Sposoby minimalizacji ryzyka powstania zadłużenia
Data aktualizacji: 13 marca 2026
Powiedzenie „lepiej zapobiegać niż leczyć” znajduje również swoje zastosowanie w przypadku wystąpienia zadłużeń. Wielu problemów związanych z dłużnikami nie regulującymi swoich zobowiązań można by było uniknąć stosując się do kilku zasad. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć tę kwestię oraz zaprezentujemy konkretne rozwiązania przeciwdziałające wystąpieniu opóźnień.
- Stały monitoring płatności
- Komunikacja w przypadku opóźnień
- Outsourcing spraw związanych z zadłużeniem
- Nietworzenie precedensów
- Oparcie na faktach
- Odpowiednia dokumentacja
- Weryfikacja kontrahenta
- Segmentacja kontrahentów
- Zmiany w warunkach płatności ograniczające ryzyko
- Kontakt z kancelarią
Stały monitoring płatności
Pierwszą, bardzo istotną zasadą, która powinna przyświecać każdemu podmiotowi przeprowadzającemu transakcje z kontrahentami jest częsty i co ważne regularny monitoring płatności. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów, które nie mogą sobie pozwolić na w pełni zautomatyzowane systemy śledzące wpływy, bardzo często dochodzi do sytuacji, w których płatności nie są sprawdzane tygodniami, czy nawet miesiącami. Zawsze pojawiają się na horyzoncie inne, wydawałoby się ważniejsze kwestie, którymi należy się zająć. Jeśli nie wiemy o opóźnieniu, nie jesteśmy w stanie zareagować. Jeśli nie reagujemy, dajemy jasny sygnał, iż sytuacja jest przez nas akceptowana.
Rozwiązania, które warto przemyśleć:
- inwestycja w półautomatyczny lub automatyczny system zarządzania płatnościami,
- przynajmniej cotygodniowy przegląd zaległych płatności wraz z decyzją, jakie kroki powinny zostać podjęte,
- monitoring podjętych decyzji i stopnia ich realizacji,
- przeznaczenie na monitoring płatności odpowiedniej ilości czasu, idealnie określenie z góry stałego terminy, kiedy jest on przeprowadzany,
- traktowanie monitoringu płatności jako jednej z najważniejszych kwestii, której potencjalne niedopatrzenie może mieć krytyczne w skutkach konsekwencje.
- jest jasnym sygnałem, iż sytuacja jest stale monitorowana,
- pozwala wyjaśnić wszelkiego rodzaju drobne problemy i przeoczenia (nieotrzymana faktura, mail w folderze spam, błąd po stronie banku, etc.),
- jest informacją dla dłużnika, iż opóźnienia nie powinny stać się normą,
- może stanowić istotny dowód w trakcie postępowania sądowego.
- realizacja zadań zgodnie z harmonogramem,
- doświadczony zespół,
- brak strat czasowych na poszukiwanie dodatkowych informacji dotyczących sposobu prawidłowego zastosowania przepisów w tym konkretnym przypadku,
- z uwagi na doświadczenie i gotowe, latami tworzone procedury, często znacznie szybszy czas rozwiązywania sporów,
- znacznie większa szansa na zachowanie dobrych relacji z kontrahentem.
- pozwala w krótkim czasie powrócić do wcześniejszych ustaleń,
- daje możliwość analizy ewolucji współpracy i jej zasad w czasie,
- może stanowić ważny dowód w sprawie, jeśli dojdzie do postępowania sądowego.
- wartości potencjalnych zamówień,
- modelu biznesowego przedsiębiorstwa,
- sposobów płatności stosowanych przy rozliczeniach,
- szczególnych uwarunkowań panujących w danej branży.
- płatność z góry,
- płatność podzielona na etapy,
- uzależnienie realizacji konkretnych działań od uregulowania opłat za wcześniejsze elementy,
- stosowanie zaliczek i zadatków,
- kary umowne.
- telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10,
- mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
- korzystając z formularza kontaktowego,
- korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji,
- osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.
Komunikacja w przypadku opóźnień
Przypadki opóźnień w płatnościach powinny być rozwiązywane niezwłocznie. Takie działanie przynosi kilka korzyści:
Najczęściej pierwszym środkiem komunikacji w dzisiejszych czasach jest wiadomość e-mail. Jeśli korzystamy z systemu monitoringu płatności, najczęściej takie rozwiązania posiadają zintegrowaną funkcję wysyłki tego typu powiadomień (manualną, bądź automatyczną).Jeśli polegamy na działaniach manualnych, warto zastanowić się nad wprowadzeniem kilku standardowych szablonów wiadomości e-mail.
Outsourcing spraw związanych z zadłużeniem
W przypadku, kiedy przy aktualnym obłożeniu innymi działaniami w przedsiębiorstwie trudno jest przeprowadzać działania związane z windykacją systematycznie i w pełni w zgodzie z ustalonymi procedurami, warto zastanowić się nad outsourcingiem spraw związanych z zadłużeniami np. nawiązując współpracę z kancelarią prawną specjalizującą się w tego typu działaniach. Często nawet krótkie przypomnienie przesłane jednak nie przez wierzyciela, a przez kancelarię, potrafi rozwiązać problem.
Zalet takiego rozwiązania jest oczywiście znacznie więcej:
Nietworzenie precedensów
Warto również pamiętać, aby nie tworzyć precedensów. Dłużnicy bardzo szybko przyzwyczajają się do „nieoficjalnie” wydłużonych terminów płatności. W rezultacie kilka opóźnień staje się normą. Następnie te nowe normy również są przesuwane. Dochodzimy do sytuacji, w której dłużnik wręcz oczekuje, iż kolejne zobowiązania będą zaspokajane ze znacznym opóźnieniem. Tego typu spirala zadłużenia jest niezwykle niebezpieczna. Szczególnie w sytuacji, w której realizacja działań na rzecz danego kontrahenta wiąże się z poniesieniem dużych kosztów na starcie (np. zakupu towarów, czy licencji.)
Oparcie na faktach
Miła atmosfera pracy, czy sympatyczne spotkania są oczywiście istotne. Szczególnie podczas wieloletniej współpracy z kontrahentem. W przypadku powstania zadłużenia warto jednak opierać się na twardych danych. Jeśli pojawiają się opóźnienia w płatnościach, nie warto zwlekać z działaniami. Koniec końców realizacja dostawy usługi czy produktu oraz otrzymanie za tę dostawę wynagrodzenia, powinno być priorytetem.
Odpowiednia dokumentacja
Wszelkie działania związane z monitoringiem płatności, komunikacją z klientem, dodatkowymi ustaleniami powinny być możliwie najlepiej dokumentowane. Daje to kilka korzyści:
Warto zwrócić uwagę, iż w pewien sposób nawet rozmowa telefoniczna może zostać udokumentowana. Wystarczy spisać krótką notatkę obejmującą najważniejsze punkty i przesłać ją do kontrahenta z prośbą o powietrzenie ustaleń.
Weryfikacja kontrahenta
Minimalizacja ryzyka zadłużenia może rozpoczynać się wbrew pozorom jeszcze przed formalnym nawiązaniem współpracy. Mowa o sprawdzeniu wiarygodności płatniczej kontrahenta. Stopień szczegółowości tego działania będzie oczywiście zależał od kilku czynników, m.in.:
Segmentacja kontrahentów
Segmentacja kontrahentów to kolejne narzędzie, jakie mamy do dyspozycji. W skrócie mówimy o podziale klientów firmy na grupy według określonych kryteriów (np. ryzyka płatniczego, wartości współpracy czy terminowości płatności). Dzięki temu firma może lepiej zarządzać należnościami, ograniczać ryzyko zadłużenia i dopasować warunki współpracy do danego klienta.
Zmiany w warunkach płatności ograniczające ryzyko
Odroczony termin płatności to bardzo popularna forma rozliczeń. Niestety ma wiele wad. Najważniejszą z nich jest brak faktycznej kontroli nad tym, czy zamówienie realnie zostanie opłacone. W wielu wypadkach takie rozwiązanie jest niestety konieczne, tam gdzie jednak można, warto rozpatrzyć inne modele:
Kontakt z kancelarią
W przypadku chęci podjęcia współpracy w zakresie windykacji serdecznie zapraszamy do kontaktu. Można to zrobić na kilka sposobów:
Sprawdź powiązane z artykułem usługi naszej kancelarii:
adwokat Dariusz Staniszewski
Założyciel kancelarii z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów gospodarczych. Wpisany na listę adwokatów prowadzoną przez Okręgową Radę Adwokacką w Warszawie. W ramach swojej praktyki zawodowej specjalizuje się m.in. w obsłudze prawnej spółek prawa handlowego oraz windykacji. Reprezentuje klientów kancelarii w sporach sądowych z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Ponadto zajmuje się sprawami z zakresu prawa cywilnego (w tym windykacją długów), rodzinnego (sprawy o rozwód i podział majątku wspólnego), ustawy o usługach turystycznych (spory sądowe z biurami podróży) oraz występuje jako obrońca w sprawach karnych.
Napisz, co o tym sądzisz