Stres związany z windykacją – jak go minimalizować?

Data aktualizacji: 17 czerwca 2022

Windykacja należności może być bardzo stresującą czynnością. Dosyć często są to sytuacje związane ze sporem co do wystąpienia długu, negocjacjami, próbami przedłużenia płatności w nieskończoność. Jest to problem szczególnie w małych i średnich firmach, w których nie ma osób zatrudnionych i delegowanych wyłącznie do tego typu działań. Zadaniami z zakresu windykacji zajmuje się właściciel przedsiębiorstwa lub pracownik przez niego asygnowany, którego zakres obowiązków zazwyczaj jest zupełnie inny i który nie jest przygotowany do prowadzenia tego typu działań.

• Dlaczego windykacja jest tak stresująca?
• Jak temu przeciwdziałać?
• Dokumentacja jest niezwykle istotna
• Odpowiednie przygotowanie do rozmowy
• Nie przeciągaj i nie odkładaj działań
• Działanie według wcześniejszego planu
• Powierzenie windykacji zewnętrznej kancelarii

Dlaczego windykacja jest tak stresująca?

Istnieje co najmniej kilka powodów, dla których windykacja jest czynnością stresującą. W mniejszym lub większym stopniu stres dotyczy każdego. Dlaczego tak się dzieje? Oto najczęstsze przypadki:

• obawa przed wejściem w konflikt z dłużnikiem,
• presja wyniku (odzyskania należności),
• nieprzyjemne sytuacje, które zdarzają się dosyć często podczas prowadzenia działań windykacyjnych,
• obawa przed rezygnacją wieloletniego klienta (który niestety nie reguluje zobowiązań w terminie),
• obawa przed długotrwałymi działaniami, które mogą nie przynieść efektu.

 

Jak temu przeciwdziałać?

Istnieje kilka sprawdzonych technik, które pozwalają zminimalizować stres związany z prowadzeniem działań windykacyjnych. Poniżej omówimy najważniejsze. Warto jednak mieć świadomość, że mogą one pomóc, ale najczęściej nie zredukują do zera czynników stresogennych. Z pewnością pomogą go zminimalizować, jednak szczególnie w przypadku bardziej skomplikowanych spraw miejmy świadomość, że stres nadal będzie się pojawiał.
 

Dokumentacja jest niezwykle istotna

W myśl powiedzenia „przezorny zawsze przygotowany” zadbajmy o stworzenie odpowiedniej dokumentacji przed rozpoczęciem działań. W idealnej sytuacji taka dokumentacja powinna powstawać jeszcze przed wystąpieniem konieczności windykowania zadłużenia. Już na etapie rozpoczynania współpracy z klientem. Wszelkiego rodzaju ustalenia, które możemy udokumentować nie zaszkodzą w codziennych relacjach z kontrahentem, a w przyszłości mogą okazać się istotnym materiałem dowodowym.

Dobre praktyki w tym zakresie:

• W przypadku bardziej skomplikowanych działań starajmy się posiadać dobrze przygotowaną umowę określającą nie tylko zakres działań, ale szczegółowo regulującą warunki płatności.
• Archiwizujmy korespondencję mailową oraz tradycyjną (np. w formie skanów lub zdjęć).
• Jeśli mamy taką możliwość uzyskujmy potwierdzenia realizacji usług po naszej stronie po każdym etapie działań.
• W przypadku negocjacji prowadzonych telefonicznie lub osobiście sporządźmy notatkę zawierającą najważniejsze postanowienia i przekażmy ją kontrahentowi do potwierdzenia.

 

Odpowiednie przygotowanie do rozmowy

W wielu sytuacjach przynajmniej na wstępie windykacja wymaga kontaktu telefonicznego lub osobistego spotkania w celu polubownego rozwiązania problemu. Dla większości osób jest to najbardziej stresujący element windykacji. Bądźmy do niego odpowiednio przygotowani:

• Określmy z góry minimalne ustalenia, które chcemy powziąć podczas rozmowy i trzymajmy się ich sztywno.
• Przygotujmy wcześniej zebraną dokumentację, aby opierać się na dowodach, nie wyłącznie słowach.
• W przypadku spotkań osobistych miejmy gotowy dokument potwierdzenia wystąpienia zadłużenia (jeśli zadłużenie wcześniej nie zostało jednoznacznie potwierdzone przez dłużnika) oraz gotowe harmonogramy spłat zadłużenia.
• W przypadku spotkań osobistych wybierzmy miejsce nam odpowiadające. Unikajmy spotkać w miejscach zaproponowanych przez dłużnika.
• W przypadku rozmów telefonicznych zadbajmy o to, aby żadne czynniki zewnętrzne nie przeszkadzały nam w rozmowie i nie odwracały naszej uwagi.

 

Nie przeciągaj i nie odkładaj działań

Często sama świadomość konieczności rozpoczęcia działań jest również bardzo stresująca. W rezultacie działania są odkładane na kolejny tydzień, miesiąc, kwartał. Badania pokazują jednak, że takie działania nie redukują stresu. Jest wręcz przeciwnie. Poza świadomością nieuchronności wykonania zadań dochodzi jeszcze stres związany z poczuciem winy odłożenia realizacji działań oraz możliwości pogłębienia problemu.

Na domiar złego im dłużej zwlekamy, tym szanse na bezproblemowe odzyskanie należności są niższe. Warto o tym pamiętać, planując kolejne działania.
 

Działanie według wcześniejszego planu

Posiadanie planu działania to kolejny bardzo istotny element. Mówimy tutaj o dwóch kwestiach:

• Planie dotyczącym tego konkretnego przypadku i sposobach na odzyskanie zadłużenia.
• Ogólnej procedurze zarządzania zadłużeniem i skutecznym systemie pozwalającym na jej realizację. Procedurze, która dokładnie określa nie tylko sposoby działania, kiedy wystąpi konieczności windykacji, ale również zawiera czynności minimalizujące ryzyko wystąpienia konieczności wystąpienia zadłużenia samego w sobie.

 

Powierzenie windykacji zewnętrznej kancelarii

Alternatywą do powyższych sposobów jest powierzenie odzyskania długu wyspecjalizowanej jednostce, takiej jak kancelaria adwokacka. Minimalizujemy w ten sposób większość kontaktów z dłużnikiem i ograniczamy się w zasadzie do przekazania całego materiału dowodowego kancelarii. To w większości przypadku rozwiązanie przynajmniej warte głębszego rozważenia.

W przypadku chęci nawiązania współpracy lub wyceny działań, zapraszamy do skorzystania z informacji podanych poniżej:

• formularz wyceny windykacji,
• formularz kontaktowy,
• (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40,
• dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.