Niezapłacona faktura, pierwsze kroki w celu odzyskania należności

Data aktualizacji: 23 września 2022

Szczególnie w ostatnim czasie nawet pojedyncza, niezapłacona faktura (o relatywnie wysokiej wartości) może stanowić problem dla przedsiębiorstwa. Jakie kroki powinniśmy poczynić, aby rozwiązać problem? Jakie mamy możliwości? W niniejszym artykule opiszemy podstawowe kroki.

• Kontakt z kontrahentem
• Przypomnienie o zaległości
• Wezwanie do zapłaty
• Windykacja polubowna
• Windykacja sądowa

 

Kontakt z kontrahentem

Pierwszym krokiem zawsze powinien być kontakt z kontrahentem. Zdarzają się bowiem losowe sytuacje, w których opóźnienie może nie być spowodowane celowym działaniem. Przykłady takich sytuacji:

• niedostarczona faktura VAT,
• błędy w dokumencie,
• odrzucona płatność,
• inne błędy po naszej stronie (np. kontrahent już opłacił fakturę, jednak nie został ten fakt odnotowany w systemie księgowym przedsiębiorstwa).

Niestety doświadczenie pokazuje, iż znacznie częściej możemy spotkać się z sytuacjami, w których brak wpłaty niestety jest zamierzony. W takiej sytuacji warto wyjaśnić sytuację dając jasno do zrozumienia, iż płatność powinna zostać uregulowana jak najszybciej. Warto ustalić konkretny, nieprzekraczalny termin.

Jeśli kontakt nastąpił telefonicznie, pomocne będzie sporządzenie krótkiej notatki z rozmowy i przesłanie jej mailem do kontrahenta z prośbą o potwierdzenie poczynionych ustaleń. Notatkę wraz z potwierdzeniem (jeśli takowe otrzymaliśmy) warto zachować.
 

Przypomnienie o zaległości

Jeśli pierwszy kontakt nie przyniósł spodziewanych rezultatów, a płatność nie została uregulowana, w zależności od relacji z kontrahentem można zdecydować się na ponowne przypomnienie (w formie maila). Należy jednak pamiętać, iż zmiana wcześniej poczynionych ustaleń może jedynie skłonić kontrahenta do żądania kolejnych ustępstw.
 

Wezwanie do zapłaty

Na tym etapie warto przeanalizować sytuację i podjąć decyzję, czy dalsze działania powinny być podejmowane osobiście (wewnątrz firmy), czy za pomocą podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii adwokackiej). Jeżeli działania będą prowadzone samodzielnie, jest to moment na sporządzenie oraz przesłanie do dłużnika wezwania do zapłaty. Najlepiej w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
 

Windykacja polubowna

Jeśli decydujemy się na zlecenie windykacji polubownej zewnętrznemu podmiotowi, warto wykonać kilka działań:

• zebrać dokumentację potwierdzającą wystąpienie zadłużenia,
• zgromadzić korespondencję z dłużnikiem w tej sprawie,
• skontaktować się z kancelarią,
• rozpocząć współpracę.

W przypadku zainteresowania naszą ofertą, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• formularz wyceny windykacji,
• telefonicznie (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40,
• mailowo dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.

 

Windykacja sądowa

Jeśli windykacja polubowna (czy to realizowana wewnętrznie, czy zewnętrznie) nie przynosi spodziewanych rezultatów, warto rozważyć wkroczenie na drogę sądową. W takiej sytuacji należy zebrać dokumentację, sporządzić pozew oraz złożyć go w stosownym sądzie w celu uzyskania nakazu zapłaty lub wyroku. Najczęściej (niezależnie od wybranego rodzaju postępowania polubownego) na tym etapie pomoc kancelarii prawnej jest czymś co bardzo mocno warto rozważyć.