Niezapłacona faktura, pierwsze kroki w celu odzyskania należności

Data aktualizacji: 9 października 2026

Nawet pojedyncza, niezapłacona faktura (o relatywnie wysokiej wartości) może stanowić problem dla przedsiębiorstwa. Jakie kroki powinniśmy poczynić, aby rozwiązać problem? Jakie mamy możliwości? W dzisiejszym artykule opiszemy podstawowe kroki.

• Kontakt z kontrahentem
• Krajowy System e-Faktur (KSeF)
• Przypomnienie o zaległości
• Wezwanie do zapłaty
• Odsetki i rekompensata
• Windykacja polubowna
• Przedawnienie – dlaczego czas działa na niekorzyść wierzyciela
• Windykacja sądowa
• Egzekucja komornicza
• Jak ograniczyć ryzyko kolejnych zaległości

W skrócie:

• Pierwszym krokiem jest kontakt z kontrahentem i odpowiednia dokumentacja tych czynności.
• Od 2026 r. w obrocie krajowym między przedsiębiorcami argument o nieotrzymaniu faktury wystawionej w KSeF co do zasady traci na znaczeniu.
• Wezwania do zapłaty powinny być przesyłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
• W transakcjach handlowych od dnia po terminie płatności należą się, bez wezwania, odsetki handlowe oraz rekompensata.
• Najskuteczniejszą formą windykacji jest prewencja: weryfikacja kontrahenta, dobrze skonstruowana umowa i odpowiednie zabezpieczenia.

Kontakt z kontrahentem

Pierwszym krokiem zawsze powinien być kontakt z kontrahentem. Zdarzają się bowiem losowe sytuacje, w których opóźnienie może nie być spowodowane celowym działaniem. Przykłady takich sytuacji:

• niedostarczona faktura VAT (choć od 2026 r. z uwagi na wdrożenie KseF, takie sytuacje powinny występować rzadziej – szczegóły poniżej),
• błędy w dokumencie,
• odrzucona płatność,
• płatność zrealizowana na inne konto,
• inne błędy po naszej stronie (np. kontrahent już opłacił fakturę, jednak nie został ten fakt odnotowany w systemie księgowym przedsiębiorstwa).

Niestety doświadczenie pokazuje, iż znacznie częściej możemy spotkać się z sytuacjami, w których brak wpłaty niestety jest zamierzony. W takiej sytuacji warto wyjaśnić sytuację dając jasno do zrozumienia, iż płatność powinna zostać uregulowana jak najszybciej. Warto ustalić konkretny, nieprzekraczalny termin.

Jeśli kontakt nastąpił telefonicznie, pomocne będzie sporządzenie krótkiej notatki z rozmowy i przesłanie jej mailem do kontrahenta z prośbą o potwierdzenie poczynionych ustaleń. Notatkę wraz z potwierdzeniem (jeśli takowe otrzymaliśmy) warto zarchiwizować. Jest to istota kwestia, ponieważ potwierdzenie ze strony kontrahenta ma tu znaczenie znacznie większe niż porządek w dokumentacji. Może być potraktowane jako uznanie wystąpienia zadłużenia.

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

W 2026 r. przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury w systemie KSeF. Pod kątem zarzutu niedostarczenia faktury wprowadzenie systemu nieco zmienia sytuację. Jeśli faktura została kontrahentowi będącemu przedsiębiorca dostarczona poprzez KSeF i widnieje w systemie, twierdzenie, iż jej nie otrzymał jest wątpliwe i łatwe do weryfikacji.

 

Przypomnienie o zaległości

Jeśli pierwszy kontakt nie przyniósł spodziewanych rezultatów, a płatność nie została uregulowana, w zależności od relacji z kontrahentem można zdecydować się na ponowne przypomnienie (w formie maila).

Warto przy tym rozróżnić dwie kwestie:

• ponowne przypomnienie o zaległości dodatkowo dokumentuje podejmowane próby polubownego rozwiązania sprawy,
• zmiana wcześniej poczynionych ustaleń może skłonić kontrahenta do żądania kolejnych ustępstw.

 

Wezwanie do zapłaty

Na tym etapie warto przeanalizować sytuację i podjąć decyzję, czy dalsze działania powinny być podejmowane osobiście (wewnątrz firmy), czy za pomocą podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii adwokackiej). Jeżeli działania będą prowadzone samodzielnie, jest to moment na sporządzenie oraz przesłanie do dłużnika wezwania do zapłaty. Najlepiej w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

 

Odsetki i rekompensata

Opóźnienie w zapłacie nie oznacza wyłącznie oczekiwania na spłatę. W transakcjach między przedsiębiorcami wierzycielowi z mocy prawa przysługują dwa dodatkowe roszczenia, o których w praktyce często się zapomina. Obie kwoty warto wskazać już w wezwaniu do zapłaty:

• odsetki ustawowe za opóźnienie,
• rekompensata za koszty.

Oba rozwiązania dotyczą umów zawieranych między przedsiębiorcami lub z udziałem podmiotów publicznych. W relacjach z konsumentami zastosowanie mają ogólne odsetki ustawowe za opóźnienie.

Dodatkowe kary i odszkodowania mogą być uregulowane również w umowie, dlatego również tę kwestię warto dokładnie przeanalizować.

 

Windykacja polubowna

Jeśli decydujemy się na zlecenie windykacji polubownej zewnętrznemu podmiotowi, warto wykonać kilka działań:

• zebrać dokumentację potwierdzającą wystąpienie zadłużenia,
• zgromadzić korespondencję z dłużnikiem w tej sprawie,
• skontaktować się z kancelarią,
• rozpocząć współpracę.

W przypadku zainteresowania współpracą z naszą kancelarią, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• formularz bezpłatnej wyceny windykacji,
• telefonicznie (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 162 51 10,
• mailowo dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.

 

Przedawnienie – dlaczego czas działa na niekorzyść wierzyciela

Czas gra na niekorzyść wierzyciela. Doświadczenia pokazują, iż zwłoka tylko upewnia kontrahenta w przekonaniu, iż opóźnienia są akceptowane. Dodatkowo, odkładanie decyzji o dalszych krokach, z obawy o relacje z kontrahentem lub w nadziei, że sprawa rozwiąże się sama, jest obarczone również dodatkowym ryzykiem. Przedawnienie. Po upływie terminu przedawnienia dług nie znika, ale dłużnik może uchylić się od jego zapłaty. Właściwy termin zależy od rodzaju umowy, dlatego warto go ustalić na podstawie konkretnych dokumentów.

 

Windykacja sądowa

Jeśli windykacja polubowna (czy to realizowana wewnętrznie, czy zewnętrznie) nie przynosi spodziewanych rezultatów, warto rozważyć wkroczenie na drogę sądową. W takiej sytuacji należy zebrać dokumentację, sporządzić pozew oraz złożyć go w stosownym sądzie w celu uzyskania nakazu zapłaty lub wyroku. Najczęściej (niezależnie od wybranego rodzaju postępowania polubownego) na tym etapie pomoc kancelarii prawnej jest czymś co bardzo mocno warto rozważyć.

 

Egzekucja komornicza

Uzyskanie nakazu zapłaty lub wyroku to ważny etap, ale często nie ostatni. Jeżeli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie, konieczne jest przejście do postępowania egzekucyjnego.

Kolejne kroki:

• tytuł egzekucyjny,
• klauzula wykonalności,
• wniosek egzekucyjny do komornika,
• nadzór nad postępowaniem.

Na wszystkich tych etapach pomoc kancelarii prawnej może okazać się niezwykle pomocna.

 

Jak ograniczyć ryzyko kolejnych zaległości

Doświadczenie zdobyte przy pojedynczej takiej sytuacji, warto wykorzystać w przyszłości. Problemów z płatnościami nie da się całkowicie wyeliminować, ale można znacząco ograniczyć ich skutki. Od czego warto zacząć: od prewencji. Poniżej kilka kwestii, którymi należy się zainteresować:

• wstępna weryfikacja kontrahenta (CEIDG, biała lista VAT, KRS),
• stosowanie precyzyjnych terminów płatności w umowach,
• zadbanie o jasne zasady odbioru prac, czy dostaw,
• dodatkowe zabezpieczenia na wypadek opóźnień w płatnościach (np. wstrzymanie kolejnych dostaw),
• zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń formalnych (np. weksel, zaliczki, przedpłaty, czy gwarancje bankowe),
• bieżące monitorowanie terminów płatności,
• z góry ustalona procedura windykacyjna,
• jasny podział odpowiedzialności za poszczególne etapy.

Rozwiązania te działają najlepiej, gdy są przygotowane z wyprzedzeniem, a nie jako reakcja na pierwszą zaległość. Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na stałą obsługę prawną w formie abonamentu, obejmującą zarówno przygotowanie i weryfikację umów, jak i, w razie potrzeby, rozpoczęcie działań windykacyjnych.