6 punktowy plan na windykację przed rozpoczęciem 2026 roku

Data aktualizacji: 14 listopada 2025

Rok 2026 zbliża się wielkimi krokami. To dobry moment, by przeprowadzić audyt procesów windykacyjnych w firmie i wprowadzić usprawnienia, które zwiększą skuteczność dochodzenia należności. Przełom roku to również dobry moment na zmiany dotyczące procesów sprzedażowych. Nie tylko pod kątem strategii firmy, kwestii księgowych, ale również większej tolerancji kontrahentów do zmian w tym okresie. Wbrew pozorom te dwie kwestie są ze sobą ściśle powiązane. W dzisiejszym artykule postaramy się przybliżyć 6 punktowy plan, jak krok po kroku przygotować zmiany.

• 1. Przegląd aktualnie prowadzonych spraw
• 2. Monitoring płatności
• 3. Ocena skuteczności procesu windykacji
• 4. Identyfikacja punktów wymagających poprawy
• 5. Wdrożenie nowej strategii windykacji
• 6. Aktualizacja dokumentów i procedur sprzedażowych
• Początek roku to idealny moment na zmianę podejścia
• Pomoc kancelarii

1. Przegląd aktualnie prowadzonych spraw

Niezależnie od tego, czy firma prowadzi kilkanaście, czy kilkaset postępowań windykacyjnych, konieczne jest stworzenie jasnego obrazu sytuacji finansowej oraz etapu, na którym znajdują się poszczególne sprawy. W praktyce przedsiębiorcy często posiadają wiele „uśpionych” wierzytelności, które z biegiem czasu tracą szansę na skuteczne odzyskanie.
Kwestie do realizacji w pierwszej kolejności:

• spis wszystkich aktualnych spraw,
• weryfikacja terminów i kolejnych, wcześniej zaplanowanych działań,
• uzupełnienie braków w dokumentacji, nieścisłości, wszelkiego rodzaju „drobnych” kwestii wymagających wewnętrznych ustaleń.
• efektem końcowym powinno być zestawienie danych, nie przypuszczeń, założeń, czy szacunków.

 

2. Monitoring płatności

Skuteczna windykacja nie zaczyna się w momencie, gdy kontrahent przestaje płacić. Zaczyna się dużo wcześniej – od prewencji. Między innymi poprzez kontrolę płatności. Celem monitoringu jest wychwycenie nieprawidłowości w terminowości spłat i podjęcie działań zanim opóźnienia przerodzą się w poważny problem. Regularny monitoring płatności pozwala utrzymać zdrową strukturę należności i zmniejszyć liczbę przeterminowanych faktur.
Kwestie do realizacji w pierwszej kolejności:

• sprawdzenie WSZYSTKICH płatności,
• identyfikacja opóźnień,
• identyfikacja problemów powtarzalnych,
• identyfikacja opóźnień powiększających się (np. opóźnienie w styczniu na poziomie 2 dni, w lutym tygodnia, marcu dwóch tygodni, etc.)

 

3. Ocena skuteczności procesu windykacji

Kolejny etap to analiza skuteczności dotychczasowych działań windykacyjnych. Wiele firm działa według schematów, które powstały kilka lat temu, nie zawsze dostosowując je do zmieniających się realiów gospodarczych czy przepisów prawa. W efekcie skuteczność procesu spada, a koszty windykacji rosną. Na tym etapie warto nie tyle dokonać analizy samych procedur, co konkretnych przypadków, których proces dotyczy. Bazujmy na danych.
Kwestie do realizacji w pierwszej kolejności:

• analiza skuteczności już zakończonych działań,
• analiza poniesionych kosztów,
• analiza skuteczności działań aktualnie prowadzonych,
• stworzenie wykazu elementów w poszczególnych sprawach, które stanowią problem (np. zbyt późna reakcja, wysokie koszty windykacji, błędy)

 

4. Identyfikacja punktów wymagających poprawy

Na podstawie wcześniejszych analiz można przejść do identyfikacji słabych punktów procesu windykacyjnego. To moment, w którym warto spojrzeć na cały system – od momentu zawarcia umowy z klientem aż po ewentualne postępowanie egzekucyjne.
Kwestie, które najczęściej stanowią problem:

• Brak jednolitych procedur w zakresie windykacji.
• Zbyt długie oczekiwanie z podjęciem działań.
• Niedostosowane wzory dokumentów (wezwania do zapłaty, umowy).
• Zbyt duża tolerancja wobec dłużników „strategicznych” lub stałych kontrahentów.
• Brak narzędzi do automatyzacji i raportowania.
• Brak doświadczenia i wiedzy z zakresu prawa oraz praktycznego jego stosowania.

 

5. Wdrożenie nowej strategii windykacji

Na tym etapie przegląd, analiza i diagnoza służą jednemu celowi: stworzeniu nowej, efektywnej strategii windykacyjnej. Warto zauważyć, iż „nowej” w tym wypadku, oznacza „znacznie poprawionej”. Najczęściej ewolucja sprawdzi się lepiej niż rewolucja.
Kwestie, którymi warto zająć się w pierwszej kolejności:

• wprowadzenie zmian na etapach, które zostały określone jako wymagające najwięcej uwagi,
• rozważenie skorzystania z zewnętrznej pomocy (np./ kancelarii prawnej) – nie tylko w celu outsourcingu części działań windykacyjnych, ale również pomocy eksperckiej zarówno na etapie tworzenia strategii, jak i opiniowania zmian w umowach, regulaminach, czy innych elementach wymagających praktycznej znajomości prawa,
• automatyzacja działań powtarzalnych.

 

6. Aktualizacja dokumentów i procedur sprzedażowych

Skuteczna windykacja zaczyna się nie w momencie opóźnienia płatności, ale już na etapie sprzedaży. Dlatego ostatnim krokiem planu jest aktualizacja dokumentów i procedur sprzedażowych.
Kwestie, którymi warto zająć się w pierwszej kolejności:

• Wzory umów z klientami.
• Ogólne warunki sprzedaży i regulaminy.
• Procedury weryfikacji kontrahentów.
• Procedury dotyczące płatności odroczonych.
• Szablony wezwań do zapłaty.

 

Początek roku to idealny moment na zmianę podejścia

Nowy rok to naturalny moment na wprowadzanie zmian – również w obszarze windykacji. Firmy, które regularnie analizują i usprawniają swoje procedury, osiągają nie tylko lepsze wyniki finansowe, ale też budują reputację solidnych partnerów biznesowych. Warto pamiętać, iż odbiór przedsiębiorstwa to nie tylko kwestia zadowolenia z oferowanych produktów, czy usług. To również ocena sposobu podejścia do sytuacji spornych.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub opracowaniem strategii odzyskiwania zadłużenia, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 162 51 10
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.