Windykacyjne porządki 2026 roku – ostatni dzwonek na rozpoczęcie działań

Data aktualizacji: 16 października 2026

Ostatni kwartał roku to dla większości przedsiębiorstw okres wzmożonej pracy: domykanie kontraktów, wykorzystywanie limitów wydatków, planowanie budżetów, przygotowania do zamknięcia ksiąg, plany na kolejny rok budżetowy. W natłoku spraw zaległe faktury łatwo odłożyć „na styczeń”.

Praktyka pokazuje jednak, że należności przenoszone z roku na rok nie są dobrym rozwiązaniem. Co najmniej z kilku powodów:

• szanse na bezproblemowe odzyskanie należności spadają z miesiąca na miesiąc,
• wierzytelności tracą na wartości – między innymi z powodu inflacji, ale również braku możliwości zainwestowania ich,
• działania takie utrwalają u dłużnika przekonanie, że rozliczenie „może jeszcze poczekać”,
• zadłużenia komplikują plany finansowe na kolejny rok.

Zatem jak podejść do całego przedsięwzięcia?

• Dlaczego warto zacząć już w październiku
• Październik: inwentaryzacja należności
• Listopad: działania polubowne
• Do połowy grudnia: decyzje o drodze sądowej
• Przygotowanie na 2027 rok
• Stała kontrola należności zamiast corocznych porządków
• Stałe wsparcie w windykacji zamiast odseparowanych działań
• Pomoc kancelarii

W skrócie

• Październik (zostały dwa tygodnie): zestawienie wszystkich należności, skompletowanie dokumentów, podział spraw według stopnia ryzyka.
• Listopad: wezwania do zapłaty, rozmowy i decyzje o skierowaniu spraw na drogę sądową.
• Do połowy grudnia: ostateczne porządki i wyciąganie wniosków – przegląd umów z kontrahentami, zasady weryfikacji partnerów i wewnętrzna procedura reagowania na opóźnienia.
• Docelowo: stała kontrola należności zamiast jednorazowej akcji raz w roku.

Dlaczego warto zacząć już w październiku

Grudzień technicznie ma 31 dni. W praktyce biznesowej, w wielu firmach znacznie mniej. W zasadzie kwestie nie zamknięte przed 15.12 pozostają nierozwiązane do kolejnego roku. Dodatkowo, wiele kwestii windykacyjnych, które z pozoru są proste, po szerszej analizie wymaga jednak znacznie większego nakładu pracy. Pracy, która powinna zostać wykonana solidnie, nie w pośpiechu w trakcie największego ruchu przedświątecznego lub w momencie, kiedy myślami większość zespołu jest już tak naprawdę przy wigilijnym stole. Szczególnie, iż w wielu wypadkach windykację chcemy oprzeć na postępowaniu polubownym, które co do zasady wymaga nie tylko dużo czasu, ale wyczucia i odpowiedniego podejścia.

 

Październik: inwentaryzacja należności

Pierwszy etap nie wymaga kontaktu z dłużnikami. Jego celem jest rzetelna odpowiedź na pytanie: ile, od kogo i na jakiej podstawie firmie się należy. Wbrew pozorom, w wielu przypadkach ostatni raz wszystkie te pytania zadano… przed rokiem…

Od czego warto zacząć:

• zebranie wszystkich należności nierozliczonych,
• pogrupowanie należności w zależności od długości zaległości,
• przy każdym dłużniku warto odnotować podstawowe informacje (np. łączną kwotę zaległości, liczbę nieopłaconych faktur, datę ostatniego kontaktu i ostatniej wpłaty, informację, czy współpraca nadal trwa.),
• skompletowanie dokumentacji (umowy, zamówienia, faktury, dowody wykonania usługi, czy dostawy towaru, korespondencję, dotychczasowe wezwania i dodatkowe ustalenia),

Kompletna dokumentacja to fundament dalszych działań, zarówno w postępowaniu polubownym, jak i sądowym. Braki ujawnione w październiku można jeszcze uzupełnić. Braki ujawnione w grudniu często przesądzają o przesunięciu sprawy na kolejny rok.

Na koniec warto podzielić wierzytelności na grupy w zależności od działań, które powinny zostać podjęte:

• Monitorowane: niewielkie opóźnienia dłużnik płaci regularnie, nieopłacone z powodu drobnego błędu.
• Negocjowane samodzielnie (jeśli posiadamy odpowiednie zasoby): dłużnik nie kwestionuje długu, ale ma krótkotrwałe trudności z płatnością. Sytuacja występuje pierwszy raz.
• Negocjowane przez podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną): zadłużenie to kolejny taki epizod kontrahenta, występują problemy w ściągalności długu lub firma zwyczajnie nie posiada odpowiednich zasobów do przeprowadzenia procesu samodzielnie.
• „Przekazanie sprawy podmiotowi zewnętrznemu i plany przejścia na ścieżkę sądową”: brak kontaktu, kwestionowanie należności bez uzasadnienia, wysoka kwota, sygnały pogarszającej się kondycji dłużnika lub zaległość powyżej kwartału.

 

Listopad: działania polubowne

W przypadku spraw windykacyjnych prowadzonych wewnętrznie: Listopad to czas aktywnego kontaktu z dłużnikami. Celem jest odzyskanie jak największej części należności bez sądu, a jednocześnie przygotowanie gruntu pod ewentualne dalsze kroki.

W przypadku spraw windykacyjnych prowadzonych przez podmiot zewnętrzny: Listopad to okres największej aktywności, która ma doprowadzić do odzyskania wierzytelności o możliwie największej wartości oraz oszacowanie, które sprawy będą wymagały wejścia na drogę sądową.

 

Do połowy grudnia: decyzje o drodze sądowej

Pierwsza połowa grudnia to w dużej mierze kontynuacja działań rozpoczętych w listopadzie. Przy czym końcowym ich efektem powinny być:

• ustalenie, które wierzytelności udało się odzyskać,
• decyzje, które wierzytelności wymagają definitywnie rozpoczęcia postępowania sądowego,
• pogrupowanie spraw pod kątem stopnia ich rozwiązania,
• wprowadzenie wstępnych zmian w strategii na rok kolejny oraz ustalenie działań.

 

Przygotowanie na 2027 rok

Porządki nie powinny kończyć się na odzyskaniu zaległości. Ostatni kwartał to także dobry moment na wyeliminowanie przyczyn, które do nich doprowadziły.

Działania w tym zakresie warto zacząć od trzech kwestii:

• przegląd umów z istniejącymi kontrahentami – szczególnie tymi, których umowy mogą ulec zmianie w kolejnym roku,
• ponowna weryfikacja kontrahentów – w szczególności tych, z którymi w tym roku występowały problemy,
• aktualizacja lub (jeśli nie istnieje) stworzenie procedury monitoringu i reakcji na opóźnienia.

 

Stała kontrola należności zamiast corocznych porządków

Jednorazowa akcja przeprowadzona w ostatnim kwartale pozwala odzyskać część środków. Nie zmienia jednak mechanizmu, który do zaległości doprowadził. Firmy, które nie muszą robić „windykacyjnych porządków”, łączy kilka cech:

• należności są monitorowane regularnie (i nie jest to raz w roku),
• reakcja na opóźnienie następuje w ciągu kilku dni, a nie po kilku miesiącach,
• umowy z kontrahentami zawierają zabezpieczenia i jasne zasady płatności,
• do kontroli wyznaczone są konkretne osoby w zespole,
• dokumentacja jest kompletowana na bieżąco, a nie odtwarzana w momencie wystąpienia problemu.

 

Stałe wsparcie w windykacji zamiast odseparowanych działań

Wiele firm korzysta z pomocy kancelarii prawnej dopiero wtedy, gdy sprawa jest już zaawansowana: dłużnik od miesięcy nie płaci, dokumenty są niekompletne, a relacja handlowa i tak jest zerwana. Doraźna pomoc w takich okolicznościach jest możliwa, ale mniej efektywna.

Stała obsługa prawna, np. w formie abonamentu, zmienia tę perspektywę:

• ciągłość: prawnik zna firmę, jej kontrahentów i stosowane umowy,
• szybkość: przypomnienie, czy wezwanie do zapłaty może zostać wysłane w ciągu kilku dni od zaległości, a nie po kilku miesiącach,
• prewencja: umowy z kontrahentami są przygotowywane i weryfikowane biorąc pod uwagę konieczność ewentualnej windykacji,
• przewidywalność kosztów: stałe wynagrodzenie ułatwia planowanie budżetu i zachęca do konsultowania wątpliwości na wczesnym etapie,
• spójność działań: od przypomnienia, przez wezwanie, po postępowanie sądowe i egzekucję, sprawę prowadzi jeden zespół.

Początek roku to naturalny moment na rozważenie takiej współpracy.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci nawiązania współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.
• szczegółowe warunki pakietów usług dla klientów dostępne są tutaj: https://www.staniszewski-kancelaria.pl/pakiety-uslug
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji – https://www.staniszewski-kancelaria.pl/wycena-windykacji.