Działania windykacyjne w trakcie wakacji – teoria vs praktyka

Data aktualizacji: 6 czerwca 2025

Okres wakacyjny to czas, który większość z nas kojarzy z odpoczynkiem, urlopami, wyjazdami i oderwaniem się od codziennych obowiązków. Jednak dla wielu przedsiębiorców lato to również okres niepewności, jeśli chodzi o terminowość regulowania należności przez kontrahentów. Nie chodzi niestety jedynie o terminowość bieżących zobowiązań, ale również zadłużeń obsługiwanych w ramach procesów windykacyjnych.

• Pojęcie działań windykacyjnych
• Urlopy
• Przestoje sezonowe
• Wzmożony ruch
• Częste wymówki dłużników
• Spójność i konsekwencja działań
• Co warto wykonać jeszcze przed wakacjami?
• Wsparcie kancelarii prawnej

Pojęcie działań windykacyjnych

Na potrzeby niniejszego artykułu pojęcie działań windykacyjnych ograniczymy do postępowania polubownego. Postępowania sądowe i komornicze rządzą się swoimi prawami, a przede wszystkim znaczna część ich elementów oraz procedur jest szczegółowo opisana przez odpowiednie przepisy.
W praktyce, zajmiemy się kwestiami dotyczącymi bezpośrednich relacji na linii wierzyciel – dłużnik lub podmiot obsługujący kwestie windykacji (np. kancelaria prawna) – dłużnik.
 

Urlopy

Wakacje to okres wzmożonej aktywności urlopowej. Dotyczy to zarówno dłużników, jak i wierzycieli. Nie ma w tym nic dziwnego, jednak terminy płatności zobowiązań nie mają wakacji. Częstą praktyką jest unikanie kontaktu przez dłużników pod pretekstem przebywania na urlopie. Dzwoniąc do kontrahenta słyszymy np.: „Osoba odpowiedzialna za płatności jest na urlopie, proszę spróbować za dwa tygodnie”. Choć nie zawsze jest to wymówka, w wielu przypadkach taka odpowiedź stanowi wygodny sposób na próbę odroczenia.

Istotna uwaga: decydując się na outsourcing działań windykacyjnych (np. poprzez kancelarię prawną) niejako unikamy problemu konieczności prowadzenia działań windykacyjnych w czasie urlopy wierzyciela. Nie oznacza to oczywiście, iż pracownicy kancelarii nie mają urlopów. W praktyce działania windykacyjne są rozdysponowywane na członków zespołu kancelarii, biorąc również pod uwagę kwestie urlopu. Takie podejście zapewnia ciągłość działań, które jest jednym z ważniejszych czynników decydujących o skuteczności windykacji.
 

Przestoje sezonowe

W wielu branżach okres wakacyjny oznacza mniejsze obroty. Przykładowo: część sklepów detalicznych, biura projektowe czy szkoły językowe – w lipcu i sierpniu ich działalność często jest ograniczona. Dla takich przedsiębiorstw oznacza to mniej dostępnych środków na bieżące zobowiązania. Warto jednak pamiętać, iż nie zmienia to faktu, iż powstałe zobowiązania były powzięte z pełną świadomością wystąpienia takich momentów zatem wskazywanie sezonowości, jako argumentu opóźnienia płatności nie powinno być akceptowane.
 

Wzmożony ruch

Z drugiej strony, są branże, dla których lato to okres intensywnej pracy – gastronomia, turystyka, hotelarstwo czy transport. W tych sektorach, paradoksalnie, może brakować czasu na zarządzanie zobowiązaniami, ponieważ wszyscy skupiają się na obsłudze klientów.

Dla wierzycieli to dodatkowe wyzwanie, ponieważ kontakt z osobami decyzyjnymi bywa utrudniony. Z pozoru jest to zrozumiałe. Jednak warto zastanowić się, czy jeśli w tym okresie nie nastąpiła by dostawa towaru lub realizacja umówionej usługi, kontakt od strony „zleceniobiorcy” również byłby utrudniony, a sprawa przesunięta w czasie. Doświadczenie pokazuje, iż sytuacja prawdopodobnie byłaby zgoła inna.
 

Częste wymówki dłużników

Podczas sezonu wakacyjnego, często dłużnicy podnoszą wiele argumentów mających świadczyć o tym, iż kwestia zadłużenia powinna być przesunięta na później. W większości przypadków niestety jest to element przyjętej strategii, nie czynników znajdujących się poza kontrolą dłużnika. Przykładowe argumenty, które szczególnie w tym okresie są podnoszone:

• „Osoba odpowiedzialna za płatności przebywa na urlopie.”
• „Jesteśmy na przerwie sezonowej, proszę zadzwonić po 15 sierpnia.”
• „Nie mamy dostępu do systemu księgowego z powodu urlopu informatyka.”
• „Księgowość wraca za 2 tygodnie, wtedy wrócimy do sprawy.”
• „Mamy bardzo duży ruch i nie mamy kiedy wykonać płatności.”
• „Mamy dużo wydatków z uwagi na wakacje, także płatność przeniesiemy na później.”

 

Spójność i konsekwencja działań

Jednymi z najistotniejszych kwestii w windykacji, mających ogromny wpływ na skuteczność są spójność i konsekwencja działań. Bez względu na porę roku, sytuację w przedsiębiorstwie, czy sytuację dłużnika. Im szybciej rozpoczniemy działania oraz im bardziej będziemy w nich konsekwentni, tym długofalowo działania będą bardziej skuteczne.
Częstym błędem wierzycieli jest przesuwanie działań w czasie. Szczególnie w okresie wakacyjnym. Doświadczenie pokazuje, iż takie działanie nie jest prawidłowe i prowadzi do kolejnych opóźnień w spłatach zadłużenia.
 

Co warto wykonać jeszcze przed wakacjami?

Do wakacji pozostało jeszcze nieco czasu. Warto poświęcić go na intensyfikację działań oraz przygotowanie / zaplanowanie windykacji na okres letni. Szczególnie jeśli przewidujemy możliwość wystąpienia opóźnień po naszej stronie. Przykładowe działania:

• dokładne sprawdzenie aktualnego stanu zadłużenia oraz terminów zbliżających się płatności,
• kontakt z każdym dłużnikiem,
• opracowanie terminarza działań na okres wakacyjny w formie umożliwiającej jego realizację nawet podczas urlopu,
• kompletacja dokumentacji windykacyjnej,
• oszacowanie potencjalnych strat związanych z opóźnieniami oraz ocena aktualnej skuteczności prowadzonych działań – być może jest to czas na powierzenie tych działań podmiotowi zewnętrznemu – np. kancelarii prawnej specjalizującej się w windykacji.

 

Wsparcie kancelarii prawnej

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.