenie
• Stworzenie pierwszej checklisty – najważniejsze elementy
• Dostosowanie do własnych potrzeb i procedur
• Okresowa aktualizacja
• Pomoc kancelarii

Czym jest strategia windykacyjna?

Skuteczna checklista nie powstanie bez odpowiedniej strategii windykacyjnej. Strategia windykacyjna to zbiór procedur, narzędzi i technik wykorzystywanych przez firmę w celu odzyskania zaległych płatności. Obejmuje ona zarówno działania prewencyjne (np. weryfikację wiarygodności kontrahenta), jak i konkretne kroki podejmowane w przypadku opóźnień w płatnościach.

Jeśli strategia jeszcze nie powstała, pomocny może być inny artykuł opublikowany
na blogu.
 

Dlaczego checklista może być pomocna

Plan działania jest istotny w praktycznie każdym elemencie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie inaczej jest w windykacji. Checklista jest swego rodzaju uporządkowaniem i do pewnego stopnia uproszczeniem kroków postępowania. Główne zalety korzystania z checklisty:

• Pomaga poprawić systematyczność działań, poprzez przejrzystą formę i wynikające z siebie poszczególne elementy.
• Minimalizuje ryzyko przeoczenia kluczowych kroków.
• Pozwala szybciej reagować na zaległe płatności, bez konieczności opracowywania dodatkowych procedur.
• Ułatwia delegowanie zadań w zespole oraz określenie osób odpowiedzialnych za nadzór.
• Pozwala na szybkie dostosowanie działania do obowiązujących procedur i przepisów.
• Umożliwia w prosty sposób na dołączenie do procedury firm zewnętrznych, np. współpracującej kancelarii prawnej, czy biura księgowego.

 

Istotne założenie

Zanim przystąpimy do opisu samej checklisty, na potrzeby artykułu musi wprowadzić kilka założeń:

• Przedsiębiorstwo posiada już „szerszą” strategię windykacyjną.
• Działania przygotowawcze takie jak analiza umów i innych pod kątem zgodności z obowiązującym prawem, zostały już wykonane.
• Dysponujemy wcześniej przygotowanymi szablonami dokumentów, czy maili.
• System monitorowania zaległości działa i jest regularnie wykorzystywany.
• Checklista uruchamiana jest po wykryciu braku wpływu należności.

Aby w łatwy sposób móc śledzić postęp działań i skuteczność samej checklisty, powinniśmy zdefiniować narzędzie, w którym będziemy przechowywać dane dotyczące postępu w każdej sprawie. W zależności od dostępnych środków, stopnia skomplikowania struktury zadłużeń, osobistych preferencji, czy podmiotów zaangażowanych w cały proces, możemy wybrać jedną z poniższych form:

• dokumenty tekstowe – oddzielny dokumenty dla każdego klienta / sprawy – sprawdzi się w przypadku niewielkiej ilości elementów do śledzenia oraz braku osób dodatkowych zaangażowanych w proces,
• arkusz kalkulacyjny – umożliwi nam nie tylko wprowadzenie struktury do danych, ale również sortowanie, filtrowanie oraz tworzenie raportów,
• aplikacji typu ToDo List, w których możemy stworzyć listy zadań, grupując całość w projekty,
• aplikacje CRM, jeśli posiadają taką możliwość,
• dowolne inne narzędzie, które będzie wygodne dla osób realizujących procedurę.

 

Stworzenie pierwszej checklisty – najważniejsze elementy

Warto podzielić checklistę na mniejsze grupy tak, abyśmy łatwiej mogli śledzić postęp na przestrzeni różnych projektów. Przykładowa checklista:

1. Przypomnienia
• X dni po terminie płatności, kontakt mailowy,
• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• ponowny kontakt mailowy,
• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• telefon do dłużnika w celu wyjaśnienia sytuacji,

 
2a. Wezwania do zapłaty

• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• przesłanie przedsądowego wezwania do zapłaty,
• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• przesłanie ostatecznego wezwania do zapłaty,

 
2b. Przekazanie spraw do kancelarii prawnej

• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• kontakt z kancelarią i przekazanie kompletu informacji,
• oczekiwanie na sygnał odnośnie kolejnych działań,

 
3a. Postępowanie sądowe

• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• przygotowanie dokumentacji do sądu,
• złożenie pozwu,
• okresowe monitorowanie postępów,
• obsługa postępowania.

 
3b. Postępowanie sądowe prowadzone przez kancelarię prawną:

• sprawdzenie ponowne stanu zadłużenia,
• przekazanie informacji do kancelarii o konieczności rozpoczęcia postępowania sądowego,
• oczekiwanie na postępy w działaniach

Z racji chęci zachowania prostej formy, checklista najczęściej kończy się na etapie postępowania sądowego. Działania na tym etapie oraz ewentualnego postepowania komorniczego są dosyć zróżnicowane, a dane z nich płynące będą trudne do grupowania, co może jedynie zaciemnić samą checklistę i niepotrzebnie uczynić ja dosyć skomplikowaną.
 

Dostosowanie do własnych potrzeb i procedur

Powyższy przykład zawiera tak naprawdę dwie ścieżki:

• windykację we własnym zakresie na wszystkich etapach postępowania,
• windykację z pomocą kancelarii prawnej.

Ostateczna wersję oczywiście należy dostosować do własnych potrzeb i indywidualnej sytuacji. Inaczej bowiem sytuacja będzie wyglądała w przypadku sklepu internetowego, platformy usług, sklepu detalicznego, czy firmy usługowej. Procedura będzie nieco inna, jeśli część elementów jest już zautomatyzowana, korzystamy z pomocy kancelarii prawnej na zasadach stałych (abonament prawny), czy warunki podpisywanych umów są dosyć niestandardowe.

Istotne jest, aby checklista była przejrzysta i dokładnie obrazowała kolejne kroki działań.
 

Okresowa aktualizacja

Windykacja to proces, który powinien być na bieżąco aktualizowany. Zmieniające się przepisy prawa, nowe technologie oraz inne czynniki mogą wymagać modyfikacji w strategii windykacyjnej. Przekłada się to bezpośrednio również na konieczność aktualizacji samej checklisty.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.