Współpraca z kontrahentem zagranicznym – dobre praktyki jak uniknąć problemu zadłużeń

Data aktualizacji: 7 listopada 2025

Współpraca międzynarodowa to często duża szansa na rozwój przedsiębiorstwa, możliwość uruchomienia dostaw na rynki zewnętrzne lub pozyskanie komponentów oraz usług po niższych niż lokalne cenach. Warto jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach tak, aby wymarzona współpraca i rozwój nie przerodziły się w istotny problem. W dzisiejszym artykule omówimy najważniejsze kwestie.

• Współpraca jednostkowa a masowa (sklep / platforma handlowa / portal)
• Weryfikacja
• Rozliczenie i płatności
• Internet
• Odpowiednio skonstruowane umowy
• Przygotowane procedury windykacyjne
• Zasada ograniczonego zaufania
• Współpraca z kancelarią prawną

Współpraca jednostkowa a masowa (sklep / platforma handlowa / portal)

Na wstępie, warto wyizolować dwie sytuacje, w których przedsiębiorstwo może się znaleźć:

• Wariant I – współpraca z pojedynczymi dostawcami – w celu np. obniżenia kosztów produkcji, otwarcia się na nowe rynki etc.,
• Wariant II- współpraca z klientem masowym – np. za pomocą sklepu internetowego lub platformy handlowej.

Wbrew pozorom, pod kątem mitygacji problemów z zadłużeniem, sytuacje te wymagają nieco innego podejścia. W pierwszym przypadku warto większy nacisk położyć na dokładną weryfikację kontrahenta. W drugim, z oczywistych powodów, większy nacisk powinien być położony na procedury zabezpieczające oraz bezpieczne rozwiązania w zakresie kolejności płatności i dostawy oraz zakresu odpowiedzialności za poszczególne elementy całego procesu. Trudno bowiem oczekiwać, iż np. sklep internetowy będzie weryfikował każdego klienta z osobna. Natomiast można oczekiwać, iż wdroży np. mechanizmy zabezpieczające przed nieuczciwymi kontrahentami w postaci weryfikacji kont, odpowiednich trybów płatności za towary i usługi, czy rozwiązań związanych z rozstrzyganiem ewentualnych sporów.
 

Weryfikacja

Nie ulega wątpliwości, iż powinniśmy weryfikować wszystkich kontrahentów, z którymi planujemy współpracę w wariancie I. Nie inaczej jest w przypadku kooperacji zagranicznej. Ten przypadek zasługuje jednak na szczególną uwagę, ponieważ jeśli pojawią się problemy, najczęściej trudniej im zaradzić. Z tego powodu do kwestii weryfikacji powinniśmy podejść z pełnym zaangażowaniem, a wszelkie wątpliwe kwestie powinny być niezwłocznie rozstrzygane. Szczególnie na wczesnych etapach funkcjonowania całego przedsięwzięcia.

Weryfikacji kontrahenta powinniśmy dokonać przynajmniej poprzez kilka źródeł informacji. W tym celu możemy skorzystać m.in. z:

• Internetu – weryfikując zarówno podstawowe informacje o kontrahencie, ale również jego lokalizację i opinie, czy obecność w mediach społecznościowych. Warto zwrócić uwagę również na czas, jaki dany podmiot jest na rynku.
• E-justice – jeśli nasz kontrahent znajduje się na terenie Unii Europejskiej, ten portal pozwoli nam na weryfikację kontrahenta w rejestrze przedsiębiorców dowolnego kraju członkowskiego UE.
• Baza VIES – europejski rejestr służący do weryfikacji, czy nasz kontrahent posiada europejski, aktywny numer VAT.
• Inni kontrahenci sprawdzanego podmiotu – weryfikacji można również stosunkowo łatwo dokonać poprzez kontakt z kontrahentami współpracującymi ze sprawdzanym podmiotem. Dosyć często bowiem zdarza się, iż listy najważniejszych Klientów są prezentowane czy to na stronie internetowej przedsiębiorstwa, czy w Social Mediach. Jeśli mamy wątpliwości, możemy poprosić o listę firm, z którymi podmiot współpracował w naszym kraju.

 

Rozliczenie i płatności

Przy wyborze sposobu rozliczenia oraz metody płatności powinniśmy zachować ostrożność. Szczególnie na początku współpracy. Wybierzmy metodę rozliczenia korzystną dla naszego przedsiębiorstwa. Jeśli rozpoczynamy współpracę z klientem zagranicznym, warto rozważyć stosowanie przedpłat za towar / usługę. Dochodzenie roszczeń od kontrahenta zlokalizowanego 2000km od nas może być uciążliwe. Szczególnie, jeśli mamy do czynienia z wariantem II współpracy.
 

Internet

W przypadku istotnych z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa przedsięwzięć warto okresowo monitorować sytuację kontrahenta. Użyteczny w tym przypadku jest Internet. Jeśli zaczynają pojawiać się sygnały świadczące o problemach, mamy możliwość szybkie reakcji i wprowadzenia środków zaradczych. Okresowo, można pokusić się również o sprawdzanie dokumentów finansowych kontrahenta. Często są one dostępne na dedykowanych, państwowych platformach internetowych.
 

Odpowiednio skonstruowane umowy

Często pomijaną, a jednak niezwykle istotną kwestią jest konstrukcja wszelkiego rodzaju umów, regulaminów, czy innych dokumentów określających zasady współpracy z kontrahentem. Zarówno w wariancie I, jak i II. W zależności od rynku, na którym operujemy, wymagania, a także możliwości prawne mogą być różne. Przed rozpoczęciem działań warto te kwestie szczegółowo omówić ze specjalistą. Na przykład współpracującą z przedsiębiorstwem kancelarią prawną.
 

Przygotowane procedury windykacyjne

Istotną kwestią jest również określenie z góry (opracowanie wcześniej) kompletu procedur windykacyjnych. Co jeszcze ważniejsze, przestrzegania tychże procedur. Zapobiegnie to nie tylko drobnym problemom często występującym podczas współpracy, ale również pozwoli na szybką reakcję, kiedy drobna kwestia ma szansę przerodzić się w duże wyzwanie zarówno pod kątem organizacyjnym, jak również często pod kątem finansowym. Opracowanie i nadzór nad tego typu procesami jest kluczowy.
 

Zasada ograniczonego zaufania

Warto zawsze ostrożnie podchodzić do współpracy. Nie oznacza to, iż nie powinniśmy jej podejmować. Jednak, jeśli jej warunki są niezwykle atrakcyjne, trudno jest nam zweryfikować kontrahenta, występują problemy w komunikacji, warto raz jeszcze przeanalizować wszystkie za i przeciw. Tak, aby wymarzona współpraca, która miała doprowadzić do rozwoju przedsiębiorstwa, nie stała się jego największym problemem. Często takim „okazjom” towarzyszy presja czasowa, która nie jest dobrym doradcą. Ostrożne podejście w takim wypadku jest wysoce wskazane.

 

Współpraca z kancelarią prawną

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub opracowaniem strategii mitygacji problemów z zadłużeniem kontrahentów zagranicznych, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.