Windykacyjne kwestie prawne, którymi warto się zająć jeszcze w 2025 roku

Data aktualizacji: 12 grudnia 2025

Windykacja należności to nie tylko dochodzenie zapłaty, lecz cały system działań prawnych i organizacyjnych, które wpływają na stabilność finansową przedsiębiorstwa. Rok 2025 nie przyniósł nadmiernie rewolucyjnych zmian legislacyjnych w tym obszarze, co jest dobrą wiadomością. Firmy mogą skupić się na najważniejszych kwestiach, które wpływają na efektywność odzyskiwania należności: porządkowaniu procesów, eliminowaniu błędów oraz wdrażaniu narzędzi, które minimalizują ryzyko opóźnień. Do końca roku pozostało już niewiele czasu. Windykacja to proces ciągły, ale grudzień wymusza większą priorytetyzację działań. Od czego zacząć, aby zakończyć 2025 rok możliwie najbardziej efektywnie? Poniżej prezentujemy kilka elementów wartych rozważenia.

• 4 kategorie istotnych kwestii
• Prewencja
• Windykacja polubowna
• Windykacja sądowa
• Windykacja komornicza
• 4 etapy podejścia do każdej z kwestii
• Analiza obecnej sytuacji
• Identyfikacja największych ryzyk
• Plan wdrożeniowy „wersji minimum”
• Ocena wdrożenia „wersji minimum” i plan dalszych działań
• Kontakt z kancelarią

4 kategorie istotnych kwestii

Elementy wymagające uwagi podzieliliśmy na cztery kategorie tak, aby łatwiej było uporządkować sprawy zależnie od etapu, na którym się znajdujemy. Każda z nich obejmuje inny zestaw działań, które mają znaczenie prawne i praktyczne. Prewencja koncentruje się na ograniczeniu ryzyka powstania zaległości, windykacja polubowna na odzyskiwaniu należności w relacji z klientem, windykacja sądowa na dochodzeniu roszczeń w drodze procesowej, a windykacja komornicza na egzekucji prawomocnych tytułów wykonawczych.
 

Prewencja

Wbrew pozorom, prewencja to jeden z najważniejszych elementów skutecznej windykacji. Nie dopuszczając do powstania problemu, nie musimy w przyszłości poświęcać środków na jego rozwiązanie. Przykładowe działania, które warto wziąć pod uwagę:

• przegląd wszystkich zaległych płatności,
• przegląd i ocena ryzyka zobowiązań, których termin płatności się zbliża,
• archiwizacja dowodów: e-maile, potwierdzenia odbioru, korespondencja z kontrahentem,
• ocena i aktualizacja zabezpieczeń płatności,
• przegląd obowiązujących umów, których warunki mogą ulec zmianie z końcem roku (np. aktualizacja warunków dostawy, cen, czy terminów realizacji).

 

Windykacja polubowna

Windykacja polubowna na tym etapie ma kluczowe znaczenie, ponieważ jest to ostatni etap działań tak naprawdę niezależnych terminowo od innych podmiotów (sądy, kancelarie komornicze, etc.). W grudniu skuteczność windykacji polubownej zależy od szybkiej reakcji i uporządkowanej dokumentacji. Pamiętajmy, iż w wielu wypadkach ilość realnych dni pracy w wielu firmach w tym miesiącu jest mocno skrócona. Przykładowe działania, które warto wziąć pod uwagę:

• analiza aktualnie prowadzonych działań windykacyjnych,
• przygotowanie i wysyłka wezwań do zapłaty,
• kontakt z dłużnikami (warto aby był udokumentowany).

 

Windykacja sądowa

Na koniec roku warto skupić się na przeglądzie trwających spraw sądowych. Należy zweryfikować, czy nie przeoczono żadnych terminów, czy sądowe wezwania, odpowiedzi i protokoły są prawidłowo zarejestrowane, a wszystkie dowody uporządkowane. Ten etap jest kluczowy, aby zminimalizować ryzyko błędów proceduralnych i upewnić się, że trwające sprawy nie napotkają przeszkód formalnych, które mogłyby opóźnić lub utrudnić odzyskanie należności w nowym roku.
 

Windykacja komornicza

Egzekucja komornicza to ostatni etap procesu windykacji, który w grudniu wymaga natychmiastowego działania tylko w sprawach już gotowych do egzekucji. W praktyce oznacza to przekazanie prawomocnych tytułów wykonawczych, czy uzupełnienie brakujących danych dłużników.
 

4 etapy podejścia do każdej z kwestii

Każda z powyższych kategorii powinna być analizowana i wdrażana w czterech krokach, które pozwolą działać nie tylko skutecznie, ale efektywnie, krok po kroku. Mówimy tutaj o:

• analizie obecnej sytuacji,
• identyfikacji największych ryzyk,
• planie działań w wersji minimum,
• ocenie wdrożenia i plan dalszych działań w 2026.

 

Analiza obecnej sytuacji

Ustalenie aktualnej sytuacji jest niezbędne do skutecznej realizacji pozostałych etapów. Bez rzetelnych danych nie możemy formować wniosków i ustalać planów na przyszłość. To również etap, w którym w trakcie analizy możemy zidentyfikować braki w posiadanych zasobach (dokumentów, informacji, innych kluczowych danych). Warto je na tym etapie uzupełnić.
 

Identyfikacja największych ryzyk

Identyfikacja ryzyk polega na systematycznym przejrzeniu wszystkich działań w celu wykrycia potencjalnych problemów, które mogą wpłynąć na skuteczność odzyskiwania należności nie tylko w końcówce roku, ale również w przyszłości. Należy zastanowić się, które procesy mogą napotkać przeszkody, jakie procedury lub dokumenty wymagają dodatkowej weryfikacji oraz gdzie istnieje ryzyko opóźnień lub błędów proceduralnych. Identyfikacja ryzyk nie oznacza jeszcze wdrażania działań – to etap świadomego zauważenia potencjalnych problemów.
 

Plan wdrożeniowy „wersji minimum”

W dalszej kolejności należy opracować „plan minimum” – zestaw zadań, które muszą zostać wykonane jeszcze w tym miesiącu. Biorąc pod uwagę ograniczenie czasowe, warto, aby „plan minimum” był rzeczywistym minimum. Jedynie elementami, które są niezbędne do realizacji już teraz. Nie oznacza to, iż inne działania na pewno nie zostaną wykonane. Jeśli będziemy posiadać wolne zasoby, oczywiście warto je wdrożyć. Jednak w drugiej kolejności, o której poniżej.
 

Ocena wdrożenia „wersji minimum” i plan dalszych działań

Na etapie opracowywania poprzedniego planu, z pewnością pojawiły się elementy, które również powinny zostać dosyć szybko zrealizowane, jednak nie zmieściły się w „wersji minimum”. Od nich warto rozpocząć planowanie dalszych działań. Na tym etapie warto przyłożyć również wyższą wagę nie tylko do kwestii maksymalnego terminu realizacji, ale również oceny wagi danego działania na końcowe efekty (skuteczność, minimalizację ryzyk, możliwość uruchomienia innych działań, etc.). Taki plan pozwoli nam nie tylko skuteczną realizację działań jeszcze w grudniu (po wykonaniu „planu minimum”), ale również pozwoli na płynne przejście do realizacji działań w 2026 roku. Bez zbędnych opóźnień, konieczności wykonania ponownych analiz i często spotykanych strat czasowych związanych z powolnym rozruchem w nowym roku.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, opracowaniem, czy wdrożeniem planu działań, czy weryfikacją założeń dotyczących skuteczności odzyskiwania zadłużeni, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji,
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.