7 błędów, przez które firmy nie odzyskują pieniędzy – nawet przy oczywistych długach

Data aktualizacji: 16 maja 2025

Nawet przy wydawałoby się oczywistym zadłużeniu wiele firm ma duże trudności z egzekucją zaległych płatności. Często problemem nie są przepisy czy brak możliwości, lecz błędy popełniane przez samych przedsiębiorców. Z pozoru niewielkie, lecz w praktyce decydujące o sukcesie lub porażce w odzyskiwaniu zadłużenia. W dzisiejszym artykule opiszemy 7, z którymi spotykamy się relatywnie często.

• Brak odpowiedniej dokumentacji
• Opóźnienia w podjęciu działań
• Brak znajomości procedur prawnych
• Brak doświadczenia
• Brak regularnego monitoringu płatności
• Nieprofesjonalne podejście do negocjacji
• Przekonanie, że wszystko można wykonać we własnym zakresie
• Pomoc kancelarii

Brak odpowiedniej dokumentacji

Jednym z najczęstszych i najbardziej podstawowych błędów jest niedbałość w zakresie dokumentowania współpracy z klientem. Nawet jeśli relacja opiera się na zaufaniu, bez odpowiednich dokumentów odzyskanie zadłużenia może być utrudnione.
Często zapominamy o:

• podpisywaniu i późniejszej archiwizacji umów (np. zawierając je ustnie),
• potwierdzeniach wykonania usługi lub dostawy towaru,
• odpowiednim wyszczególnieniu poszczególnych elementów zrealizowanej umowy na fakturze,
• archiwizacji wszelkiej korespondencji potwierdzającej przebieg współpracy.

 

Opóźnienia w podjęciu działań

Drugim poważnym błędem jest zbyt długie czekanie z reakcją na brak płatności. Wiele firm, licząc na „dobrą wolę” kontrahenta, przez wiele tygodni, a nawet miesięcy nie podejmuje żadnych kroków w sprawie zaległości.

Tymczasem czas działa na korzyść dłużnika. Windykację warto rozpoczynać natychmiast po przekroczeniu terminu płatności – zaczynając od przypomnienia, przez wezwanie do zapłaty, aż po działania windykacyjne. Szybka reakcja pokazuje, że firma traktuje swoje należności poważnie.
 

Brak znajomości procedur prawnych

Wielu przedsiębiorców nie zna procedur prawnych związanych z odzyskiwaniem długów, a to znacząco obniża skuteczność ich działań. Nie chodzi jedynie o znajomość przepisów, ale też o świadomość, jakich narzędzi i w jakiej kolejności należy użyć.

Przykłady błędów:

• niewłaściwie sporządzone wezwania do zapłaty,
• błędy już w samych umowach,
• brak dołączenia dowodów w pozwie,
• błędy formalne skutkujące odrzuceniem pozwu,
• nieznajomość terminów przedawnienia roszczeń.

 

Brak doświadczenia

Windykacja to nie tylko prawo – to także psychologia, taktyka i doświadczenie. Przedsiębiorcy często nie mają wiedzy, jak rozmawiać z dłużnikiem, jak egzekwować należność skutecznie i nie pogarszając relacji biznesowych (jeśli w ogóle warto je utrzymywać).
 

Brak regularnego monitoringu płatności

Wiele firm nie prowadzi systematycznej kontroli terminowości płatności. Dopóki na koncie są środki, przedsiębiorcy nie zauważają, że część klientów zalega z płatnościami. Problem ujawnia się dopiero wtedy, gdy brak płynności staje się odczuwalny.

Skutki braku monitoringu:

• zaległości narastają bez kontroli,
• brak możliwości reakcji w odpowiednim czasie,
• brak danych do analizy ryzyka współpracy z danym klientem.

 

Nieprofesjonalne podejście do negocjacji

Negocjacje z dłużnikiem wymagają taktu, cierpliwości, ale też asertywności i konsekwencji. Zbyt emocjonalne podejście, zbytnią pobłażliwość lub przeciwnie – agresję – bardzo łatwo może wykorzystać dłużnik.

Dłużnicy często sprawdzają, jak bardzo mogą „przeciągnąć linę”. Jeśli widzą, że wierzyciel nie jest konsekwentny, nie mają motywacji do spłaty zobowiązań.
 

Przekonanie, że wszystko można wykonać we własnym zakresie

Wielu przedsiębiorców ma przekonanie, że są w stanie samodzielnie poradzić sobie z każdym aspektem prowadzenia firmy – także z windykacją. To przekonanie często prowadzi do poważnych błędów i niepotrzebnych strat. Szczególnie, że czas i energia, które zostają poświęcone na działania windykacyjne mogłyby zostać znacznie lepiej spożytkowane na ogólny rozwój przedsiębiorstwa.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, czy innymi problemami prawnymi wynikającymi z nieterminową realizacją płatności, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.