Koszty czasowe, których nie bierzemy pod uwagę przy samodzielnej windykacji

Data aktualizacji: 21 listopada 2025

Windykacja należności jest jednym z najbardziej niedoszacowanych czasowo procesów. Wielu przedsiębiorców nieposiadających pełnego obrazu sytuacji, decyduje się na podjęcie próby samodzielnego odzyskania nie do końca zdając sobie sprawę z ilości czasu jaki powinni poświęcić, aby zrealizować cały proces nie tylko skutecznie, ale również w zgodzie z obowiązującymi przepisami oraz przy zachowaniu poprawnych relacji z kontrahentem lub przynajmniej nie wywołania wizerunkowego kryzysu, który może przenieść się na inne zlecenia.

• Samodzielna windykacja
• Kalkulacja kosztów całego przedsięwzięcia
• Analiza dokumentów i stanu prawnego
• Pisma, maile, telefony
• Wezwania do zapłaty
• Przygotowanie windykacji sądowej
• Prowadzenie windykacji sądowej
• Zastój operacyjny
• Windykacja z pomocą kancelarii prawnej
• Wycena działań windykacyjnych

Samodzielna windykacja

Decydując się na samodzielne dochodzenie należności, przedsiębiorca lub pracownik bierze na siebie cały ciężar pracy: od analizy i przygotowania dokumentów, przez kontakt z dłużnikiem, aż po ewentualne działania sądowe. Jeśli takie rozwiązanie zostało poparte wcześniejszą analizą realnych kosztów i w dalszym ciągu jest ono dla firmy opłacalne, sytuacja nie wymaga działania. Są bowiem przypadki (szczególnie mało skomplikowane, o niskiej wartości zadłużenia), gdzie skorzystanie z zewnętrznej pomocy może nie być najlepszym rozwiązaniem. Decyzja powinna być jednak poparta danymi.
 

Kalkulacja kosztów całego przedsięwzięcia

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto zrozumieć, z czego ogólnie składa się koszt windykacji wykonywanej we własnym zakresie:

• czas pracy pracowników,
• czas menedżera lub właściciela firmy, który nadzoruje działania,
• koszty operacyjne, takie jak wysyłka listów poleconych, wykonywanie telefonów, drukowanie dokumentów,
• koszty ewentualnych błędów — np. źle przygotowane wezwanie, niewłaściwy termin, nieprawidłowo naliczone odsetki,
• koszty związane z opóźnieniem odzyskania pieniędzy — zamrożenie środków, brak płynności,
• koszt utraconych możliwości — ograniczenie firmy w podejmowaniu nowych działań z powodu zajmowania się windykacją.

Wbrew pozorom, większość powyższych elementów to nie koszty typowo finansowe (które łatwo policzyć), ale koszty czasowe, których szacowanie nie jest już tak jednoznaczne.
 

Analiza dokumentów i stanu prawnego

Analiza dokumentów potrafi zająć nawet kilka godzin na jednego dłużnika, szczególnie jeśli dokumentacja była prowadzona niekonsekwentnie lub w kilku systemach. Znaczna część czasu poświęcana jest na zebranie dokumentacji oraz ustalenie faktycznej sytuacji. Wymaga to często pomocy innych członków zespołu, kontaktu z dłużnikiem, weryfikacji w dziale księgowości, etc. W wielu przypadkach samodzielnej windykacji, ten etap jest całkowicie lub częściowo pomijany. Niestety może to spowodować dodatkowe komplikacje i wbrew pozorom jeszcze bardziej wydłużyć cały proces, co w rezultacie przekłada się na kolejne straty czasowe.
 

Pisma, maile, telefony

To często najbardziej czasochłonny etap windykacji polubownej. Kontakt z dłużnikiem bywa utrudniony, wymaga kolejnych ustaleń, rozwiewania kolejnych wątpliwości, prowadzenia dodatkowych negocjacji, etc.
Aby uzmysłowić sobie, jak wiele elementów należy do tego segmentu, poniżej przykładowe kwestie i potencjalne problemy:

• próby kontaktu telefonicznego:
• wielokrotne dzwonienie,
• rozmowy przeciągające się w nieskończoność,
• próby ustalenia aktualnego numeru telefonu,
• rozmowy, które „nic nie wnoszą”.
• kontakt mailowy:
• tworzenie wiadomości,
• wysyłanie kolejnych przypomnień,
• reagowanie na wymijające odpowiedzi dłużnika.
• komunikacja pisemna:
• tworzenie pism ponaglających,
• drukowanie, podpisywanie i wysyłanie listów poleconych,
• śledzenie statusów doręczenia.

 

Wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty wydaje się kwestią mało skomplikowaną. Wystarczy pobrać szablon, wypełnić i wysłać. Niestety, praktyka jest inna. Nie tylko w związku z problemami z ustaleniem kwot zadłużenia, czy wyliczeniem odsetek, ale również błędami typu:

• błędne dane stron,
• nieprawidłowy adres doręczenia,
• brak dowodów nadania, czy potwierdzeń odbioru.

Doświadczonej osobie na co dzień wykonującej tego typu zadania, cały proces nie zajmie wiele czasu. W przypadku pracownika firmy, które realizuje te zadania jako „dodatek”, sytuacja może być zgoła inna.
 

Przygotowanie windykacji sądowej

Jeżeli działania polubowne nie przynoszą efektu, kolejny krok to przygotowanie sprawy sądowej. Tutaj zaczynają się poważniejsze koszty czasowe, ponieważ:

• należy przygotować pozew,
• skompletować dokumenty potwierdzające wystąpienie zadłużenia,
• odpowiednio opisać okoliczności,
• wyliczyć odsetki,
• uiścić opłatę sądową,
• upewnić się, że pozew spełnia wszystkie wymogi formalne.

Każdy błąd (brak podpisu, załącznika, błędna kwota) oznacza konieczność uzupełnienia braków formalnych, co opóźnia proces o kolejne tygodnie.
 

Prowadzenie windykacji sądowej

Gdy sprawa trafia do sądu, przedsiębiorca musi liczyć się z kolejnymi obowiązkami:

• reagowanie na pisma sądowe,
• odbieranie korespondencji w terminie,
• przygotowywanie odpowiedzi na zarzuty dłużnika,
• uczestniczenie w rozprawach (jeśli są konieczne),
• gromadzenie dodatkowych dokumentów.

Co istotne, działania te nie mogą już zostać wpisane w harmonogram pracownika, tam gdzie akurat istnieją takie możliwości. Na tym etapie reakcje muszą już następować w ściśle określonym czasie, który często koliduje z innymi obowiązkami.
 

Zastój operacyjny

To bardzo często niedostrzegany, a niezwykle kosztowny aspekt windykacji samodzielnej. Każde działanie windykacyjne może oznaczać:

• przerwanie właściwej pracy,
• spadek produktywności,
• konieczność odłożenia innych obowiązków,
• konieczność poświęcenia czasu na ponowny powrót do właściwych obowiązków,
• stres i rozproszenie pracownika.

 

Windykacja z pomocą kancelarii prawnej

W wielu przypadkach samodzielne działania mogą okazać się nieopłacalne właśnie z powodu kosztów czasowych nieadekwatnych do odzyskanych należności. Pod tym kątem współpraca z kancelarią prawną minimalizuje koszty czasowe po stronie przedsiębiorcy. Większość powyższych elementów procesu windykacji może być zrealizowana poza przedsiębiorstwem wierzyciela, ograniczając działania wewnętrzne do minimum (przekazanie dokumentów, analiza raportów z działań, sporadyczna odpowiedź na pytanie, jeśli pojawią się wątpliwości).
 

Wycena działań windykacyjnych

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub opracowaniem strategii odzyskiwania zadłużenia, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.